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电子信息技术在档案管理中的有效应用

作者:未知

  摘要:在网络信息时代下,电子信息技术的作用日益凸显,并在诸多领域中得到越来越广泛的应用。基于此点,本文对电子信息技术在档案管理中的有效应用进行论述,期望通过本文的研究能够对促进档案管理水平的进一步提升有所帮助。
  关键词:电子信息技术;档案管理;应用
  引言
  我们所处的社会已经逐步进入了一个信息时代,在这个充斥着各种信息的社会中,信息的收集、加工、处理能力大大提高,并且信息的传播几乎不受时空等因素的限制,这样一个网络体系使人类社会经济和生产结构发生很大变化,人类活动越来越具有全球特征,如何认识并适应这一系列的变化显得至关重要。另外,由于大量电子文件都是以快捷方便的方式产生、修改、复制、删除与传播,造成这种非传统文件的保管和开发带有极大的随意性。电子信息技术不断发展的同时,也在许多方面很大程度上忽视了电子数字信息的长期保存和管理问题。因此,电子信息技术应用于档案管理在最大限度的丰富档案工作内容、方便档案管理的同时也给档案管理带来了严峻的挑战。同时,电子信息能否很好的应用于档案管理工作也将对历史文化遗产的保护和传承产生重大的影响。
  1电子信息技术简介
  20世纪80年代初,随着计算机产业的迅猛发展,个人计算机的功能增加,同时成本下降,从而使计算机以及相应技术得到广泛的应用。在相当长的一段时间里,计算机都是作为一种科学研究的工具用于分析定量数据。随着以计算机技术为核心的现代电子信息技术的发展,计算机不再被视作一种单纯的运算工具,而成为一种快捷方面处理多种信息的手段。随着互联网的出现,计算机系统已成为我们处理信息、传播信息、共享信息的一种不可缺少的工具。电子信息技术的不断发展与个人计算机的广泛应用,使计算机网络环境下存在的非传统载体形式的文件日益增多。如今,电子信息技术以最快的速度和最广的范围时时刻刻改变着我们的生活和生产,在多年的实践过程中,电子信息技术已经逐步渗透到各个领域和行业,电子信息技术也在这种翻天覆地的变化中不断完善和发展,并且向全球化、多元化、智能化发展,不断造福人类社会。
  2电子信息技术在档案管理中的有效应用
  着信息技术飞速发展,计算机在各种领域得到广泛应用,也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。我国档案管理自动化已走过十几年历程,一些优秀的档案计算机管理系统被推广应用,在档案工作中也起了很重要的作用。当前,我国正在建设和谐社会,和谐社会要提高县级人民医院为民服务的水平,做好公共社会的管理工作,才能取信于民,树立县级人民医院的形象。在档案管理中,电子信息技术的应用主要体现在如下几个方面:
  2.1在档案搜集中的应用
  在档案电子信息管理系统当中,数据信息收集模块的加入,给档案的收集提供了便利条件。大部分档案管理中心借助光电扫描设备对档案进行扫描,随后将获取到的档案信息以图像的形式存储到计算机系统内。纸质档案经扫描仪扫描之后,会被快速且精确地转化为电子图片,将电子扫描仪调到高速模式,能够扫描A4纸80页。不仅如此,电子信息技术还可将档案资料存储到数据库当中,由此除了能够使存储空间被占用的问题得到有效解决,而且还能使档案的保存时间大幅度延长。
  2.2在档案分类整理中的应用
  档案的种类多,信息量大,所以需要对搜集到的档案进行整理,这样才能归档保存,从而为档案的查阅及管理提供便利。在对档案进行整理的过程中,可以根据不同的方式对档案进行分类,如档案的内容、档案的收集时间等等。利用电子信息技术可以快速、准确地对档案进行分类,由此可以提高档案整理的工作效率。例如,借助电子信息管理系统,可按照时间对档案分类整理,先在系统中设定一个时间,当使用者需要对档案进行查询时,只需要输入具体的时间范围,便可获得相应的查询结果。除时间之外,还可以根据档案的具体内容进行分类整理。
  2.3在档案查阅中的应用
  在档案管理中,电子信息技术的应用,使档案的查阅方式发生了巨大转变,分类整理更加高效。通过档案的查阅软件,可为档案的使用者提供便捷的查询服务,系统中的档案编目十分清晰,各种分类信息一目了然,按照使用需要对档案进行选择即可,由此为使用者提供了巨大的便利。不仅如此,使用者通过输入想要查询的关键词,可直接从电子信息管理系统的数据库当中,查找到所需的档案资料,整个过程不仅简单,而且耗时较短,节约了时间和精力。
  2.4在档案编辑与调取中的应用
  由于档案的种类比较繁杂,从而使得部分档案收集后,可直接存储到点子信息管理系统的数据库当中,而有些档案则无法进行直接存储,必须经过编辑修改之后,才能进行输入。以往的档案管理,编辑是最为复杂的一个环节,首先要找到相应的纸质档案,然后再进行修改,经过修改后的档案还需要重新归档,这样才能继续使用。而依托电子信息技术构建的管理系统,为档案的编辑提供了极大的便利,管理人员只需要对系统的数据库进行检索,便能快速找到需要进行编辑的档案,由此可实现对档案的快速修改。在档案调取方面,电子信息技术的应用,为档案的使用者提供了非常大的方便。当使用者查阅到所需的档案文件或资料后,若是具有权限,则可直接对档案进行打印,或是发送到移动硬盘当中,这样一来,无需将档案借出,不但确保了原始档案的安全性和完整性,而且还使档案的使用价值得到充分体现。
  3结论
  综上所述,在网络信息时代到来的今天,电子信息技术以其自身所具备的诸多优势,在各个领域中得到了广泛应用,其在档案管理中的应用,不但使档案管理的工作过程得以简化,而且还提高了档案的利用效率,档案的价值获得充分发挥。在未来一段时期,应当加大对电子信息技术的研究力度,除了对现有的技术进行不断改进和完善之外,还应当开发一些新的技术,从而使其能够更好地为档案管理服务,这对于推动档案事业的发展具有重要的现实意义。
  参考文献
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  [2]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济,2018(06):113-114.
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  [4]毕大鹏,档案管理中电子信息技术的应用研究[J].电子技術与软件工程,2016(06):264-264.
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