中学人事档案信息化管理问题及对策

作者:未知

  摘 要:人事档案管理是学校管理工作的重要内容之一,随着信息技术的发展,中学人事档案管理人员也要做到与时俱进,学习并掌握人事档案管理的先进方法,并根据现代教育管理的要求,探究人事档案信息化管理模式,在做好纸质档案管理的基础上融入信息化技术手段,使学校的人事档案管理更加完善与实用。本文首先分析了人事档案信息化管理的优势,接着分析存在的问题,进而提出了几点优化策略,如加强人员管理、改进管理机制、健全规章制度等,以期为提高中学人事档案信息化水平提供一定的借鉴与参考。
  关键词:中学;人事档案;信息化管理;管理机制;规章制度
  人事档案是人事管理的重要内容,其中包含着单位全体人员的身份、学历、工作经历等信息。人事档案既是对个人成长轨迹的记载,也是国家对个人动态信息的认可,具有较高的法律效力。对于中学来说,做好人事档案管理工作是强化师资队伍建设的重要前提和基础,对于学校教育事业的发展具有十分重要的意义。但是当前,中学人事档案管理中还存在一些问题,必须采取有效措施,改进人事档案管理方式,促进人事档案管理工作的顺利开展。
  一、人事档案信息化管理的优势
  人事档案信息记录着个人成长轨迹的全部内容,对于中学来说,是对全体教职工进行管理及开展各项工作的基础,是学校考察干部、选拔人才的依据,对强化学校教师队伍建设,提高教学、党政管理及科研工作水平等都有重要作用。实行人事档案信息化管理,并在档案信息化管理系统中采取电子检索技术,能够把信息检索方法由联机检索、脱机检索转变为智能及网络检索方式,促进档案信息网络化传递。此外,人事档案信息化管理,可以利用网络技术实现人事档案信息的科学分类、提取、加工及分析等,促进档案管理效率的提高。相较于传统档案管理,电子档案更容易保存、修改及查询,并且通过网络传递信息更加方便、快捷,可以提升档案利用率,減少人工管理成本。
  二、中学人事档案信息化管理中的问题
  (一)人员素养有待提升
  人事档案信息化管理要求学校采取现代技术设施及科学先进的管理方法来进行人事档案管理工作,以提高人事档案管理水平与服务质量。人事档案管理的信息化转型对档案管理人员的要求较高,但是当前各中学档案管理人员往往由临近退休的老教师担任,专职档案管理人员较少,现有档案管理人员缺乏足够的档案管理经验。究其原因,主要为如下两方面:一是学校人事信息化管理意识落后。多年以来,学校的人事管理部门仅把人事档案当作教职工调资、晋升、提干等方面的依据,一般采取固定模式来管理,对于其内在价值考虑不足,管理人员也缺乏创新精神与信息意识。二是人事档案整理不齐全,不能全面记载个人信息,难以综合反映一个人的全貌,造成人事档案信息的不实。此外,多数中学的人事档案管理还是依靠人力,尽管部分学校也配备了计算机等硬件设施,但由于工作人员操作计算机及网络的信息技术水平有待提高,造成档案信息化利用程度不高,开放的信息资源较少。
  (二)管理机制较为落后
  首先,中学档案管理一般采取统一分类方式,传统纸质档案数量较多,很难实现档案信息的快速搜索与查询,并且信息不透明,管理方法与模式都亟需改进。其次,当前中学人事档案信息多是传统管理内容,有关绩效及社保等方面的内容较少,严重影响了当前绩效工资改革及工资发放,对社保工作的开展也造成了一定不利影响。此外,经费等的限制也导致信息化设备在人事档案管理中并未普及,造成信息资源难以共享,严重制约了学校人事管理工作的正常开展。
  (三)规章制度尚不健全
  当前,各部门人事档案管理制度仍以1991年颁布实施的《干部档案工作条例》及1996年颁布实施的《流动人员人事档案暂行规定》为依据,而这些条例明显是计划经济时期的产物,造成多数学校人事档案管理千篇一律,甚至生硬地照搬照抄其他单位的档案管理办法,而没有突出自身特色,与学校实际发展情况也不相符。此外,当前学校人事档案管理规章制度的适用范围有限,不能满足人事档案管理的要求,改革人事档案管理制度的呼声十分强烈,可以说规章制度的不健全严重制约了学校人事档案工作的正常开展。
  (四)环境服务有待创新
