试论水利工程档案管理制度

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　　摘 要：水利工程档案管理制度是水利工程档案管理有据可依的关键，本文以此为研究对象，分析了当前在水利工程档案管理制度方面存在的三个方面的问题，包括管理体制不健全、制度落实不够和重视不足等，在此基础上，笔者结合自身工作经验，从三个方面给出了自己的建议，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。
　　关键词：水利工程，档案，管理，制度
　　中图分类号：TV512 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（a）-0000-00
　　水利工程档案管理制度是指水利工程建设管理过程中产生的相关文件材料从其形成、收集，到整理、装订成正式的档案，然后随着项目竣工移交，直至后期的保管、利用的整个发展过程中的具有约束性、规范性、标准性的，需参照执行的各项要求或规定。它可以是国家具有强制性的、约束性的法律法规，也可以是强制性或推荐性执行的国家标准；他可以是国家颁布的相关管理办法，也可是地方性政策管理规范；它可以是水利行业内颁布的各种规章规范，也可以是水利工程建设管理单位自身的各项管理制度。
　　1水利工程档案管理制度方面存在的问题
　　图1 水利工程档案管理制度方面存在的问题
　　1.1水利工程管理体制不健全
　　相对于其他行业的档案管理工作而言，水利工程档案管理工作开展相对较晚，八十年代基本没有管理与利用，就算有也是靠行政干预把的建设项目的文件材料各自为政地保留。上世纪八十年代末，水利工程档案管理工作靠行政和经济手段，开始了较为正式的运行；近年来又有了较为良好的发展，国家、国家档案行政管理部门、水行政管理部门以及相关部门相继出台了一系列文件。但相对于其他行业的法律法规来说，水利工程档案管理工作法律法规制度的建设还严重落后，且也只是就某些国家重点水利工程项目抓一抓，要求其建立健全的档案管理制度，把档案管理工作质量纳入其竣工验收的考核机制中。到目前也未能形成完整、全面、系统、切实可行的管理制度体系。这对水利工程档案管理的相关部门和人员缺乏一定的约束机制，导致档案行政执法的力度明显不足，依法行政无法落到实处。
　　同时，水利工程管理单位自身定位不明也是影响水利工程档案收集管理的重要原因。水利工程大部分为综合利用工程，既有公益性功能，又有一定的经营开发功能，公益性资产和经营性资产混在一起，既不像事业单位，又不像企业。国家及其各级机关、水行政主管部门、水利工程管理单位之间的管理关系不顺，使得水利工程管理界限划分不清，权责不明，导致内部运行机制不顺，缺乏约束机制和有效的激励，进而使水利工程档案管理从水利工程建设规划阶段就面临着巨大的难度。
　　1.2水利工程档案管理制度落实不够
　　目前，在水利工程的建设中，从建设单位到设计、施工、监理单位等各参建单位，虽然按照国家档案行政管理部门有关规定和水利工程档案行政管理部门的要求，制定了水利工程文件材料收集归档范围及文件材料管理制度，在日常的文件材料管理方面虽然投入了一定的人力、物力，但大多流于形式，没有形成有效的管理体制。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于满足日常工作的需求，再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，使档案管理工作的开展未能达到制度规定的深度。同时，缺少相应的监督机制，没有合理有效的考核办法，使档案管理制度形同虚设。各参建单位这种未能对管理制度严格落实，未能将文件材料的收集工作与最后的竣工验收以及日后的保管利用统筹考虑的行为，导致收集的文件材料质量低，档案管理工作被动。
　　1.3对水利工程档案管理制度重视不足
　　水利工程档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要给予高度重视。但目前，国家和地方对水利工程的档案工作重视依旧不够充足。虽然近几年已经陆续出台了更多要求越来越细致和明确的相关规定和标准，但目前也只是就某些国家重点水利工程项目抓一抓，要求其建立健全的档案管理制度，把档案管理工作质量纳入其竣工验收的考核机制中。但这些规定要求对于做好水利工程档案管理工作只是外力的约束，在实际的水利工程建设过程中，档案管理工作仍没有被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理也仍得不到像重视工程建设质量、进度、安全等问题那样，重视程度还是不够深入。再加上这些规定要求并未普及到全国范围内所有大大小小的水利工程的建设中。没有建立健全的水利工程档案管理制度，没有实行建设工程档案质量否决制，没有深刻理解档案不可再生的属性及其重要作用，没有从对历史、对国家、对项目负责的态度来正确对待重大项目的档案工作。
　　2 水利工程档案管理制度方面的建议
　　2.1完善相关政策法规，加强规范化管理
　　水利工程的档案管理与建设一样重要，需要得到国家和各参建单位的更多重视。为了进一步规范水利工程档案管理，加快水利事业更好地发展，国家、国家档案行政管理部门、水行政管理部门以及相关部门颁布了有关的法律、法规和建设标准，正逐步完善水利工程档案管理体系。但就其目前的发展状况看，还远远落后于其他行业的管理体制。
