加强和完善档案管理制度的思考
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作者: 王凯华
【摘 要】档案工作规范化、标准化，是实现档案管理的保证，建立健全档案管理制度是做好档案工作的基础。随着档案事业的发展，档案管理工作发生了显著变化，对从事档案管理人员提出了更高、更新的要求，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。
【关键词】档案管理;制度;构建;完善
社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。
１．不断加强档案人才资源建设
人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。
1.1促进人才流动，盘活人才资源
引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。
1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用
环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。
1.3保持档案干部队伍的稳定性
档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。
2.加大档案管理人员培养力度
随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。
2.1政治素质
档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。
2.2业务素质
随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。
2.3现代管理的素质
第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。
3.促进档案工作的规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。
3.1加强制度建设
制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。
3.3严格公文的制发
档案由公文转化而来，公文制发得如何，不但决定公文本身的质量，也影响档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。如：公文用纸的质量、规格，排版形式；公文的签发手续、审批权限是否合格；公文的标题、主送和抄送单位是否准确、有无日期；字迹是否牢固清晰，不使用褪色的笔种、墨水，以有利于日后长久保管利用；不滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用等问题。因此，在公文制发中，必须要解决好规范化、标准化的问题，以提高档案实体质量，为档案实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
【参考文献】
［１］邓绍兴，陈智为．档案管理学[M]．中国人民大学出版社．
［２］王英玮．专门档案管理[M]．中国人民大学出版社．
［３］倪勤，李更发．档案工作实践与理论[M]．中国文史出版社．
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