档案信息资源共享的探索与实践
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作者: 刘丽平
随着社会信息化的不断演进，社会公众信息知情权的日益觉醒，人们对获取档案信息的愿望逐渐加深，对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展，百度及各种搜索引擎的盛行就是极好的证明。而随着信息高速公路的崛起，各种信息在互联网上的交融，档案信息作为社会最重要的信息形态，正逐渐受到削弱。面对这种发展趋势，如何加强档案信息资源的共享，把档案信息做成能在互联网上直接获取利用的信息资源，就成为当今档案学术界和档案部门普遍关注的新课题。在这种时代背景下，平煤神马集团机关在档案信息资源共享上展开了探索和实践，并取得了一定的成效。
1 企业档案信息资源共享的概念
企业档案信息资源共享是指企业各部门在自愿、平等、互惠的基础上，通过档案馆（室）与其他部门之间的各种协作、相互协调，利用各种技术、方法和途径，共同建设和共同利用档案信息资源，以最大限度地满足用户档案信息资源需求的全部活动。档案信息资源共享系统可以描述为一个以档案利用需求为中心，以信息技术为基础，以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段，以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。
2 档案信息资源共享的实现过程
2.1 档案信息化起步。平煤神马集团机关档案信息化工作起步在1997年，当时配备了原煤炭部推行的DOS版档案管理软件，开始档案信息化的初步尝试。这款软件功能十分单一，只能进行档案条目的初步录入和简单的条目式检索查询，目录输出及其他工作均无法实现。
2.2 档案信息化探索。随着信息化的发展，社会信息化程度的提高和计算机操作系统的升级，2000年，平煤神马集团机关引进原煤炭部档案馆与北京博阳公司联合开发的GE档案管理系统。这套档案管理软件的运行环境升级到了Windows98操作系统，美化了软件的操作界面，简化了软件的操作程序，进一步提高了系统的稳定性和简便性，使档案数据库字段及结构设计、条目录入、档案检索、数据排序、各种目录的设置及打印更加便利，可以实现一次录入、多次输出的目的。经过努力工作，逐步实现了自1996年以来全部文书档案、科技档案的条目式检索和各种检索工具的自动生成打印。
2.3 信息化系统“群雄并起”。2004年平煤神马集团机关用上了办公自动化系统（OA），其他各业务部门也根据上级主管部门的要求陆续上了信息自动化系统，公文全部上网，实现了文件的自动化管理和网上办公、数据传送。但OA上的文件和其他业务信息系统中各种业务活动产生的数据记录只有文件头和文件内容，没有电子印章，也没有领导的签批记录，这样的文件和数据信息不能算作是真正意义上的档案，只能提供工作查看和参考，不能作为档案来发挥法律凭证作用。并且由于各个业务系统设计时都没有考虑档案归档的因素，不能实现文件等数据的自动归档，办公自动化系统及其他业务系统与档案管理系统没有能够实现有效的结合。档案管理人员要么得把OA上的文件或其他信息系统上的数据信息下载下来（这样也只能提供工作查阅参考，不能按凭证作用来提供利用），要么得对归档的纸质文件等材料进行全文扫描（这样又造成了资源浪费和重复劳动）。因而在这个阶段各个信息系统没有真正发挥信息宝库的功能，档案的数字化只是增加了档案人员的劳动，档案人员除了要做好常规纸质文件的归档工作外，为了方便档案查阅还需要从信息化系统上下载数据保存备查或对档案进行全文扫描。
2.4 信息化系统整体规划。2008年平煤神马集团档案工作会议上，要求各基层单位至少要配备单机版的档案管理软件，对档案信息化建设做出了较为明确的要求。与此同时，集团信息化工作领导小组也对信息化建设工作提出了整体的规划，档案部门根据集团的统一要求，认真开展档案信息化和各个信息化系统的融合工作。集团机关配备了5台电脑及刻录机、扫描仪等档案数字化设备，还先后组织人员到河南省电力公司、上海宝钢集团、中原油田等单位进行参观学习，并开始研究档案信息平台建设和资源共享工作，经过深入调研，与软件公司多次沟通交流，初步确立了“平煤神马集团数字档案管理知识平台”的建设思路，并在集团技术中心申请立项。
