论新时期高职院校办公室文秘应具备的素质和能力

作者:未知

  摘 要:近年来,高职教育快速发展,技能人才需求倍增,高职院校办校规模、合作领域也日益扩大,高职院校办公室是学校党委和行政的综合机构,职业教育迅猛发展的新形势对高职院校办公室工作提出了更高的要求,对于办公室秘书来说也任务加重、难度加大,这就迫切需要办公室秘书加强自身建设,不断提升自身能力和工作水平。
  关键词:高职院校;办公室;文秘
  高职院校办公室是学校党委和行政的综合机构,是学校各项工作的中枢部门,是承上启下、联系左右、协调各方的咽喉,是协助校领导处理好日常事务的重要机构,是辅佐科学决策的有力保障部门。作为学院正常运转的中枢部门,办公室人员应较其他部门在思想上更先一步、在认识上更深一层、在行动上更快一步、在业务上更高一筹,走在前列、做出表率。
   近年来,高职教育快速发展,技能人才需求倍增,高职院校办校规模、合作领域也日益扩大,职业教育迅猛发展的新形势对高职院校办公室工作提出了更高的要求,对于办公室文秘来说也任务加重、难度加大,这就迫切需要办公室及办公室文秘加强自身建设,不断提升业务工作水平,在学习上、团结上、工作上、廉洁上、促进发展上等各方面当好表率。
  一、新时期对高职院校办公室提出的要求
   高职院校办公室工作一重、二苦、三杂、四难,办公室工作如何,对学校党委乃至全校全面的工作影响很大,因此高职院校办公室要不断改进和创新,努力提升工作水平。一是加強学习,努力提高积累知识的能力、解决问题的能力和驾驭文字的能力,既学政治理论、又学业务理论,既学专业知识、又学信息技术,努力做各个岗位的“行家里手”。二是加强服务,改进作风,努力发挥好参谋作用、枢纽作用和窗口作用,将高职院校推崇的“工匠精神”嵌入办公室服务理念,建立精益求精的工作态度,由“被动事务型”向“主动服务型”转变,切实做到门好进、脸好看、事好办。三是加强组织协调,对内做好管理,对外搞好协调,对上加强联系,对下做好服务,确保学校教育目标的顺利实施和各项工作的正常运行。四是加强督办,对领导批示件和重点工作及时建立工作台账,通过不定期提醒和定期催办等方式,不断提高工作执行力和落实力,提升督办效果。
  二、新时期高职院校办公室文秘应具备的素质和能力
   (一)坚定一个立场
   坚定“服务为本”立场不动摇。办公室具有超强的服务性,首先要服务领导。要站在领导角度为领导考虑问题,要想领导之所想,想领导之应想,想领导之未想,做到未雨绸缪,提前为落实领导意图做好全方位的服务。要讲大局、识大体,紧扣中心开展工作,围绕大局开展行动,站在全局的高度想问题、当参谋、提建议,同时还要时刻具备清晰的保密意识,时刻提醒自己做到不该看的不看,不该说的不说。其次,要服务师生。服务师生,是高校办公室的服务宗旨,也是每一个行政部门的工作宗旨,高校办公室在服务师生这方面更要做到表率作用,尊重师生、关心师生、服务师生,真正做到心中有师生,服务好师生。要心装为人民服务,端正服务态度,提高服务水平。再次,要服务基层。服务基层是办公室的一个重要工作内容,作为办公室文秘,要主动加强同各部门的密切联系,互通情况,积极做好沟通、补台、督查、督办等工作,督促学校决策贯彻落实到位,促进学校整体工作顺利开展。
   (二)时刻保持两种状态
   一是保持时刻清醒的状态。办公室工作无小事,每一件工作都容不得半点虚假,一旦出现疏漏,都有可能捅娄子、误大事,因此要进一步增强工作的责任感和紧迫感,切实树立“责任重于泰山”的意识,高质量、高效率地完成重要文件的收集整理存档以及重大会议、重要接待、重要活动的筹备等工作,确保安排工作快办结、无延误。二是保持随时待命的状态。针对办公室工作的特点和规律,随时保持战备状态,切实做到一有任务,随叫随到,及时完成。
   (三)努力发扬三种作风
