新形势下档案管理工作的规范化探讨
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作者: 王静伦
[摘 要]在当下的社会中，档案在各行各业的发展中都发挥着十分重要的作用。档案不仅能够提高真实可靠的资料，同时还是当下企事业单位中领导决策、员工考核的重要依据。然而，在当下的档案管理工作中，其工作的方法明显缺乏会规范性，在很大程度上影响了档案管理工作的效率。所以，在新形势下，对于档案管理工作规范化的研究是十分有必要的。本文主要阐述了规范档案管理的重要性和必要性，分析了目前档案管理存在的不足，并对新形势下档案管理工作规范化的相关措施进行了一定的探索，旨在为提高档案管理工作规范化水平的提高而提出一些有价值的参考意见。
[关键词]新形势；档案管理；规范化
档案管理工作无论对于国家机关，还是对于企业单位来说都有着十分重要的影响。而目前，我国的档案管理工作在很大程度上缺乏规范性。我国档案管理领域虽然在档案管理工作规范化方面进行了一定的研究，并且在研究的过程中取得了一定的成果。然而，随着社会对档案管理工作需求的不断提高，现有的对档案管理规范化的研究已经不能满足档案管理发展的需求。因此，在今后的档案管理领域中，要加强对工作规范化的研究，从而促进档案管理工作效率的提升，以及质量的提高。
1.规范档案管理的重要性和必要性
1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
2.目前档案管理存在的不足
长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
3.新形势下档案管理工作规范化的相关措施
由上述可知，规范档案管理对于国家机关、企事业单位的发展都有着十分重要的作用。然而，目前，我国的档案管理领域却在规范化这一方面存在着严重的不足。这些问题与不足的存在很大程度上阻碍了档案管理工作所应该发挥的作用。所以，在新形势下，加强档案管理规范化是十分有必要的。笔者在此对档案管理工作规范化的相关措施进行了一定的研究，希望能够为我国档案管理工作规范化水平的提高而做出一些贡献。
3.1提高对档案管理的重视度
企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。
3.2全面普查案卷
对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。
3.3健全档案管理规章制度
档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。
3.4积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。
3.5将档案分门别类，充分利用档案原基础
对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。
3.6提高档案管理人员的整体素质
定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。
4.结语
综上所述，新形势下档案管理工作规范化的研究对于我国档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用。然而，档案管理要想向着规范化的方向发展，涉及的方面还有很多，同时每一个方面都比较复杂，再加之我国档案管理领域对于规范化的研究还没有达到一定的深度和广度，因而不利于档案管理工作的进步。所以，在今后的档案管理领域中，要加强对其工作规范化的研究，并且要从档案管理的多个角度，从工作规范化的多个方面进行研究，从而研究出更好、更有效的能够促使档案管理工作向着更加规范化方向发展的方法和措施。
参考文献：
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