高校财务会计档案存在的问题及其解决思路探讨
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摘要：会计档案是国家全部档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案之一。当前财务会计档案管理工作有些跟不上时代的要求，大多数单位档案还是以纸质形式保存和管理，现阶段上级部门检查、科研项目结题审查、各项专项经济审计常态化和学校内部部门业务需要，这些都需要耗费大量的人工和时间来查财务档案，因此要求会计基础工作要朝着科学化和规范化的管理目标前进，利用计算机等信息技术手段管理财务会计档案，将纸质档案电子化，减少人工耗费，从而提高财务会计档案管理的质量和效率。
关键词：会计档案 管理 质量
中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2020）08-0122-02
随着社会经济的不断发展，传统财务会计档案变得日益复杂。笔者在多年的实践工作中，觉得财务会计档案管理的不仅仅是会计核算工作方面的产生的，如会计凭证、会计账簿、会计报告、银行对账单等相关资料,在财务工作中还存在有行政事业单位往来收据、非税收入收据，以及因有社会服务性收入而在税务局领购的增值税发票等票据；合同方面，有与各个银行发生贷款时签订的各种贷款合同、对外科研项目需开具发票时交来的合同复印件；学校内部单位交来的各种财务支撑资料，如预算申请单、创收项目收费标准申报单、财务收支自查资料；等等。
一、会计档案目前存在的主要问题
1.纸质会计档案易损，易碎
当前，会计档案都主要以纸质形式保存，但是纸质资料有个极大的弱点，那就是易损、脆弱，很容易受到周围环境的影响。在日常查阅和整理环节之中，因为客观环境、人为因素影响，会计纸质档案极有可能沾上铁锈渍、油渍、水渍等，导致字迹不清，情况严重的会出现腐烂，最终导致会计纸质档案失去价值。现在上级部门经常对科研项目、财政拨款项目、基建项目进行结题审查、专项检查、经济审计，还有学校内部各项经济责任审计，需要查阅大量的会计凭证和项目明细账，复印相关资料，而现在财务档案都还是先通过查账，然后人工再去翻查、復印纸质凭证，耗费大量的人力和时间，而纸质资料经过这样的翻查，也很容易磨损。
2.大多数单位的财务未设置专职人员管理会计档案
财务部门没有设专职人员负责档案管理，财务部门管理档案的工作人员只是兼职，想把财务档案管理精细化也力不从心，而且往往也没经过专门的档案管理培训。财务人员人手不够，会计凭证、账册等有时是临时请退休职工来装订，有经验的财务人员来做这项工作，还可以稍微注意装订时对会计凭证进行整理，可以保证会计档案的质量。但有时大量会计凭证需要装订时，会请在财务处勤工助学的学生来帮忙，但是毕竟不是专业人员，会计凭证装订成册后，可能不太符合标准要求。
3.财务其他会计档案资料堆积如山
根据会计档案管理办法中第十一条的规定，当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。但是财务处收集的其他与财务相关的资料，由于不知道保管期限，堆积在财务处，不敢随意销毁，导致这些资料日积月累，成了棘手的历史难题。
二、改进高校会计档案管理的几点建议
当前，高校会计档案管理工作不断改革与发展，这对高校会计档案管理工作提出更深层次的要求。会计档案管理作为会计基础工作中的一项，应按科学化和规范化来开展。
1.会计资料归档要安排专人负责
会计档案中的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他材料等等，这些是一个单位经济业务的重要史料和凭据，正因为会计档案利用频率高，因此对会计档案的整理和归档要求更加严格。单位对会计档案的管理必须给予高度重视，应该配备有思想觉悟、责任心强的财务人员专职进行会计档案的装订和保管。财务档案不仅仅只征对会计档案管理办法里规定的会计凭证、账簿、财务会计报告，还包括收据、发票等有关票据的备查联、工资册及其他财务支撑材料，这些资料的整理及保管都需要有专业知识和专业敏感性的工作人员完成。
2.会计档案保管和管理要利用现代化的技术手段
由于纸质档案易损，易碎，而且是不可复制的，现在上级主管部门的专项审计、检查任务多且经常，往往时间跨度大，数量多，学校内部相关门也来查阅原始报账的发票及其他附件；因此会计档案管理办法中第七条规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。随着计算机技术的发展，高校财务信息化平台的建设也得到了极大发展，目前市场上已有财务信息化软件开发出了凭证影像系统、财务档案管理系统，这些系统可以将纸质凭证转换成电子影像文件，既可以保持凭证原貌，实现会计凭证高效使用、快速调阅，又能降低档案管理成本，减少人工翻阅纸质凭证的次数，也能使纸质档案得到更好、更完整长久的保存。
对于电子档案，只要符合会计档案管理办法中的规定，做到电子会计资料来源真实有效,在计算机等形成和传输电子档案过程中采取有效防范措施,防止电子会计档案被篡改和泄密，电子档案管理系统要能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,建立电子会计档案与纸质会计档案的检索关系；对电子会计档案进行定期备份,防止因意外造成无法挽回的损失。随着现代计算机技术的发展，财务信息化管理软件不断的完善，高校应充分利用电子手段来管理财务档案，减少人工重复、烦琐劳动，提高了工作效率。
3.财务与档案管理部门要多交流
财务部门设置专职的人员整理会计档案资料，平时应该多向学校档案管理部门学习有关档案管理方面的知识，而不应只管装订凭证、账表，移交给档案管理部门后，档案管理部门又只是负保管职责，双方没有交流沟通、互相学习。财务部门必须按照会计档案管理办法要求来整理、装订会计凭证、会计账簿等，但具体按什么规格来整理、装订，学校档案管理部门应给予指导。财务档案管理做到权责明晰，有序传递，移交规范，财务档案归档标准化、规范化的要求也便于后续档案管理及查阅。
4.其他会计档案资料保管期限应参照有关规定
会计档案管理办法中，对会计档案保管期限分类进行了具体的、明确的规定，事业单位会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年，事业单位会计报表、银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，部门财务报告、部门决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。对会计档案的保管时间国家有明确规定的期限的，可直接按规定来进行管理；对其他那些没有具体规定保管时间的会计资料，可以按其重要程度，参照其他会计资料保管期限，特别是在有电子化形式进行档案管理的条件下，将其转化为电子影像形式，做好销毁记录，即使有些原始凭据被销毁后，也可以查得到。
三、结语
综上所述，一个单位会计基础工作开展的情况，直接关系到整个单位的管理质量，这就要求会计基础工作要朝着科学化和规范化的管理目标前进。因此，面对复杂多变的新形势和日益繁重的新任务，高校管理层与财务工作者必须重视会计档案管理工作，转变传统的观念，从实际出发，强化学习新知识、新规定，积极运用现代化技术，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“信息库”，不断健全完善高校会计档案管理体系，保障会计档案管理工作能够科学有序的展开，提升档案信息的利用效率，从而促进高校会计档案管理水平的不断提升。
参考文献：
[1]彭玫.高等学校会计档案管理研究：以G大学为例[J].行政事业资产与财务,2019(16)：91-92.
[2]张霞.高校会计档案强化管理路径探讨[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2019(5)：20-21.
责任编辑：赵世鹏
[作者简介]卿春莉，桂林理工大学财务处会计师，财务基建科副科长，本科。
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