  经济基础决定上层建筑,如果硬件设施配备不足,将很难打造现代化数字平台,更无法适应信息时代的要求和满足用户多元化需求。人事档案环境服务的不足体现在以下几点:第一,基础设施资金投入不足。由于资金投入不足,中学人事档案信息化基础设施建设明显滞后,档案室面积较小,设施简陋,也未实现人事档案存放、办公及阅览的分开处理,而是挤在狭小的办公室内,甚至有的学校仍在使用木柜存放纸质档案资料,严重影响人事档案管理的现代化、信息化。第二,技术装备落后。多数中学在人事档案信息化管理方面存在技术与体制障碍,存在档案信息供需矛盾、档案管理沟通矛盾等,亟需升级人事档案系统的信息储存及检索系统,引进先进的档案管理技术设备与管理软件。
  三、中学人事档案信息化管理的优化策略
  (一)加强人员管理
  加强人员管理,提高档案管理人员的业务素质是提升档案信息化管理水平的前提。学校应建立一支成熟稳定的人事档案管理队伍,要求档案管理人员既能够熟练掌握现代信息技术,同时又具备一定的专业档案管理知识,并具备较高的政治责任感、一定的政策水平及保密意识。中学要注重复合型人才的引进与培养,这也是中学人事档案信息化管理的核心问题。此外,还要强化对现有工作人员的培训,使其树立信息化意识,掌握信息化知识,适应档案信息化管理的新要求。
  (二)改进管理机制
  第一,转换角色,创新服务。要想实现中学人事档案管理的规范化、标准化,就要建设科学的考评机制,转变管理理念,实现传统管理模式和现代信息技术的结合,利用数字信息化技术充分开发人事档案的利用价值,做好资源共享,为提升学校档案管理的现代化水平提供有力支撑。第二,科学发展,刚柔相济。人事档案管理要求管理人员具备较强的责任感、事业心及奉献精神,不断提高服务质量,为领导决策提供科学依据,确保人事档案管理朝着“利用网络实现管理自动化、存储数字化”的目标前进,从而加快档案信息化建设的步伐,促进人事信息资料的共享。此外,还应完善人事信息数据库,利用现代设备及数字技术,实现人事档案资料的动态管理与维护,强化人事信息资源的开发,进一步提高资源利用率,确保档案管理的科学发展。   (三)健全规章制度
  提高档案管理水平,还应加强制度建设。学校档案管理部门与各档案形成部门之间往往存在较为复杂的关系,必须有完善的规章制度加以调整,档案收集、整理、保管及利用等各环节的工作也需要规章制度来加以指导,因此,健全档案管理规章制度,践行依法治档尤为重要。学校领导要强化档案意识,带头学习《档案法》等相关法律法规文件,并积极组织相关部门制定人事档案管理的规章制度,使人事档案管理工作做到有法可依,有章可循。
  (四)加大投入力度
  第一,加大物质保障。物质保障是项目建设的必要前提,中学人事管理信息化水平的提高,离不开信息化建设的资金投入。网络建设是基础设施建设的关键环节,学校要多方筹集资金,购置計算机、扫描仪、除湿柜、空调等硬件设备,以改进学校人事档案管理的硬件条件,并构建人事档案管理所需的数据库,严格按现代化档案管理标准,建设现代化、高标准的人事管理信息系统,促使人事档案管理进入良性发展轨道。第二,构建数字化管理平台。可以现有的校园网络平台为依托,构建新的网络化平台,建设专门的人事档案管理数据库,实现档案信息由手工查找到计算机检索的转变,进而促进人事档案信息的网络化、微机化,实现档案信息资源的高效共享。在档案信息化发展过程中,可能存在因过度强调技术因素,而忽略人文关怀的问题,所以构建档案信息化平台,要把握好技术与人文因素的平衡,掌握好开放性与保密性的尺度,使二者各有侧重。
  结语:
  总之,档案信息化管理是时代发展的必然趋势,新时期人事档案的内容更加丰富,人事档案管理工作也越来越引起社会各界的重视,人事管理部门要抓住机遇,利用现代科学技术,加强人事档案资料的开发与利用,不断提升人事档案管理的信息化水平。
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  (作者单位:福建省泉州第一中学,福建 泉州 362000)
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