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信息化条件下企业档案集成管理与集成服务

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  前言
  信息化手段已经成为了开展档案集成管理以及集成服务的大方向,同时也是目前企业开展数字档案建设的目标。通过探讨信息技术对于解决企业档案管理工作中存在的问题,使用多种分析方法对企业档案信息化建设进行分析和考量。
  对于规范管理的企业来说,其内部档案具有以下几点特征:首先,企业档案具有记录性,也就是对本企业的生产和经营活动进行翔实的记录;其次就是档案的资源属性,当企业的档案形成一定规模之后,就能够具有信息库的功能,这种功能能够推动企业的发展,总结经营过程中的经验教训。目前,随着经济的发展和技术的进步,很多企业开始了企业档案的信息化建设,档案的信息化管理开始具备高效、综合性利用等创新的形式,这种趋势能够充分的发挥企业档案的功能,为企业档案管理提出新的发展思路。
  一、企业档案集成管理以及集成服务概念的出现
  所谓企业档案的集成管理和集成服务,依托于当今信息技术的高度发展,从而能够满足于客户对于企业高效管理以及资源效益最大化的需求。它作为一种集管理与服务一体化的系统性工作,通过运用多种方法对现存的档案进行深度开发和利用。这种趋势是伴随着企业的发展以及管理规范化的现状而逐渐明确的,企业档案集成管理以及集成服务对于目前企业档案管理工作的开展具有十分积极的现实作用。
  二、基于信息化技术下的企业档案集成管理
  1、前端文件掌控力度加强
  对于前端文件的掌控,企业内部的档案系统基于全局考虑,与其他业务系统进行无缝对接,资源接口实现共享,这就有利于相关档案文件的规范整理和归档,便于企业未来对于信息的内部索取,同时这种共享性质的操作模式有利于提升工作效率,减少以前重复工作的繁杂行,使得档案文件更加便于利用,同时能够更加有效的提取档案信息中的有用信息,从而最大限度的支持企业生产经营和发展,使档案真正成为一种企业资源。
  2、强化档案文件的全过程管理
  当前各企业的档案都汇总于企业内部的管理系统内,在档案进行转移的过程中,可能存在档案信息的丢失和遗漏。所以说,要对企业内部各部门的系统代码进行开源分享,制定统一的规范和要求,使得档案系统实现收集、保管、利用和存档全过程的无缝对接。
  3、推动档案及相关文件的电子化转换工作
  根据时代发展需要,逐步开展档案电子化的转换工作。只把需要永久保存的纸质档案进行备份,其余大部分档案实现电子化保存,有效的减少纸质档案的保存空间,减少空间占用。对所接收的各类数字档案信息进行整理、分类、加工、目录和全文挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并利用优化设备、加强管理控制、异地备份等安全策略,实现对数字档案长久安全保存。
  4、实现电子化、网络化的档案管理模式
  在实现了档案电子化之后,企业应该有针对性的逐步开展档案管理方面的信息化进程,包括档案收集、保存、搜索与查询等工作,创新工作形式,对于电子档案实现深度挖掘和利用。
  三、通过数据挖掘提升企业档案的集成服务水平
  所谓数据挖掘,也就是从海量的数据中提取所需的信息的工作流程。通过对企业电子档案进行处理,发现档案中的有用信息,通过多种分析方法加以分析和利用,不断提升档案的附加价值,体现档案对于企业生存和发展具有的重要作用。
  1、辅助决策
  通过对企业档案实施数据挖掘,可以为领导制定企业未来发展方向提供辅助信息,在人力资源、财务管理、成本控制、市场营销、行政管理等方面展示出有效的数字和信息,帮助领导进行决策制定,不断提升企业自身所具备的价值。
  2、确定集成服务类型,提供专业化集成服务
  变被动服务为主动服务、超前服务、统计各类档案利用情况及利用效果的基础上,分析不同职能用户、不同专业用户、不同级别用户利用需求,挖掘用户潜在利用需求,了解用户最关注、最常用的利用内容、最习惯的利用方式,为企业发展提出具有针对性的服务类型。通过建立专题和特色数据库,为企业各部门开展信息订制服务,增强服务的针对性、深度、广度和高度以满足使用部门的个性化需求等.从传统的收管用向信息网络收管用的整合,从“到我机构、用我资源”的被动服务向“虚拟机构、知识资源”的集成服务方向转型.档案信息服务的过程是知识积累的过程,将面向问题的服务流程、服务知识、服务方法和服务规范进行封装存储,避免重复建设和提高效率也是档案信息服务应当重视的环节.
  在形成完善的电子档案体系后,相关档案文件就能够为企业的发展提供更加有针对性的服务,相较于之前的纸质档案,电子档案更加具有效率,能够从深度和广度方面对档案信息进行挖掘,从而满足企业各部门对于档案信息的不同种类需求,
  3、有助于实现动态的服务绩效考评
  档案信息能够有效的为客户提供所需要的信息和资源,并通过科学化的分析,为客户提供多方位、多重纬度的动态信息,并以此为依据,制定绩效考评标准,为企业分析投入产出比、合理配置资源等工作提供较为客观的数据依据。
  四、结语
  本文所阐述的企业档案信息的集成管理与集成服务,是目前档案管理工作中最为有效的模式。集成化的操作理念将使用部门及个人放到核心位置,并将档案信息的管理和利用统筹到整体的系统中,把对客户的信息管理及服务融为一体,让使用电子档案的部门和个人获得最佳体验,从而实现企业管理模式的高效率,为企业发展创造最大价值。目前,电子信息技术的发展日新月异,只有高度重视档案资源的信息化建设,在管理和利用方面投入精力研究和实践,才能对市场变化保持足够的敏锐性,及时掌握发展机遇,在最短的时间内进行科学决策,实现企业效益最大化,促进企业的健康、持续、快速发展。
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