企业信息系统成功实施的关键问题分析

来源:用户上传      作者:杜香和

　　摘   要：随着现代信息技术的发展，我国在信息技术领域取得巨大的成果，为社会中的各行各业发展提供了便捷的条件。当前我国已处于信息时代，各个行业都离不开信息技术和互联网的支持。企业要想获得更大的成就和长远的发展就必须对企业的信息进行规划，信息化建设离不开各种信息系统的支持。企业在开发建设信息系统时，只有对其中的关键问题掌握好，才有可能成功实施。文章主要从信息技术部门的角度，对企业的信息系统成功实施中需要注意的问题进行分析，以便可以有效促进系统的顺利实施。
　　关键词：企业信息系统;成功实施;关键问题;分析
　　随着企业在市场上的竞争日益激烈，许多企业都会上线先进的信息系统或是对旧的信息系统进行升级完善。信息系统的成功实施与否直接决定企业的现代化管理水平，同时，影响企业是否可以长远的发展。信息系统成功的实施会增强企业管理层人员对系统中信息的信任程度和依赖程度;相反，如果实施中遇到较多的困难或实施受阻，将会挫伤管理层和使用者的信心，从而对企业未来其他新系统的实施造成影响。由于企业的信息系统一般比较复杂，因此，就需要运用项目管理的方式介入实施过程以确保成功率，这是企业实施信息系统需要重点关注的问题。
　　1    企业信息系统相关介绍
　　结合企业目前的发展情况和未来的发展目标，运用先进的网络技术和信息化手段，设计出一个符合企业未来发展目标和实际需求的信息化解决方案，这就是企业的信息化规划。此外，企业的信息化水平，还可以为企业制定未来发展方向时提供必要的决策依据和数据支撑。企业在制定信息化规划时，首要条件是有一个准确的定位，基于这个条件首先需要对企业的目标及总体规划方法开展科学合理的设计，且需要紧紧围绕企业的核心业务。在我国信息化技术不断发展的前提下，企业的信息化建设是十分有必要的。通常在信息技术刚刚出现时企业的信息化规划就已经开始实施了，但是由于前期的信息技术还不是十分成熟和完善，因此，对于企业的需求无法更好地满足。当前，对企业提出的需求开展更加深入化的探索和研究，使企业的信息化发展程度得以提高，以及使用的信息化的规划手段更加科学、合理[1]。
　　2    借助项目管理的方式保障信息系统的实施
　　2.1  项目管理
　　为了能够创造出一种独有的服务或产品而开展的一项工作就可以称为项目管理，因为项目具有明确的起点和终点，因此，在一定意义上也被称为项目的临时性。当没有完成项目或是当项目的目标到达终点时，项目就此中断或完成。将企业的各种技能与知识以及技术全部应用在项目中，以此满足项目所提出的需求就是项目管理。项目管理是一个极其复杂和繁琐的系统工程，具有极高的综合性，所以，企业如果可以在信息系统实施管理中应用项目管理，将会获得更为良好的效果[2]。
　　2.2  项目实施的关键问题
　　2.2.1  系统需求的发起
　　企业在引进新系统之前，必然需要经过系统的立项才可以进行，这个过程是为了明确以下几点：这个系统在引进企业内会有哪些问题？企业是否需要这个系统？或是会给企业带来什么样的帮助？立项需要发起人的支持，不论是管理部门还是应用部门，发起人对于系统成功实施都有着重要的作用。
　　企业的信息技术部门需要向企业管理层提交每年的计划实施的信息系统项目，并在计划提交之前，与企业的应用部门、管理部门进行充分的沟通和必要的论证。采用交流的形式对于新系统的态度是否看重更为细致的观察。如果对于信息系统没有非常积极的表现，从企业的角度就需要考虑新系统是否有必要实施。在分析阶段就要让应用部门内部对信息系统有充分了解，并且参与到系统实施的各个环节中，直到项目成功完成;如果应用部门对于其提出了具体的需求，那么信息技术部门就需要对于信息系统开展充分的论证，来证明它的可行性和合理性。
　　2.2.2  系统需求的合理性
　　在项目启动以后，系统建设方应与企业共同对系统的需求进行分析。如果这个信息系统产品在公司内已经发展得比较成熟，那么企业应用该信息系统时，则会体现出在企业信息系统中的客户化。并且企业需求中的部分内容都是由企业的应用部门所提出，而信息部门和管理部门之间则应该开展联合，这样会更方便分析和探讨这些需求，要保证这些需求的合理性。对于在技术上不能满足需求要提前与企业的应用部门进行详细的说明和解释，不要等到项目处于结束时期再进行改制。另外，如果需求模糊，将会导致形成信息系统的无边界客户化，使系统不能处于完毕状态，对企业带来极大不便[3]。与此同时，企业的信息部门对于已经提出的需求进行充分考虑，一部分人会认为信息部门所提出的需求就是与企业再用系统的集成。集成虽然确实是一个极重要的重点，但是最容易为技术人员所忽视的问题是，在对业务有了深入的了解以后，还可以给应用人员提出更好的解决办法。因此，企业内部的信息部门应该将技术与业务之间进行紧密的结合，使用户得到更加完善的解决策略。
　　2.2.3  解决系统执行过程中的技术难点
