浅析新形势下房产档案的数字化管理
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作者: 李红伟
[摘 要]实现档案馆数字化将成为房产档案事业发展的必然趋势。面对新时期的机遇与挑战我们只有把握机遇迎接挑战加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系并为建立数字城市的建立打下良好的基础。
[关键词]新形势；房产档案；数字化管理
一、房产档案数字化管理的概念
房产档案的数字化是指将传统的纸质原始档案材料通过扫描或数码拍摄，经过压缩、转换等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件"再运用分级存储管理技术将图片、声音、录音等文件各索引字段存储于大容量的服务器上，并通过计算机程序控制的查询功能迅速地检索出所需要的档案资料"房产档案数字化管理是房产档案工作的发展方向，是房产档案利用工作的一部分，这既是社会开发信息资源的需要，又是我国社会主义市场经济建设的需要，也是时代发展的必然。
二、房产档案数字化管理的意义
（一）房产档案数字化管理是时代发展的需要
房产档案数字化管理是时代发展的需要，档案信息是国家经济建设与社会发展的基础性信息资源，信息产业是21世纪的经济主导和支柱产业。由于我国的科技发展相对来说起步就比其他国家晚上许多，而在我国改革开放以后，主要发展的是经济领域，而对资料信息的数字化管理发展较为缓慢，没有跟上时代的脚步。但是在信息时代的今天，只有，紧抓时代发展的机遇，才能使我国的发展更上一层楼，只有尽快完成数字化的管理，才能使我国能够更快的发展，因此，房产档案数字化管理是信息时代发展的需要。
（二）房产档案数字化管理是档案安全保护的需要
传统的房产档案保存方式一直是采用柜架式纸质保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成木高，而且档案长期高频率地调用容易损坏，而且，一旦发生火灾，后果不堪设想。房产档案数字化管理不仅能够将馆藏档案内容保存到计算机中，将纸质载体变为磁盘载体，有效管理好日益庞大的档案信息，而且能够利用计算机进行档案自动分类、整理、排序、调阅、统计等业务工作。在利用档案时.不用查找档案原件，使得档案原件能够得到更好地保护，延长了档案的寿命，避免了档案的丢失。于此同时房产电子档案副木异地保存，保证了房产档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。
三、如何做好房产档案数字化管理工作
档案的数字化管理是一个循序发展的过程，是随着办公自动化程度的不断加深和数字技术的不断进步而发展的，是以转变观念为前提的创新性档案工作，档案工作者要不断提高自身水平，努力使自己成为既懂管理又懂业务和技术的复合型人才，为用户提供的知识服务，以实现档案资源的有效利用和信息资源的共享，因此，笔者认为为了使用户能够方便地获得和利用数字化信息资源，做好信息服务工作，就要做好如下工作：
（一）提高数字化管理的认识，建立完整规范的档案资料房产档案数字化的目的是最大限度地提供利用，满足社会需求，如果档案资料不真实，不完整，不规范，就失去了数字化的意义。目前，国内绝大部分城市的房产管理部门都是采用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理，但实现房产档案数字化的地方并不多。笔者认为，首先要解决思想认识上的问题，为了实现房产档案数字化，我们必须在思想上充分认识房产档案信息资源的重要意义，要使其利用价值充分发挥出来。其次是要确保房产档案资料的完整和真实，确保档案资料字迹清楚，排序符合规定，对数据质量、图像进行检查，保证准确无误，为数字化管理工作打下基础。
（二）制定房产档案馆数字化建设发展规划，并分阶段有步骤地实施。在数字化建设过程中，必须充分考虑到各地房产档案管理部门历史上形成的数量庞大的库存档案，以及每年数量激增的新档案，分别规划设计合理的建档流程。对库存档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后、实物归档前进行。
（三）进一步完善房产权属档案数字化标准.国家档案局就电子文件档案制定了标准，为全国性电子文件管理提供了标准、规范。房产档案的特性决定了其管理的独特性，如果没有统一的标准和规范，必将使其利用效果大打折扣。因此，当务之急就是要尽快建立一套适合房产管理的数字化档案标准，规范和指导各地的房产档案现代化管理工作，最终建立起一个标准的房产档案数字化利用平台。
（四）规范数字化档案开放范围和使用权限。对于一般性的查询、检索，无论是传统服务还是远程服务均可无偿提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务。同时，应设立相应的访问权限，公众可以在公共网上查询、利用开放的档案，而对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。
四、结语
房产档案数字化管理是时代发展的新要求，也是符合当前社会具体情况的新发展，房产档案数字化管理具有许多的优点，既节省人们的时间、精力、库存空间，又方便了人们对房产资料的查阅，但是，房产档案中包含了太多的重要信息，所以，如何在保证人们正常查阅的前提下，保护资料信息安全，不被有心人利用，是一个重要的课题，需要工作人员继续努力，争取早日解决。
参考文献：
[1]王斌.计算机技术在房产档案数字化管理中的几点思考[J].硅谷，2011（03）.
[2]陈霞红.房产档案数字化管理的建设与应用[J].浙江档案，2010（07）.
[3]傅荣校.认识数字档案馆：兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别[J].中国档案.
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