大数据时代高校档案管理的创新路径

作者:未知

  摘 要 大数据时代为高校档案管理工作带来发展机遇,档案管理创新发展过程中,遇到很多问题,需要进一步在实践中探索有效措施解决问题。大数据时代下,高校应重视档案管理的作用,提高管理工作者的专业能力,促进档案管理的顺利发展。
  关键词 大数据时代 高校档案管理 创新路径
  中图分类号:G647 文献标识码:A DOI:10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.06.086
  Innovative Path of Archives Management in Colleges
  and Universities in the Age of Big Data
  CHEN Lin[1], JIANG Guohua[2]
  ([1] College of Post and Telecommunication of Wuhan Institute of Technology, Wuhan, Hubei 430073;
  [2] Wuchang University of Technology, Wuhan, Hubei 430223)
  Abstract The era of big data brings opportunities for the development of archives management in colleges and universities. In the process of innovation and development of archives management, there are many problems that need to be solved by further exploring effective measures in practice. In the era of big data, colleges and universities should attach importance to the role of archives management, improve the professional ability of managers, and promote the smooth development of archives management.
  Keywords the era of big data; college archives management; innovative path
  高校传统的档案管理模式,已经无法满足大数据时代下膨胀的档案数据需求,影响了档案管理的效果。因此,高校应该积极与大数据技术有效融合,探讨创新发展路径,发挥大数据的信息处理优势,提高档案管理服务质量。
  1 大数据时代高校档案管理工作的定义及特征
  1.1 大数据时代高校档案管理工作的定义
  大数据的具体定义比较抽象,属于一种数据处理方式,指代项目数额内容较大,无法用精确数字进行准确定位。大数据是一种全新的处理模式,为社会发展提供了非常重要的发展动力,目前高校档案管理也借助大数据优势,不断强化发展模式。通过大数据技术对数据进行优化,能够使得信息资讯更加多样化,对于数据的处理方式也更加准确,具有更多自身优势。大数据时代能够为高校及社会各个企业带来更多发展机遇,能够处理所有数据且准确度高,因此高校在档案管理中应积极改革,有效利用大数据先进技术,综合提升档案管理工作质量。
  1.2 大数据时代高校档案管理工作的特征
  (1)高校档案数量增多。随着教育事业顺利发展,我国高校档案数量逐渐上升,为高校档案管理工作人员带来压力。随着社会形势变化,人们对教育需求的提高,高校人才培养内容逐渐丰富化,各种教学活动、课程案例、实验研究等都需要整理,高校应积极做好相关资料的归档工作。此外,为了改善传统纸质的文档存储形式,需要利用相关技术设备,提高档案管理工作效率,不断完善纸质档案信息化进程,推动高校档案管理的有效发展。
  (2)高校档案种类繁复。我国高校学术性人才数量不断增加,输出的档案数量比较就会比较繁复,这也是高校高阶知识分子集聚的特征表现。社会科技发展带动着教育内容的全速发展,高校的学术性内容增加趋势显著,促使档案种类不断增多。随着大数据时代的到来,高校档案形式也在创新中发展,不只局限于文字形式,还有音频、视频、图片等多样化的内容,进而增加了高校档案种类。
  (3)高校档案处理速度要求高。随着社会对人才需求的要求不断提升,高校档案的使用率也在提高,这就要求档案管理人员对档案的处理速度不断提高,进而提高档案管理的工作效率。高校档案数量及内容不断丰富,为档案管理带来了一定的难度和压力,用户需要及时反馈档案的使用情况,才能更准确地处理档案信息。
  2 大数据时代高校档案管理的现状及面临的挑战
  2.1 大数据时代高校档案管理的现状
  (1)投入资金不足。大数据技术为高校档案管理带来机遇,高校需要投入更多的时间和精力去学习新的技术,才能满足人们对档案管理服务的需求。虽然高校已经逐渐关注大数据技术在档案管理中发挥的作用,但高校投入的资金、物力依然不够,影响了大数据技术的开发利用,无法促进档案管理的创新性发展。
  (2)宣传力度不够。随着高校档案使用率逐渐上升,档案管理工作也受到高校重视,并不断改善档案管理方法。目前高校档案管理依然沿用传统模式,对于大数据信息技術的运用不够彻底,无法实现档案管理的信息化高效发展。高校档案管理工作,对于大数据时代技术的应用宣传力度不够,管理工作者现代化管理水平不足,档案整理的知识也比较欠缺,影响了高校档案管理的创新发展。[1]   (3)忽视了鉴定环节和编研环节。高校档案数量逐年增长,整理的资料室非常庞杂的,每年都需要归档、存档,长期以往增加了档案室的压力。高校在进行档案存档时,应该进行有效鉴定,深入探讨一下档案中的内容,保证资料都是值得记录的。档案管理缺乏鉴定环节的考虑,往往使得档案中内容繁杂,应该对档案的价值进行评估,进而将有用的信息存入档案馆,并将其余的部分不再利用,能够提升档案利用率。此外,高校档案管理工作,重点以整理档案信息内容为主,很少关注档案的编辑和研究。这样一来,虽然在档案整理上耗时过多,却无法提升档案管理工作效率,忽视了编辑和研究环节,无法促进档案管理方式的有效创新。
