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基于SharePoint平台的知识协同管理系统的设计

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  摘要:本文从湖北广播电视总台技术管理服务中心知识协同管理系统建设的实践出发,阐述了团队协同的重要性,介绍了基于SharePoint开发的知识协同管理系统,包括系统技术架构和知识存储、知识发现和测量、团队协作、权限管理以及系统管理五大功能模块。
  关键词:团队协同;SharePoint;知识管理
  中图分类号:TP393 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2011) 15-0000-01
  Knowledge Collaboration Management System Design Based on SharePoint Platform
  Sun Hui,Li Jun,Gong Yusheng
  (Hubei Radio and TV Station,Wuhan430000,China)
  Abstract:This article from the Hubei Radio and Television Technology Center Knowledge Management practice of building collaborative management system,and expounds the importance of team collaboration,describes the development of the knowledge of SharePoint-based collaborative management system,including system technical architecture and knowledge storage,knowledge discovery and measurement,teamwork,rights management and systems management five functional modules.
  Keywords:Teamwork;SharePoint;Knowledge management
  一、引言
  在世界逐渐平坦化的今天,各种组织、各类成员之间相互协作的机会日益增多。团队成为知识经济时代最为有效的组织形式。同时,也对团队内部各类信息的沟通交流提出了更高的要求。团队的工作成果很大程度上受到团队沟通效率的影响,因而如何构建有效的沟通方式成为团队建设的重要环节。知识协同管理能为组织显性知识和隐性知识共享提供途径。作为湖北广播电视总台下属的技术管理服务中心,目前也逐渐认识到知识协同管理的意义,期望摆脱以往知识分散在员工个体中的现象。目前正着手建立一个内部的知识协同管理系统,以便逐步形成良好的知识管理氛围,适应新形势下逐渐平坦社会的激烈竞争。通过知识管理来聚集不同时间、不同空间所产生的各类经验,流程再造,汇集集体智慧创造更大价值。
  二、SharePoint基本概念
  Sharepoint Services是Microsoft公司提供的一个企业协作平台,提供了企业级的网站管理、文档管理、工作流管理、商业智能和企业级搜索等一系列强大的功能。作为一种协作工具,通过SharePoint搭建工作流管理系统能够提高团队协同效率并保持充分的柔性,有效发挥现有计算机网络资源的作用,缩短业务运营周期,改善内外部流程。无缝地把各类组织、成员和知识连接起来,协同团队工作。在微软Sharepoint Services(MOSS)中有三种方式创建工作流:第一,打开MOSS的默认站点,使用已定义好的能满足常见的业务流程的几类工作流;第二,使用Microsoft Office SharePoint Designer设计无代码的工作流并直接发布到MOSS的站点中;第三,利用Visual Studio工作流编程工具开发自定义的SharePoint工作流,然后在MOSS上安装部署。
  三、系统技术架构
  本文是通过Visual Studio工具开发自定义SharePoint工作流,然后在MOSS上安装部署的基于Web的在线支持团队协同的知识管理系统。
  本系统从软件架构方面分析主要包括三个部分:(1)用户界面,定义了呈现给用户的一系列接口,通过与中间件的交互,触发流程,或直接访问数据库,本系统使用SharePoini的导航栏为用户提供统一界面,以便团队用户进行交流以及站点内相关信息的浏览;(2)中间件,本系统主要使用MOSS2007和Skelta BPM.NET进行业务流程的定义和开发,Skelta BPM.NET是全球第一的.Net工作流引擎,能够得心应手的处理小型或是大型的业务流程,并可以集成到任何项目中;(3)数据库,数据库可以细分为两个类别:SharePoint列表和SQL数据库,SharePoint列表主要用于文档存储,事件、日程表或其他下载量小的数据;SQL数据库主要用于大量信息和流程存储,如用户基本信息等其它信息。
  本系统从硬件架构方面分析主要包括三台服务器:(1)Web/SharePoint服务器,它提供客户端和SharePoint服务器之间的交互,主要用于向用户提供接口服务,用户通过这些接口访问、上传和下载信息或者启动流程;(2)SQL数据库服务器,所有数据都将存储在SQL服务器上(客户定制、SharePoint和其他数据库,等等);(3)SkeltaBPM服务器,处理所有Skella工作流的工作流引擎,用来存储和管理工作流、队列和其他相关信息。
  四、知识协同管理系统功能模块
  知识协同管理系统涉及五大模块:知识存储、知识发现和测量、团队协作、权限管理以及系统管理。(1)知识存储模块:作用是为组织数据提供高效的内容管理,统一资源。SharePoint的文档管理提供审计功能,能跟踪特定事件并反馈事件,包括文档的打开,查看,编辑,签出,甚至将文档移到新位置等。这些记录都使得文档的管理更为安全,规范。主要包括的技术涉及SharePoint的文档管理和SQLServer数据库技术。(2)知识发现和测量模块:作用是积累信息资源、专家技能,改进组织的创新能力、快速响应能力、提高生产效率和员工的技能素质。本模块将提供知识管理的基础服务,包括知识库管理(知识主题、技能主题的上传、维护等)、知识管理过程的实现(知识发现、搜索、组织、共享、应用和创新的动态过程)、知识管理的战略环境的营造(战略规划、评测等)。通过知识管理与业务流程相结合,在业务过程中不断积累知识,通过知识化业务流程来不断优化组织运作体系,从而提高员工的素质和能力。本模块主要涉及SharePoint的文档管理、工作流和检索等技术。(3)团队协作模块:作用是方便用户在不同的层次上开展协作沟通。利用MOSS强大的协作服务,为组织知识管理过程中的行政事务、公文、会议到事务协作、审批流程以及项目团队管理等提供全面的协作支持。主要涉及的技术类容包括团队站点、博客、WIKI以及工作流管理。(4)权限管理模块:作用是为系统提供统一的角色管理,通过使用MOSS以及Windows活动目录的功能,方便对系统中的各种角色进行管理。针对部分管理者或者流程审批者不能及时操作的问题,该模块增加了角色代理的功能,提高了业务流程的效率。(5)系统管理模块:系统管理包括内容管理、通知和任务列表等内容。涉及统计分析、流程监控等活动。主要包含电子邮件、公告、新闻等技术内容。
  五、总结
  组织知识协同管理建设任重而道远,分析组织活动以及之间的业务关系是一个复杂的过程,也是项目成功实施的关键。既要需要科学规划,也需要注重实际,平稳实施。
  

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