构建档案知识服务模式的思考
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作者: 史玉秋
[摘 要]知识经济时代，档案工作也面临知识经济和网络化数字化的双重冲击。由此看来，我们的思想正在得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理。笔者就构建档案知识服务模式的必要性及构建策略进行了分析，从而能真正满足用户的需求、充分发挥档案的价值。
[关键词]档案；服务；知识；模式
一、知识管理的出发点可以促使人们重新认识档案的价值
（一）档案知识服务是档案管理的创新。知识服务是档案后保管范式的核心和目的，是档案管理从实体管理模式、信息管理模式走向知识管理模式的关键。传统档案管理重视档案的收集、整理与保管，忽视档案的开发与利用，不能真正满足用户的需求、充分发挥档案的价值。创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。由此可见，知识服务相对于传统档案服务在服务理论、服务目的、服务主体等诸多方面具有革命性的创新
（二）知识管理和档案管理的管理目标十分接近。知识服务是在综合利用档案信息和其它显性与隐性知识的基础上，对档案信息的内容进行分析、综合与提炼，所形成的信息成果不仅改变了原生档案信息的形式特征，而且一定程度上改变了档案信息的内容特征。同时，知识管理在档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等各项基础工作环节中。都贯穿着社会需要和提供利用服务工作的要求，档案的利用服务工作直接体现了档案工作的目的和方向。知识管理的目标是为了沉淀本单位的最佳实践、促进知识共享、消除信息孤岛。在档案管理中，档案管理的目标是为组织的各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求。两者都是以组织内的知识共享为目标。
（三）档案的利用服务是整个档案业务工作环节的重要组成部分。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。同时，知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上，从建立数据库到建穴知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献
二、构建知识服务的档案管理模式探索
（一）构建支持知识服务的知识团队。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的全过程中，提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。由于档案服务工作的不断深化对工作人员素质提出了高要求，具备优良的业务素质是做好工作的根本。它包括广博的科学文化知识、较强的业务能力、丰富的实践经验等，工作人员的业务能力不仅体现在运用各种先进的处理技术方面，而且也体现在对文献内容的掌握、了解、引导用户利用上，能够运用多学科的基础知识，成为利用者利用文献的向导和顾问。在利用者服务工作中，不断提高个人的综合分析能力、研究能力、语言表达能力是十分重要的。信息化大潮的临近让信息的价值前所未有地凸显出来。信息时代需要的档案管理不仅仅局限于档案的分类、归档和管理，也要求档案信息能在更高的平台上为需要信息的人们创造价值。
（二）组织、建立社会组织的知识库。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义档案管理的根本目的：档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入组织的核心活动，为组织创造价值、实现效益最大化服务，为提升组织核心竞争力服务。同时，知识库并不是存储相对容易获得的文件、合同、单据或惯例的静态信息库，它的内容包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。随着我国档案信息化工作的推进，档案馆管理逐渐采用现代化的管理工具、技术和方法，为知识库的建立提供了良好基础设施。
（三）运用支撑知识管理与知识服务的信息技术。知识价值的实现最终取决于通过开展知识服务。知识服务是档案后保管范式的核心和目的，是档案管理从实体管理模式、信息管理模式走向知识管理模式的关键。传统档案管理重视档案的收集、整理与保管，忽视档案的开发与利用，不能真正满足用户的需求、充分发挥档案的价值。因此，在档案管理诸环节工作中，档案服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，实现从档案服务向知识服务的过渡。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。
三、结束语
档案知识服务是档案后保管范式的核心和目的，是档案管理从实体管理模式、信息管理模式走向知识管理模式的关键。因此，在档案管理诸环节工作中，档案服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，从而实现从档案服务向知识服务的过渡。
参考文献：
[1]刘永，档案信息服务工程之知识服务[J]；档案管理；2012年02期
[2]吕元智，数字档案馆核心竞争力研究[J]；档案学通讯；2012年03期 [3]曹琳琳，试论知识管理在档案管理中的应用[J]；档案；2012年03期
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