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一种可复用电子档案管理系统设计与实现

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  摘要:随着我国经济社会的不断发展和信息技术的广泛应用,办公自动化和无纸化办公已经成为当前的主题,档案资料的管理更是如此。本文基于对软件开发技术和电子档案管理特点的研究,提出了一种可复用的电子档案管理系统设计方案和实现思路,对电子档案管理系统需求进行深入的分析,对各模块的具体实现进行详细的设计,采用当前流行的JSP软件开发技术实现了电子档案管理系统。
  关键词:信息技术 办公自动化 软件开发 档案管理
  中图分类号:TP311.52 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2016)01-0000-00
  Abstract: With the continuous development of China's economic and social development and the wide application of information technology, office automation and paperless office has become the subject of the management of archives information is so. Based on the research of software development technology and the characteristics of electronic archives management, this paper puts forward a design scheme and realization method of reusable electronic archives management system.On the electronic archives management system needs to carry on the thorough analysis, carries on the detailed design to each module concrete realization, using the current popular JSP software development technology to realize the electronic archives management system.
  KeyWords:Information Technology; Office Automation; Aoftware Development; File Management
  随着我国经济社会的不断发展和信息技术的广泛应用,办公自动化和无纸化办公成为当前的主题,档案资料的管理更是如此。人们更习惯使用计算机来查阅资料档案,而不是去档案室,所以如何构建一种简单、易操作、通用的电子档案管理系统成为我们迫切需要解决的问题。本文基于对软件开发技术和电子档案管理特点的深入研究,提出了一种可复用的、通用的电子档案管理系统设计方案和实现思路,对电子档案管理系统需求进行深入的分析,对各模块的具体实现进行详细的设计,对数据库表设计进行全面的规划,给出了系统实现的具体方法。采用当前流行的JSP软件开发技术实现了电子档案管理系统。
  1 JSP软件开发技术简介
  1.1 JSP技术特点
  基于Java语言的JSP系统开发技术具有许多其他动态网站技术所没有的特点,具体表现在如下方面:
  (1)简便性和有效性:JSP动态网站的开发技术与一般的静态HTML的网页开发是非常相似的。只是在原有的HTML网站中加入一些JSP专有特定的标签,或是一些基本脚本程序。这样,一个熟悉HTML网站开发的设计人员可以非常容易进行JSP网站系统的建设。而且程序员完全可以不自己动手编写脚本程序,而只需要通过JSP独有的标签利用别人以前已写好的部件来实现自己的动态网页的开发。这样,一个既是不熟悉脚本编程的网页开发者,也完全可以使用JSP做出完美的动态系统。而这在其他的动态网站开发中是完全不可实现的。
  (2)程序的独立性:JSP有自己独立的执行平台,jsp系统的运行不会依赖于其它平台,这样使jsp的可移植性大大提高。
  (3)程序的兼容性:JSP开发的系统或网站具有很强的程序独立性,而正因为这个特点,使得JSP程序与其它承载器之间非常容易兼容,例如:B2B技术、各种浏览器等都与JSP兼容。
  (4)程序的可重用性:在JSP开发系统中可以不直接嵌入脚本程序,而只是将动态的实时交互部分作为一个小部件加以使用。这样,一旦这样的一个模块写好,它可以在多个程序中重复使用,实现了代码的可重用性。例如,大量的标准JavaBeans程序库。
  1.2 Tomcat 7.0服务器
  Tomcat 是 Apache 软件基金会的 Jakarta 项目中的一个核心项目,由 Apache、Sun 和其他一些公司及个人共同开发而成。由于有了 Sun 的参与和支持,最新的 Servlet 和 JSP规范总是能在 Tomcat 中得到体现,Tomcat 5 版本之后开始支持最新的 Servlet 2.4 和JSP 2.0 规范。Tomcat 技术先进、性能稳定,且是免费开放源代码的 Web 应用服务器,成为目前比较流行的 Web 应用服务器。目前最新版本是7.0。此外,Tomcat 运行时占用系统资源少,且扩展性良好,支持 WEB 开发几乎所有的常用应用功能,且处于不断更新和进步之中,属于轻量级 WEB 应用服务器。
  2 电子档案管理系统设计与实现
  2.1 电子档案管理系统模块设计
  2.1.1 系统设置模块
  (1)登记信息设置:系统管理员添加系统中需要显示的标签名称和对应数据,包括查询条件、列表信息、录入信息、归档信息等是否显示;点击添加按钮,进入新增显示信息添加,输入项信息其中显示标签、数据类型、显示顺序为必填项,点击确定添加成功;点击编辑,进入编辑页面;点击删除,删除此记录。   (2)归档信息设置:包括归档内容分类设置:设置归档图片分类信息,可以进行增加、删除、修改等操作;归档信息设置:设置归档时的显示信息,可进行增加、删除、修改等操作;归档类型设置:设置归档的类型,可进行增加、删除、修改等操作;档案编码规则和名称设置:只能设置一条记录。
