基于档案信息化建设的相关问题分析

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　　摘 要：在信息化数据化背景下，传统的档案管理工作已经不适应现今社会发展的需求，这就需要采取有效的措施来对信息化数据化背景下的档案管理工作进行改进和创新，充分的发挥出数据化和信息化档案管理模式的应用优势，以更好的推动档案管理工作的发展。本文就主要针对信息化数据化背景下的档案管理工作进行了简要的探究，仅供同行交流和参考。
　　关键词：信息化；数据化；档案管理工作；改革措施
　　随着信息化和数据化的发展，传统的档案管理模式已经不再适用于现今的时代，相关的档案管理部门应该合理的利用信息化和数据化技术，结合信息化数据化时代背景特点，加快档案管理工作的发展，针对档案管理工作进行有效的创新和改革，使得档案管理工作能过更加适应现代社会的发展局面，从而可以进一步的实现档案管理工作的长远可持续发展。下面本文就主要针对信息化数据化背景下的档案管理工作进行深入的探究。
　　1 信息化数据化背景下档案管理工作发展的优势
　　1.1 延长事业单位档案信息的保存生命周期
　　过去在档案管理工作中，档案信息的存储载体主要是纸质载体，这样的载体形式很容易受到外界环境的影响而出现严重的破损问题，从而使得档案信息存储的时间缩短，也使得档案存储质量下降。另外，由于档案信息受到损害，使得档案的查询利用变得相对困难，档案的利用率下降。而在信息化数据化背景下，由于信息技术和数据技术的应用，对使得档案管理工作更加的系统化，在信息处理上更为有效，这在一定程度上使得档案信息的查询效果更加的理想化，降低了外部环境对档案信息的损害，使得档案信息的保存时间相对延长，并且在很大程度上节省了档案信息存储占据的空间。
　　1.2 档案信息的查询工作和提取工作便捷化
　　传统的档案管理工作中，在对档案信息进行查询利用的时候，需要严格的依据时间以及内容等进行档案的检索，在档案室中一一对照资料进行查询，但是纸质档案本身在管理上就有着一定的欠缺，档案分类较为复杂，而且很多的档案都年代久远，这就使得档案信息的查询和提取变得相对较为困难。而且纸质档案的查询程序也较为繁杂，在查询上需要花费较长的时间，这些因素都给档案信息的利用带来了困难。然而，随着数据化信息化时代的到来，档案信息实现了电子化的存储，使得档案管理工作更加的系统化和科学化，档案信息有效的实现了集成化管理，在查询的时候，只需输入关键字就可以获取到相应范围的档案信息，不仅使得查找更加的方便，而且随着档案信息实现高效的共享，还使得档案查找的范围更加的广泛，档案利用不会受到空间以及时间的限制，这就为档案管理工作提供了巨大的便利。
　　1.3 提高档案信息的价值
　　传统的纸质档案在查询上有着很大的困难，纸质档案管理模式相对落后，这样不仅使得档案查询变得困难，同时也使得档案的利用率无法得到有效地提升，使得档案管理工作的开展受到阻碍。而在数据化信息化的时代背景下，数据化技术和信息化技术的应用，使得档案管理工作中的数据信息提取空间相应的增大，打破了传统纸质档案管理模式的束缚，使得档案的整体利用率得到了明显的提升，使得档案信息的价值得到了最大限度的发挥，更好的推动了档案管理工作的发展。
　　2 信息化数据化背景下档案管理工作改革的措施
　　2.1 提高单位领导对于档案管理工作信息化的重视程度
　　一般来说，单位领导所具有的认知能力，是影响企业发展的主要因素，也是影响企业现代化水平的直接因素。在一个企业中，领导的思想意识是企业发展的核心意识，同时也是企业内部各个管理工作的核心意识，档案管理工作也不例外。领导的思想意识将会直接影响到档案管理工作发展的具体情况。因此，要想使得档案管理工作能够在信息化数据化背景下，实现有效的改革，就需要领导人员具备较高的思想觉悟，除了要能够认清档案管理工作改革的必要性，还需要充分的认识到档案信息安全性对于企业发展所能够产生的影响，从而可以为档案专门开设一个存储地点，同时加大对该区域的巡视和排查，以确保安全。
　　档案保管处应安排专人监管，有需要查询、借阅内部信息的必须出示相关证件或证明，获得允许后登记进人，保证出现信息安全问题时可以对不安全因素有迹可循，大力保证单位的档案管理安全程度。
　　2.2 注重传统管理向信息化管理模式的过渡工作
　　在档案管理工作信息化进程推动过程中不能试图一蹴而就，而应该遵循事物发展的规律和发展的进度循序渐进。在过渡工作阶段中应该注意将信息化技术逐步融人档案管理系统之中，对档案保管工作人员进行系统的、逐步深人的培训，使其掌握信息化档案管理的知识技能，并逐渐与先进的档案管理工作要求水平接轨。我国的信息技术发展十分迅速，即使是长期接触网络的现代人群也难以一下子掌握一门新的操作技巧，因此我们必须给习惯了传统档案管理模式的工作人员一个接受新知识、新理念的空间，使他们能够在日积月累的学习中夯实管理思想和管理方法，以免由于技艺生疏而给未来的信息管理工作带来潜在的漏洞。
　　2.3 建立科学健全的档案管理制度
　　在引人先进的信息化技术之后，最重要的工作就是建立相应的配套管理制度，只有在合理、科学、严格的管理制度下开展工作，才能确保新背景下的档案管理工作有序顺利的展开。档案管理制度并不只是领导团体或相关项目组的工作，而应该是整个单位的全体成员以充分的积极性和高涨的热情共同参与建设的一项工作，只有每个单位成员都参与其中才能更加端正对于档案管理制度信息化工作的态度，促进信息化改革工作的顺利实施。
　　2.4 完善档案信息化的基础工程建设
　　基础设施决定高层建筑，要想使档案管理工作的信息化和数据化更好的在事业单位中实现，必须做好制度建设的基础工程准备，即数字化档案馆的建设工作，将所有的文字信息、数据资料、视频音频档案等都进行数字化并传输到相关局域网，保证信息保存的长久性和查询的便捷性。虽然数字化的档案管理给基层工作带来很多便利，但是同时也存在着网络信息安全隐患，因此在加快档案信息管理模式的变革的同时，也要注重本单位信息不被泄密，提高信息化档案系统的安全性。
　　结束语
　　通过本文的分析可以清楚的了解到，我国现阶段所需要处理的数据信息越来越多，在大量数据信息的影响下，我国的档案信息管理工作也面临着巨大的困难。而在数据化信息化不断发展的进程中，信息化技术和数据化技术逐渐被应用到档案管理工作中，使得档案存储的时间得以延长，也使得档案信息资源的利用率相应的提高，这对于促进档案管理工作的发展起到了积极的影响作用。由此就可以得出，相关的单位应该顺应数据化信息化时代发展的潮流，合理的在档案管理工作中应用数据信息化技术，从而可以更好的推动单位的发展。
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