档案信息资源的数字化建设
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作者: 屈培红
摘要：随着信息化时代的到来，档案信息资源数字化建设成为一种必然趋势。针对这项工作目前存在的诸多问题，档案管理工作者应该更新观念，把创新技术、健全制度和强化管理结合起来，努力造就熟练掌握网络信息技术和精通档案业务的复合型人才，以加快档案信息化建设的进程。
关键词：档案信息资源 数字化复合型人才
档案是在人类活动中形成的，是保存各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，是维护社会历史真实面貌的一项重要工作，是人类文明的真实记载，也是人类文明传承和发展的最基本依据。
档案数字化建设的必要性与重要性
档案数字化建设是适应数字化建设整体发展的需要。国家档案局在１９９６年就强调把电子文件研究项目列入科技计划，１９９９年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》下发，要求各级档案部门积极开展档案数字化建设的研究与实践。２００３年，国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》着重指出，档案部门在重视纸质载体信息归档的同时，要切实重视数字化信息的归档，并通过制定相关的归档制度，将信息的归档工作纳入到档案数字化建设轨道。
信息化建设是必然趋势。随着办公自动化系统的引入和广泛使用，计算机已融入各个工作环节。人们生活工作中形成的文件材料，甚至是一些声像材料，往往是以电子形式存在的，这些电子形式的文件材料中包含了很多有重要价值的信息，是档案工作中所要收集保存的重要材料。时代的发展要求档案工作者在工作中必须加强数字信息化建设，以适应新信息时代的要求。
档案管理本身的需要。通过数字化档案馆的建设，实现信息传播网络化，案卷网上收集归档，网上集中整理，将避免重复劳动和无效劳动，大大提高工作效率。
信息化建设有助于开发和综合利用全社会的档案信息资源。数字档案信息资源建设，可以把“沉睡”的档案信息资源“激活”，借用现代化信息技术不断挖掘其深层次的价值，为用户提供优质的档案信息服务。一方面，数字化的档案信息打破了档案利用上的时空限制，通过网络的传输，使档案信息的异地传输和利用成为可能，使档案利用的时效性、广泛性更加突出，能最大限度地实现社会档案信息资源的共享。另一方面，数字化的档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，有利于档案信息资源的开发利用。
档案信息资源数字化的建设内容
一是电子文件的收集整理。收集和整理各种文件是档案数字信息资源建设的一项重要工作。首先，根据文件生命周期理论，对各单位、各领域的电子文件进行有效的前端控制，以保证接收到丰富而有效的数字档案信息资源。其次，把事先选择范围内的电子文件进行转移工作，即电子文件的物理归档和逻辑归档。
二是原始馆藏档案的数字化。馆藏档案数字化，是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式，形成档案数字信息库，使其能通过计算机网络直接传播和使用，使档案工作的效率大大提高。
三是建立专题档案数据库。分门别类，建立各项专题档案数据库。比如在学校，可以根据学校办学的指导思想、中心任务和办学特色，以及教学、科研的工作内容和发展方向，建立高校档案专题数据库。它不仅可以使科研成果档案信息得到推广，而且可以从应用市场中寻求科研成果的落脚点，还可以以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。建立名人档案数据库，在提供凭证与参考作用的同时，也必然会激励后人的荣誉感、使命感和责任感，弘扬社会的主旋律，发挥档案的社会教育功能。
四是其他网络信息资源的获取。档案馆可利用网络信息资源，扩大信息收集范围，从其他网络中获取相关的信息，创建虚拟数据库，以弥补现有数字档案信息资源的不足。针对网络信息数量大、类型多、范围广、无序化的特点，档案馆应该做好以下两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化，以便引导用户快速查找到所需的信息；二是根据需要直接采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可供利用的二次数字信息资源。但是从网络上获取信息资源要注意以下三个方面的问题：一是从其他网络获取信息资源是否合法，是否取得了许可权。二是对网络信息采取直接捕获方式还是建立超链接。为了合法、安全、有效地获取网络信息，档案馆应与其他相关网站签订信息获取、共享等相关协议，实现资源共享。三是要正确处理档案信息资源与其他网络信息的关系，必须以档案信息资源建设为主，其他信息资源只能是数字档案信息资源的补充。
五是档案信息资源上网。数字档案馆必须依附于网络而存在，为充分利用网络优势开发利用档案信息资源，应建立相应的档案馆网站，把数字化档案信息置于网络服务器中，在网上进行信息发布，实现对外利用。网上的档案信息应具有一定的广度和深度，具有针对性和时效性。档案馆应借鉴数字图书馆的建设方法，在图书、情报、档案一体化的思路下，把多种信息（包括各种电子出版物信息）融合在一起，形成网络上的信息集合，充分满足人们对现代信息的需求。
档案信息资源数字化建设中应注意的问题及对策
尽管近年来我们在档案信息资源数字化建设中已取得很大成就，但也不能忽视存在的问题。
第一，数据库建设滞后。经过多年的努力，档案馆大都建成了规模不等的档案数据库。但是，由于各个档案馆各自为政，建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模、标准化程度低，类型单一，而且大多是低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率，而且目前所建的数据库大多为条目数据库，无法满足用户的多种需求，许多档案馆虽与Ｃｅｒｎｅｔ和Ｉｎｔｅｒｎｅｔ联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
其二，数字化标准不统一。没有标准化就没有现代化，标准化是档案信息化的生命线。它要求对档案资源的标识、检索等各个方面作出统一规范。而目前我国档案信息数字化的标准化体系还没有建立起来，这就需要各级档案主管部门和广大档案工作者加强合作共同研究，尽早制定出统一的档案信息数字化规范标准。
其三，缺乏统一的网络化协调机构。目前我国各档案馆的建设呈现自成系统、各自为政的局面。虽然有些档案馆认识到资源共享的重要性与必要性，但缺乏合作的举措，国家也没有一个统一的组织机构来使之合作互助，影响了档案信息化建设的进程与水平。
其四，对档案信息化的建设支持不够。无论人才队伍的建设培养，软硬件设备的购置，还是档案信息数字化，都要有较大的资金支持。档案信息化不仅仅是购买计算机、购买档案管理软件，不把档案信息数字化列入其中是不完备、不健全的。档案信息数字化是一种长期的、需要不间断持续投入的项目。
其五，人员整体素质较低。人是档案馆现代化建设最关键的因素，档案馆网络化建设对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前档案管理队伍整体素质仍普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。
其六，档案信息具有一定的机密性，在网上档案资源开发利用必须有必要的限制，需要制定政策，确定档案的上网等级。还要注意预防计算机病毒，做好数据备份，以免造成数据丢失，防患于未然。
针对现实工作中存在的问题，需要找到合适的解决方法。
针对数据化统一标准问题，建议由政府牵头组织相应的机构，就档案网络化进行协调，从行政和技术两个方面统一指导和规划。制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，合理布局，进行统筹规划。同时，努力开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文件数据库、全文数据库以及多媒体数据库。打破那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面，破除那种片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，实现真正意义上的档案信息资源共享。
针对经费投入问题，各档案馆的主管部门要加大投资，把网络化建设纳入到总体建设的规划和预算中，从而加快档案网络化建设的步伐。此外还可以利用已建成的数据库和网络，通过为社会其他部门提供服务，“以网养网”，以解决经费不足的问题。
针对培养人才问题，要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行业务培训，使之尽快适应档案网络化工作。
参考文献：
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（作者单位：中州大学）
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