  (3)保密级别设置:设置档案的保密级别;点击添加按钮,进入新增保密级别添加页面,输入相关信息,点击确定添加成功;点击编辑,进入编辑页面;点击删除,删除此记录。
  (4)状态枚举设置:设置系统不同状态的枚举表,对于系统预置的记录不可删除,只可修改名称;可进行增删改操作。
  (5)审核意见设置:设置系统的审核意见默认值,可以设置多条;可进行增删改操作。
  2.1.2 电子档案管理模块
  (1)录入送审:录入人员有权进入页面;根据归档登记信息设置动态显示,包括,档案录入:动态过去系统设置的录入标签信息,初始化页面;对必须录入的项目要求必须录入;动态初始化档案内容图片分类标签;必须先保存基本信息后才可以上传图片信息,图片信息上传后自动保存;有保存权限的人员可进行信息保存;点击重置按钮清空所填内容;待送审:显示未送审的档案信息,有送审权限的人员可进行送审操作;有修改权限的人员可进行记录的相关信息的修改;有删除权限的人员可进行删除操作; 点击查看可以查看记录的相关信息; 可以进行批量操作;未审核:显示已经送审但为审核的记录信息,有撤销权限的人员可进行记录的撤销操作,撤销后的记录进入待送审状态;点击查看按钮可以查看记录的相关信息;可以进行批量操作;审核未通过:显示审核未通过的相关记录;有权限的录入人员可以对记录进修修改、删除操作;点击查看按钮查看记录的相关信息;有送审权限的人员可对记录在此送审; 可以进行批量操作;审核通过:显示审核通过的记录先关信息;只能查看记录的相关信息;批量录入:批量导入操作;显示导入成功过和失败的记录,支持失败记录的导出操作;
  (2)审核管理:审核人员有权进入页面;根据归档登记信息设置动态显示,包括,待审核:显示待审核状态的记录;有审核权限的人员可对记录进行审核操作,审核包括审核通过与未通过;对于审核未通过的直接进入录入人员的审核未通过状态,对审核通过的要求选择归档类型、保密级别、有效期限,点击确定后显示归档信息供审核人员在此确认,确认无误点击确定按钮生成档案的归档信息;点击取消则取消归档;可以进行批量操作;审核通过:显示审核通过的相关记录;只能进行查看记录相关信息;核未通过:显示审核未通过的记录,只能查看记录的相关信息;
  (3)归档信息:所有人员都可查看页面;根据归档登记信息设置动态显示,包括,归档信息:显示归档的基本信息;可以查看归档的相关信息;有查询、PDF到出、统计权限的人员可进行相关的操作,进入相关页面;归档内容:显示归档档案的内容信息;可以查看归档的相关信息;有查询、PDF到出、统计权限的人员可进行相关的操作,进入相关页面。
  2.1.3 查询统计管理模块
  (1)查询管理:查询人员可进入页面;根据归档登记信息设置动态显示,包括,基本查询:根据归档登记信息设置动态显示;输入查询条件点击查询进行查询操作;有PDF导出权限的人员可进行导出操作;高级查询:根据归档登记信息设置动态显示;输入查询条件点击查询进行查询操作;有PDF导出权限的人员可进行导出操作;
  (2)统计管理:统计人员人员可进入页面;根据归档登记信息设置动态显示;
  有查询统计权限人员的可进行查询统计,输入统计条件后在下方显示统计结果;有查看饼图权限的人员可进行查看饼图操作。
  2.1.4 待办任务模块
  (1)待送审:显示等待登录人员送审的记录。
  (2)待审核:显示等待登录人员审核的记录。
  (3)审核未通过:显示等待登录人员审核未通过的记录。
  2.1.5 用户管理模块
  (1)人员注册:没有账号的人员可以点击注册按钮进行注册,需要填写ID、昵称、密码、确认密码、部门、岗位、邮箱、联系方式等信息,点击提交按钮系统自动检测次账号是否被别人占用,如果没有占用,泽注册成功,反之注册失败。注册后即可登录,可访问有权限的页面。
  (2)角色管理:有角色管理权限的人员可以进入页面;可以增加、删除、修改角色种类;可以设置、修改人员属于哪个角色。
  (3)权限设置:有权限设置权限的人员可以进入页面;可以导入、修改、删除权限方案;设置权限代码是否可用,设置是否为默认权限。
  (4)权限分配:有权限分配权限的人员可以进入页面;可以设置体统注册默认权限;可以给角色分配权限;可以给人分配权限,支持批量分配。
  2.2 电子档案管理系统数据库设计
  数据库构建是一个系统是否能够成功开发的关键,也是继需求分析之后的系统开发的第一步,数据库设计涉及到整个系统的数据访问效率、安全性、系统可扩展性的。本文根据共享音乐网站数据结构特点和数据量要求,我们对整个系统的数据结构进行聊系统分析研究,对数据进行分类细化,分别制定对应的数据表以及有关数据表之间关联视图,不但方面开发设计,而且不断提高安全性和数据访问效率。本系统使用的当前流行的数据库SQL2008,一方面,解决了数据访问效率问题,另一方面,SQL2008数据库一般的开发人员都比较了解,这样就便于开发,降低成本。
  本系统主要构建了:档案基本信息表、图片基本信息表、系统初始化基本信息表、归档信息设置、归档类型设置表、归档图片分类、通用设置、状态枚举表、保密级别表、用户表、权限表、角色表,同时,建立了一些关键视图表。
  3 结语
  本系统采用了广泛应用的JSP系统开发技术和SQL数据库技术,多种技术相结合应用到电子档案管理系统中。通过对电子档案管理的特点深入研究,设计实现了一种可以复用的通用电子档案管理系统,使本系统可以应用到大部分领域和不同的部门,减少了资源重复浪费,操作简单,体积小,对设备要求低,使本系统能够广泛应用。
  参考文献
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  [5]包子建.基于B/S模式和JSP技术的教师办公管理系统的设计与实现[D].华东师范大学,2006.
  收稿日期:2015-11-20
  作者简介:杨鑫瑶(1995―),女,苗族,贵州铜仁人,本科,学生,渤海大学,在读软件与服务外包学院,研究方向:计算机科学与技术(软件开发)。
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