  (4)缺乏专业人才。高校档案管理结合大数据技术快速发展,在这个变革过程中急需专业人才,为高校创造良好的档案管理发展环境。档案管理本身就是比较复杂的工作内容,需要管理者具备更专业的素质,拥有比较耐心的性格,能够去更好地管理和处理信息。目前高校档案管理工作者,自身专业素养不高,很难完成工作的更高需求,需要受到高校的重视。[2]
  2.2 大数据时代高校档案管理面临的挑战
  (1)大数据对档案收集的挑战。传统的数据处理环境下,很多历史数据的保存,都需要人为鉴定确定保存价值,再对资料进行整理归档。传统的档案管理中,档案的收集、鉴定和整理都非常重要,能够清晰地进行档案管理,提高了档案的利用率。而随着大数据技术发展,高校档案的形式多样化,使得档案数量和样式均激增,传统档案的收集方法已经无法满足工作需求,面对海量的数据,档案管理工作具有更大的压力。大数据时代为档案资源带来更丰富的信息,管理工作者如何有效收集档案,并提升档案的保存价值,还需更进一步地思考。
  (2)大数据对档案保管的挑战。高校档案中的内容多样,传统的管理模式下,通常以纸质材料居多,光盘为主要的电子档记录形式,其中包括音频或视频材料。大数据时代丰富了档案的存储形式,档案的電子存档中通常以DVD为主,拓展了原本的存储容量,档案存放内容包括图像、文本、影响、多媒体链接、声音等等。大数据时代档案数据的体现形式,随着大数据时代发展逐渐丰富化,且多以非结构化数据或半结构化数据为主。但是现有的数据多以结构化进行存储,这与大数据处理方式有所冲突,因此高校如何选择更有效的存档方式,已经成为重大难题。此外,大数据环境下进行数据处理,很容易出现数据损坏、丢失或泄露的情况,数据安全受到威胁。
  (3)大数据对档案利用的挑战。高校档案管理工作,随着大数据时代的影响,发生着更大的变革。高校档案内容逐渐多元化,随着社会发展,人们的认知和生活不断丰富,对于档案信息的价值具有更高要求。高校档案的使用者也逐渐多元化,人们对于档案需求较大,不仅学校内部人员是档案的使用者,外来的潜在用户也在增多,拓展了高校档案的服务范围。大数据时代信息技术条件,使得人们对档案的提取利用更加便捷化,档案的管理应该更加自主化,以满足更多人对档案资料使用的需求。高校档案的利用需求不断提高,需要满足个性化、多元化、时效性发展需求,这就需要高校档案管理工作能够满足更多需求。但目前高校档案管理中,对档案的有效利用服务整体服务质量不高,管理服务的方式单一、传统,利用档案主要以复制或实地查阅为主,且在非工作日时间很难满足用户使用需求。
  3 大数据时代高校档案管理的创新路径
  3.1 利用信息化技术,实现档案信息共享
  高校档案管理工作,需要积极利用信息化技术,提高工作效率,进而实现档案信息的有效共享。高校档案管理通过对数据进行分析,改善传统的档案管理模式,使得高校档案可视化发展,发挥大数据信息处理的更大作用。大数据时代下,高校档案管理通过合理运用信息化技术,能够实现档案信息的快速收集,实现信息的归档和共享,方便学生更好的使用。高校将入校的学生建立好专属的档案,将有价值的资料详细地记录,可以通过学生档案清晰地了解其自身发展情况。高校将每一个学生的档案进行鉴定,确定情况符合实际后,把学生档案信息放在建立的数据库中,方便后期提取使用。高校教师可通过大数据平台,更准确的了解学生的学习、成长情况,进而对教育形式做出有效调整。
  3.2 加大对档案管理重要性的认识
  对于高校发展而言档案管理尤为重要,但相关管理工作者却没有足够重视,需要更进一步强化对档案管理工作重要性的认识。高校档案管理在大数据发展中,寻找新的创新发展模式,利用数据信息技术,能够提高档案管理服务质量,提升工作效率。高校档案的收集、整理、归档对于学生发展非常重要,应该受到高校的重视,进而促进高校整体管理质量的统一提高。
  3.3 开发适合高校档案管理的大数据分析工具
  高校档案管理中,学生档案室最重要的资源,已经是档案管理中的重点任务。高校通常通过学生档案进一步了解学生的综合素质,以及学生的学习发展情况,有助于教学实践的顺利发展。高校应该积极结合大数据分析优势,开发更有效的学生档案管理工具,能够为高校提供更准确地学生发展数据资源,引导学生正确、全面地发展。此外,高校还应该重视校企合作,积极引进一些合理的优秀企业,给学生提供实习的机会,才能让大学生真正地参与到档案管理当中,提高高校档案的利用率。
  3.4 打造高质量的高校档案管理队伍
  高校要想有效结合大数据优势,发挥档案管理的工作效率,就应该建造一支专业素质更强的管理队伍。在大数据时代背景下,积极培养高校档案管理工作人员的信息化素养,提升工作人员档案数据库建设能力,为档案管理的优化发展奠定基础。高校应定期为档案管理工作人员,给予更专业的培训,保证档案管理者能够熟练操作计算机,并且能够完成更专业的档案信息化管理任务,才能促进高校档案管理的整体发展。通过不断优化档案管理工作团队,提高档案服务质量,具备更高水平的信息技术,才能保证档案收集、整理和分析等工作的顺利进行。
  参考文献
  [1] 费紫琦.大数据时代高校档案服务创新研究[J].兰台世界,2019(01):121-123.
  [2] 纪华恩.大数据背景下的高校档案工作发展态势[J].兰台内外,2018(02):39-40.
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