　　对于企业来说，实现计划的过程与项目的执行过程是一样的。而对于企业的新项目而言，尤其是还在探索中的项目，在开始实施时还没有非常多的参考案例，因此，在项目执行的过程中一定会遇到一些技术难点，很难有更好的解决方式。企业的信息部门对于这些已经出现的或是潜在的技术问题應给予高度的重视，并及时通知信息系统公司采取处理措施和解决措施。如果是由于技术条件产生的影响，那么就应该对问题所产生的影响进行重新评估，这个评估也必须是完全准确的。如果产生的影响较小，就需要看企业对于这个影响是否可以接受;如果较大的话，则需要对方案重新进行调整，否则企业在应用信息系统中将会成为障碍[4]。
　　2.2.4  做好项目阶段性的总结工作 　　对于实施周期比较长的项目应该划分成几个阶段，并且由企业的信息保障部门起带头作用，应用信息系统的部门与生产系统的公司之间需要在这个过程中共同参与。也可以根据系统功能进行阶段的划分，另外，还可以根据完成情况划分阶段。通过总结，对于所取得成绩应基于充分的肯定，以此增强员工的信心[5-6]。
　　2.2.5  信息系统的收尾工作
　　收尾时期的工作是非常容易被忽略的，因为信息系统已经在企业中开始应用，企業和信息系统公司都没有了初期阶段的紧迫感。但是尾期的工作如果没有完善到位，也会有许多不必要的问题出现。一般有以下几方面的内容需要注意：（1）做好系统在应用以后的痕迹保留工作。（2）请信息系统公司为企业管理人员和系统维护工作人员开展系统性的培训。（3）提供必要的应急预案防止信息系统产生突发性故障。
　　3    企业信息系统的规划方法
　　3.1  分析应用价值链
　　信息系统中有一种常用的方法就是价值链分析法，在企业中对其应用的主要过程就是对信息进行规划的过程，获取企业所需要的信息。这是一种极其有效的转换活动，输入后再次进行转换然后输出的过程，这是一个增值过程。对于促进企业信息活动的有效增值，价值链分析法具有明显的作用，并且还可以提升企业在市场上的竞争力。另外，信息技术的发展也是企业在进行增值的过程，从而实现企业信息化规划的目标。
　　3.2  战略信息系统法
　　战略信息系统法对于企业在信息化的规划中提高规划力有一定的帮助作用，可以为企业在市场上提升自身的竞争力。企业的战略信息系统法则主要体现在两个方面：（1）战略层次方面。（2）企业的战略意图，也就是说通过企业的战略发展概念从而实现企业的信息化所规划的。在信息化背景下的企业相比较传统的企业而言，战略信息化规划主要具有几个极为明显的特点：（1）层次起点较高，并且具有基层的规划基础。（2）规划的内容非常详细，所覆盖的层面也非常广，并且进行规划的内容也是对于企业整个信息系统的所有，不仅是针对系统的某一个部分。（3）规划持续的时间比较长，这时的信息系统可以维持一个比较长的时间，从而能够提供更为全面的支持，维持的时间不再仅是一个较短的时间。
　　3.3  企业的系统规划
　　企业的系统规划主要是针对企业的业务开展的，也就是说通过使用规划和设计的方式对企业的整个信息系统加以完善。这种方式的魅力在于企业的管理层是否对其拥有认同感，换种方法说就是管理层对这种规划方法是否支持，并且这种方法是否可以参与到设计中。这也是企业系统规划方法能否成功实施的一项极为关键的因素，只有这样才可以促使企业的信息系统规划执行得更加全面。企业的信息化规划需要具备的重点内容非常复杂，例如企业的运行、企业的高效工作率以及企业的业务等，这要求对企业的目标以及职能阶段任务的基础进行细致的分析，并尽快熟悉整个企业的运转工作流程。
　　3.4  关键成功因素
　　利用反思的方式进行规划的方法就是关键成功因素法。这种方法主要通过对企业的信息进行规划，查询失败的原因并充分分析，并且需要将成功的关键因素进行总结和归纳，从各种关键因素中找出信息规划的需求以及下一步的主要成功因素，从而帮助企业的信息系统开发和研究找到正确的方向与流程。除此以外，企业管理层与工作人员之间最方便、高效的沟通方式也是成功的关键因素方法，使得企业内部的员工可以直接与企业的管理层人员进行商讨和交流。
　　4    企业将信息系统软件外包出去成功实施的关键因素
　　4.1  选择口碑好、实力强的信息系统软件外包企业
　　企业在对外包商进行选择时，可以采用公开招标的形式，通过对投标单位中业务能力以及软件过程能力都比较好的单位进行综合评估，并且不仅需要选择口碑好的外包商，还需要选择实力强的企业作为承包方，以此来保证系统数据的安全性，还需要与承包方之间签订安全保密协议，制定严格的管理制度。
　　4.2  充分调研，做好项目需求分析工作
　　企业在将信息系统进行外包时，必须要做好上述项目需求的一系列工作。业务部门在用户提出自己的需求以后，与软件开发人员沟通要求和标准。工作人员通过对信息系统的需求进行分析，可以了解用户工作的流程，并且有一个正确的分类，从而确定信息系统的可接受性等。在需求报告行程之前，对在这个过程中发现的不一致的地方进行改正或者完善。
　　4.3  明确各部门之间的责任，保证项目进度
　　企业应将部门之间的具体责任进行明确，在信息系统开发时避免出现问题，如果没有建立明确的责任制度，会导致发生推脱情况。企业还应选派技术人员全程参与开发过程，并且需要建立一项完整的项目进展情况计划表。
　　4.4  做好软件的测试工作，提高信息系统的质量