   一是发扬实事求是的作风,坚持说实话、办实事,扎扎实实做事,诚诚恳恳做人。二是发扬一丝不苟的作风。文秘工作有些事看起来是小事,耽误了可能就是大事,所以丝毫不能马虎。在日常工作中,要始终遵循精、细、准的原则,精心准备工作,精细安排工作,细致干好工作。要认真做好对会议材料的整理、分类、保存、归档工作,在存档过程中,注重对各种原始资料的收集与积累,保证入档材料的实用性和完整性。要建立个人工作资料档案库,按类别做好电子档案存档工作,力争实现资料齐全、目录清楚、整理规范、保管有序。三是发扬雷厉风行的作风。办公室文秘必须要有很强的时间观念,对相关文件及时收发、登记、归档;对各项目标任务要迅速落实到位;对领导的指示命令立即传达,快办、办好;对其它部门的请示报告,要及时呈请汇报。
   (四)着力提升五种能力
   一是提升政治素质能力。强化政治理论学习,不断提高政治理论素养,做到工作时从大局出发,从整理利益出发。要认真学习、深刻领会、全面贯彻中央、省、市相关会议精神及方针政策,同时作为高校办公室人员,还要了解教育政策,了解社会、时代和上级各相关部门对教育提出的新要求、新指示,以及所在学校的一些政策、制度、发展规划等,锻炼放眼全局的意识,锻炼把握大局的能力,以更严更高的标准要求自己,做好表率、当好标杆。
   二是提升业务素质能力。在平时工作中要积极学习新知识,不断拓展知识领域,改善知识结构,努力适应新形势、新任务对本职工作的要求。要多看多听多读多练,扎扎实实提高文字基本功;要注重交谈技巧,不断提高口头表达能力,养成勤于交谈、善于沟通、能说会道的习惯;要注意熟练掌握计算机相关技能,熟悉各种办公软件,提高工作效率和工作质量。此外,作为高校办公室文秘,还要坚持做好研究,办公室由于平时接触面广,所以看到的文件多、参与的事情全,这些都是科研很好的素材,要结合所学专业多看、多思、深思,学会观察问题、分析问题,拓展思维方式,加强创新研究。
   三是提升严谨细致能力。牢记细节决定成败,始终处处留心、时时细心、事事用心,做到大事不含糊,小事不马虎,不因事小而轻为,不因事杂而乱为,不因事急而盲为。要严格按照“五个一”的标准来要求自己,即作好每一个记录,写好每一份纪要,处理好每一份文件,接待好每一个来办事的人,完成好每一件交办任务,力求周全、准确,避免疏漏和差错,努力做到“事无巨细”。认真对待每一次会议,无论是会议筹备,还是会议通知、文件管理,都做到妥善处理,及时高效。对于要印发的文件,要认真核稿和校对,减少出错机率,确保文件准确、及时发放。此外,高校办公室秘书还要谨言慎行,说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规。
   四是提升落实执行能力。从一项项工作、一件件实事抓起,要以严谨求实的态度对待每一项工作,定一件事、干一件事、成一件事,做到常事快办、急事急办、特事特办。建立督办台账,对领导指示安排及重要工作、重点项目进展情况进行督办,有效配合推动各项工作落实落地,力争事事有着落,件件有回音。
   五是提升团结互助能力。办公室工作特点是点多线长面广,每天要处理许许多多的工作事务、千头万绪,但毕竟一个人的精力和能力是有限的,不可能做到面面俱到、事事俱全,因此要弘扬团队精神,发展和谐人际关系,与办公室成员之间相互支持,相互沟通,在工作上做到主动补位、主动帮忙,努力使自己成为办公室工作的多面手和行家里手,通过充分发挥集体作用,共同把办公室工作做细做好做精,服务高职院校持续发展。
  [参考文献]
  [1]罗生芳.浅析职业院校办公室面临的问题及其对策[J]. 大众科技,2012(11).
  [2]王德.新时期高校党政办公室秘书面对挑战应具备的能力[J].前沿,2011(13).
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