　　要想做好水利工程档案管理工作，想要水利事业得到大力发展，促进我国经济发展，国家及相关部门应加大对水利工程档案管理法律法规的建设和完善，健全水利工程档案管理体系；同时，水利工程建设各相关单位也应积极适应水利工程档案管理体制改革和各项管理制度，及时掌握水利工程档案管理制度的动态变化，学习研究相关的法律法规，坚持在水利工程建设过程中对水利工程档案依法进行管理，使水利工程档案管理质量得到保证，使水利工程档案管理工作法制化、规范化、科学化。
　　2.2健全水利工程档案管理制度
　　2.2.1完善水利工程档案管理制度
　　各参建单位要依照国家有关水利工程档案管理的相关法律法规、规章制度，以及相关行业标准，制定符合水利工程建设以及自身情况的水利工程档案管理工作制度。因为水利工程的个性以及各参建单位在水利工程建设过程中发挥的作用不同，因根据自身的特点，建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，档案管理人员的岗位责任制度以及工程竣工档案验收实施细则和工程档案管理实施办法等档案管理的规章制度，以此来规范水利工程建设过程中文件材料的管理工作，使水利工程档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施，使水利工程档案管理有章可循。做到无论是在水利工程建设各阶段还是各参建单位内部，都能从制度上保证文件材料的收集和管理工作，使水利工程档案管理工作规范化、标准化、系统化。 　　2. 2. 2实行水利工程档案管理领导责任制
　　在水利工程建设过程中，对档案管理建立领导责任制。根据《国家重大建设项目档案归档要求与档案整理规范》的总则第一条中规定：“项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位编制项目竣工文件和整理项目文件，建设单位要充分发挥其组织管理的领导作用。在水利工程建设前期，把档案管理要求纳入到招标、设计、施工、监理、验收、生产等各个环节中去，落实在水利工程建设实施的全过程；在水利工程建设期，建立以建设单位为主，各参建单位分级管理为原则的领导责任制，并成立由水利工程各参建单位档案管理工作负责人组成的水利工程档案管理工作领导小组。把水利工程档案管理作为水利工程建设的重要工作和有机组成部分，纳入水利工程建设计划和管理程序中，明确各参建单位及其领导在水利工程建设过程中的档案收集管理的责任，做到职责分明。
　　通过层层把关，加深各参建单位及其领导对水利工程档案管理的重视，强化文件材料收集管理的意识，使各参建单位的规范化档案管理不在仅仅只停留在表面，而在建设过程中落实到具体的工作上，发挥其实际作用，为水利工程档案管理工作的规范化承担义务，负起责任。
　　2.3采用合同制，将水利工程档案管理纳入考核机制
　　《中华人民共和国合同法》第二百七十四条规定，勘察、设计合同的内容包括提交有关资料和文件的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。此项条款有利于建设单位在合同协议中设立有关档案的专用条款，以取得档案工作的主动权，保证档案收集归档工作的完整、准确和系统。
　　但在如今新的建设体制下，水利工程的档案管理应和设计、施工、监理同步，采用合同制模式。根据目前水利工程建设的实际情况，可以采用的合同模式主要有两种：一是档案管理任务合同制。在水利工程建设招标时，将水利工程档案管理工作单列为一项任务，以招标或委托方式与专业档案管理机构、部门或个人签订水利工程档案管理合同，由他们按照合同的要求，对水利工程档案进行系统、全面、规范的管理，以合同的形式明确双方的权利和义务，以及相关法律责任。二是对参建单位实行档案管理合同制。建设单位进行设计、施工、监理招标时，将对档案工作提出相关的要求同时列入招标条款中，并在编制标书时对水利工程建设过程中，档案管理工作相关要求及竣工验收时档案管理工作应达到的目标做出具体规定。待开标后，这些要求及规定以合同条款的方式在甲乙双方之间加以详细的明确。水利工程建设单位在与设计、施工、监理单位签订合同时，对于各投标单位，除了要认真考虑其资质等级、业务水平、人员素质外，也要把档案收集管理质量的好坏作为衡量该单位整体水平高低的一项重要内容。把水利工程建设过程中文件材料的收集、整理、管理等工作，作为合同的独立的条款，对水利工程文件材料的质量、归档份数、移交时间及违约等相关内容提出明确且具体的要求，以引起参建单位的足够重视。利用合同的形式，明确乙方在水利工程档案管理方面的工作内容和责任，使水利工程文件材料收集、整理、立卷、归档工作得到法律的保证。
　　在水利工程竣工验收时，只有合同范围内的工程质量和档案都合格时才能确定为合格工程。同时对合同违约的，要处以一定数额的经济处罚。在以上两种合同模式中，水利工程档案管理部门要积极参与合同签订工作，配合建设单位运用合同契约的形式，确定设计、施工、监理等单位在水利工程档案管理的工作中应履行的职责和义务，凭借合同的约束，保证文件材料收集、整理、归档、移交工作质量。
　　采用合同制的管理模式，对于促进水利工程档案管理工作的规范化具有十分重要的意义。
　　参考文献
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