　　从信息系统的技术方面来而言，开发各种信息系统的目的就是能够得到高质量的软件。企业如果想要保证软件的质量，那么测试工作是极为重要的，并且不可缺少。通过制定测试计划，开展测试准备前的工作，组建一支专业的测试队伍，这个队伍中应该包括测试项目的负责人、测试的分析元以及设计员和测试员等。一般测试方法应选择动态测试或是静态测试，最重要的就是需要进行安全性以及可靠性的测试。
　　4.5  做好信息系统软件的验收工作
　　企业在验收信息系统时，要对其进行严格的审查，如果经审查以后符合验收条件，就按照验收标准和验收工作流程开展验收工作。验收的程序主要分为文档检查和技术测试。文档检查主要是对合同、信息安全评测报告、系统使用手册以及招标投书进行检查。技术检测的工作主要是由专业人员负责。
　　4.6  知识产权保护 　　企业外包信息系统时，要注意保护好知识产权：（1）需要与承包方之间签订保密协议。（2）企业要通过技术分析提供最少的核心机密。
　　对于在此过程中产生的其他知识产权，企业也需要与承包方签订严密的书面合同，明确几方面的规定：（1）软件是一个完整的整体的知识产权归属。（2）因知识产权归属后的法律适用以及发生侵权纠纷的具体解决方式，包括损失和责任。（3）軟件中的代码归属等具体的规定。
　　5    结语
　　企业一般都会通过项目管理的方式实施信息系统，在项目管理工作中，企业尤其是企业中的信息保障部门需要从自身的角度介入进来。在项目管理开展的过程中，信息保障部门需要把握这个过程中的重点环节，并且控制好信息系统的实施进度，从而将影响信息系统成功实施的问题快速解决。
　　[参考文献]
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　　[3]陈国卫，魏汝祥，吴琴.军用软件外包探讨[J].装备制造技术，2008（9）：14-15.
　　[4]赵黎强，何军，费翔.企业系统规划法的重塑分析[J].天津城建大学学报，2015（4）：293-209.
　　[5]张翔.基于复杂网络理论的高速公路管理企业信息系统规划方法研究[D].西安：长安大学，2016.
　　[6]张聚兴，刘俊芳，杨龙频.医院信息管理系统实施中的经验与教训[J].中国医院，2004（9）：74-75.
　　Analysis on key problems in successful implementation of enterprise information system
　　Du Xianghe
　　（Time Publishing Media Co.， Ltd.， Hefei 230071， China）
　　Abstract：With the development of modern information technology， China has made great achievements in the field of information technology， providing convenient conditions for the development of all walks of life in society. At present， China is in the information age， and all industries can not do without the support of information technology and the Internet. In order to achieve greater achievements and long-term development， enterprises must plan their information， and information construction can not be separated from the support of various information systems. When enterprises develop and construct information systems， only when they have a good grasp of the key issues， can they successfully implement them. In this paper， from the perspective of information technology departments， the successful implementation of enterprise information systems need to pay attention to the problems are analyzed in order to effectively promote the smooth implementation of the system.
　　Key words：enterprise information system; successful implementation; key issues; analysis
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