2.5 档案信息的资源共享。2012年以来，为了适应信息化建设的需要，平煤神马集团机关配置了全新的电脑、彩色打印机、高速扫描仪、刻录机、数码相机等硬件设备，把档案管理软件升级为局域网络版的档案管理软件系统，可以实现档案的全文录入。我们把档案全文扫描后挂接进档案管理系统，还把荣誉实物档案拍成数码照片导入档案管理系统，实现了2009年以来全部文书档案、科技档案及其他部分重要档案的全文检索，使得档案查阅如同百度搜索一样便利。只要输入任意一个关键词，与该词有关的档案信息就会全部罗列显示出来，档案信息化建设又向前迈进了一大步。截至目前，已扫描档案8万多页，挂接9000多件。今后，我们将按照“全面考虑、先易后难、分步实施、逐步推进”的原则，逐步加强档案信息化建设，力争把档案室保管的全部档案扫描挂接进档案管理系统中，实现档案信息利用的最大化。
同时，办公自动化系统（OA）正着手进行升级改造，届时将在电子公文里加入电子印章，领导签批文件也在网上实时进行，并解决电子公文没法自动归档保存的问题，实现网上公文的自动归档。公文有了电子印章、有了签批程序，才成了真正意义上的档案，有了直接归档保存的价值，这一切说明档案信息资源共享的时机已经成熟。根据集团信息化工作的整体部署，把各个业务部门的信息化系统（包括档案信息化系统）嵌入办公自动化系统（OA）中，使各个信息化系统产生的数据都能实现办理完毕后的自动归档功能，归档后的信息可以根据查阅权限进行自动查阅，真正实现档案信息资源的共享，极大地提高工作效率，大大减轻档案人员和业务人员的劳动。
3 档案信息资源共享的实施效果
通过档案信息资源共享建设的探索和实践，平煤神马集团机关档案信息化程度大大提高，建立了档案信息数据库，成功实施了文档知识化管理，搭建起了档案信息资源共享平台，企业工作效率显著提高，档案信息资源开发利用工作明显增强。 3.1 建立了各个信息系统的融合。实现了档案管理工作各环节的总体统筹与相互配合，各部门、各信息化系统做到充分的协调和融合，使档案信息的产生、收集、归档、整理、借阅、编研、统计等工作形成自动化流程，大大减少了人力、物力和资源的浪费，以部分效率的提高带动了整体效率的提高。
3.2 丰富了档案归档利用的内容。档案资源共享平台为各个专业信息系统数据的自动归档提供了便利，以往各个业务部门产生的不能及时归档保存的数据资料，能够更加方便地自动归入档案管理系统模块中，丰富了档案收集归档的内容，改变了以往档案室只收集归档正式文件的室藏单一的局面。同时归档内容的丰富也方便了各类人员对与自己息息相关的各类信息，如社保档案信息、医保档案信息、房产档案信息等的获取，扩大了档案的利用范围，提高了职工的幸福指数，促进了和谐社会的建设。
3.3 打破了档案利用的时空界限。解决了企业各部门随时随地查找利用档案的问题，大大提高了企业的工作效率和办事效率。在日常工作中由于各部门利用档案不一定都在工作时间和工作地点，有时需要加班工作，有时出差在外需要查阅档案，以往查找档案资料都要等档案人员上班或情况紧急时叫上档案人员一道加班，或出差中途折回单位借阅档案，很不方便，自从有了档案信息资源共享平台，就像有了随身携带的档案库，档案利用起来非常方便。
3.4 汇编出了多种档案编研成果。档案信息资源共享，让档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，着手大力开发档案信息资源，借助档案信息资源共享平台丰富的档案信息资源，实现了对档案信息的高效调动、开发与组合，成功汇编出多种知识专题。一是汇总式知识专题：对相关档案信息进行综合精简，形成汇总式知识专题，如《光辉岁月》、《公司星光灿烂》、《公司专利》、《公司商标》、《公司认证》、《公司许可证》、《领导关怀》、《视察来访》、《公司元老》等。二是概述式知识专题：对档案信息进行知识综合提炼和分析，形成概述式知识专题，如《公司房地产说明》、《公司干部职务任免》、《公司人员结构》、《公司机构调整》、《公司决策回顾》、《公司经营状况》、《公司营销战略》、《公司质量战略》等。三是实时文档知识专题：对现行文件和即时信息进行采集、加工，形成实时文档知识专题，如《计划统计手册》、《工作简报》、《工作信息》、《督察要情》、《公司现行制度汇编》、《政策研究》、《公司新闻》等。
（作者单位：中国平煤神马集团综合办公室 来稿日期：2014-06-19）
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