浅谈如何做好市政工程档案收集工作
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作者: 孙毅
摘 要：档案收集是市政工程档案管理的基础性工作之一，做好档案收集工作对于保障市政工程档案管理活动的效率和质量有着重要的意义。鉴于此，本文对当前市政工程档案收集工作中存在的问题进行了分析，并就如何做好市政工程档案收集工作提出了一些对策，以供参考。
关键词：市政工程档案管理；档案收集；问题；对策
随着我国城市规模的日益扩大，城市设施的不断完善。市政工程建设的发展步伐日新月异，在这样的背景下，市政工程档案的数量也日益增加，市政工程档案是市政建设的记录，是城市建设和管理的重要依据。也是市政工程正常运转的技术安全网，基于此，市政档案管理是市政工程建设的重中之重。但是，不可否认的是，目前我国城建档案管理还存在很多不尽人意之处，主要表现在如下几方面。
一、市政工程档案收集工作中存在的问题
目前，市政工程档案收集工作效率低、不规范，档案移交不全、零散缺失的情形普遍存在，造成这一现象的原因主要在于：
1.工程文件管理混乱
市政工程项目一直存在着工期紧张的问题，也正是因为这一原因导致了建档工作的混乱，建档工作即使制定了计划，但实施的过程中却很难按计划进行，有的是在工期结束，项目竣工之后，再做补充建档，施工技术员发现档案出现缺失，也没有引起足够的重视，进行补充，导致了档案移交不全，严重影响了建档工作质量。
2.前期准备文件缺失
纵观近几年我馆接收的市政工程档案资料其中大部分是施工资料，而缺少工程准备阶段的文件，有的甚至没有，造成这一现象的原因是，市政工程项目本身前期手续不全，有的建设单位没有进行档案移交等。对于城建档案馆来说，要具备长远保持档案的意识，要求移交者必须提供档案原件，而对于前期文件的形成者市政项目建设单位而言，有关拆迁、征地、报建、结算、监理等文件具有较高的保存价值，又缺乏明确的规定和有效的制约措施，导致建设单位移交的相关前期文件不全。
3.资料管理人员从业能力及素质欠缺
从建筑行业的资料管理人员的人力资源分析中可以看出，其中大部分工作人员的从业能力及从业素质欠缺 ，他们大多没有经过专业的训练，有的甚至是其他工作人员来兼职做，他们缺乏较好的专业能力，不懂归档的基本步骤和要求，从而导致档案形成与工程的建设难以同步记性，导致许多工程档案在收集时出现缺失、失真等问题，由此使得工程档案出现移交不全的形象。甚至有的单位的资料员是临时找人来做的，对于档案管理特别是城建档案归档基本不了解，因此工作质量就难以保证。
二、市政工程档案收集工作改进对策
为了解决市政工程档案收集工作中存在的问题，并不断提升市政工程档案收集工作的效率与质量，因对其采取以下改进策略：
1.提升备案工作严肃性
为了提升市政工程档案收集工作的规范性，和确保档案信息的完整性，应提升备案工作严肃性，从源头上为档案收集工作创造有利的条件：
首先，应定期开展建设工程备案档案专项检查，及时规范本地区各级建设行政主管部门或备案部门在建设工程竣工验收备案管理及备案档案工作中的行为，使其真正做到既严格把关，又减少工作失误。
其次，对于不支持档案收集的单位和个人，在敦促无效的情况下，市政档案管理人员可在征求上级主管部门支持的基础上，依法启用行政手段，以提升市政工程备案工作权威性。
此外，质监人员在工程建设过程中，要做到关口前移，加大监督检查力度，对可能会影响工程竣工验收和备案及备案档案的行为予以及时指出和纠正。
2.强化宣传公示
提升市政工程参建单位的档案意识，提高其对市政工程档案管理部门档案收集工作的配合度，对于提升市政工程档案完整性、规范性有着重要的意义，对此，档案部门可通过强化宣传公示的方法来敦促、引导相关部门，具体包括：（1）充分利用各种媒介，如电视、广播、报纸、宣传栏等宣传市政工程档案的重要价值，扩大备案工作的“知名度”和影响力，提高全社会备案工作重要性的认识，以使建设单位更加重视档案工作，并主动在竣工验收等环节对档案收集活动予以支持，以提升档案收集效率；（2）对市政工程建设单位相关档案负责人开展专业知识、技能宣传教育活动，通过专题讲座、手册、培训班等方式提升其法律意识、职业道德和业务水平，使市政档案收集与移交工作更加专业、规范；（3）依照国家法律、政策，对未按规定竣工验收备案的工程及时予以曝光公示，督促建设单位及时办理，增强建设单位依法办理备案手续的主动性。
3.强化档案管理队伍建设
要做好城建档案管理工作，应该采取主动出击，自我完善，自我提升的措施，对于从业人员加强业务指导，结合工程建档工作的需要，指导相关工作人员到施工现场，对市政工程档案进行收集检查，针对出现的问题进行及时指导，并提出具有可行性的改进意见，有针对性低调整业务指导的服务效果。与此同时，还要结合实际工作的需要，突出重点地进行城建档案业务培训，通过培训让市政工程参建单位能普及国家及我市在城建档案管理、收集、移交等环节的要求和规范，从而提高档案资料管理人员的综合从业能力，稳定从业队伍，更好地为城建档案管理工作质量的提升奠定基础。
三、结语
综上所述，市政工程档案管理管理是一项系统性较强的工作，而做好市政工程档案收集，是保障市政工程档案管理成效的重要基础。对此，市政工程档案管理人员不但要严于律己，对档案收集活动进行不断规范和改进，更要注重与参建单位的沟通，使其自觉配合和支持市政工程档案的收集、移交活动，进而最大限度地保障市政工程档案的完整性和可靠性。
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