关于新时期提高检察档案服务效能的思考

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　　摘 要：检察档案是检察机关全部活动的原始记录，利用检察档案服务于检察工作是检察机关档案工作的根本目的。针对当前检察档案在服务观念、管理手段、服务方式、服务内容上存在的一系列问题，笔者结合工作实际，就新时期如何提高检察档案的服务效能作些探讨。
　　关键词：检察档案；服务效能；存在问题；转变
　　
　　检察档案是检察机关全部活动的原始记录，也是记载检察机关全面发展的重要文献。如何充分挖掘这一信息资源，服务于检察工作的各个环节，促进检察事业的发展，是检察机关档案工作的根本目的所在，也是实现检察档案自身价值的有效途径。伴随着科学技术的飞速发展，传统的服务模式已经越来越不适应现代化档案建设的需要，检察机关的档案工作要与社会同步协调发展，就必须转变工作思路，提高服务效能。下面，笔者结合工作实际，就新时期如何提高检察档案的服务效能谈几点粗浅体会，与同行交流探讨。
　　
　　一、目前检察档案服务模式上存在的问题
　　
　　1、重办案、轻档案。少数检察干警档案意识比较淡薄，在把握犯罪事实，运用犯罪证据上关注的多，而对档案材料的收集完整和准确规范上注重的少，有可能造成档案资料的保存不完整，有价值应该归档的材料没有及时的归档，使档案的利用工作成了无源之水无本之木。
　　2、重归档、轻利用。大部分基层检察院只注重档案的归档工作，将检察档案作为收藏品，每年只是按规定收集、整理、编号、归档，然后就束之高阁。平时最多办理一下借阅手续，检察档案的利用率不高。
　　3、重被动、轻主动。在档案利用上存在方式的落后，档案人员只是等待查阅者上门来查阅，使档案资源得不到系统有效的开发利用，档案员也只是传统意义上的档案资料的收集员，整理员和保管员。
　　4、重保密、轻开放。现有的利用渠道不畅通，如诉讼档案还一直存放在各检察院内，没有向社会公开，使档案的利用价值大大降低。
　　5、重单一、轻系统。在管理上存在着档案检索体系不够健全，检索工具设置过于简单，案卷目录一本账，重复交叉现象较严重，整体功能发挥难的问题。
　　6、重传统、轻开发。检察机关的档案信息资源建设，普遍存在着保守现状，踏步前进的现象，与飞跃发展的信息化社会形势不相适应。
　　
　　二、提高检察档案服务效能，实现“四个转变”
　　
　　1、变单纯的保管为保管与利用相结合，实现档案人员职能的转变
　　目前，大部分基层检察院档案人员的职能还主要是放在档案资料的保管上，抱着不求有功，但求无过的心态，机械而被动地完成工作，对档案的利用没有引起足够的重视，造成检察档案资源的浪费。因此，我们要实现档案人员职能的转变，将单纯的保管变为保管与利用相结合，最大限度地发挥检察档案的服务功能。首先，要提高检察档案人员的综合素质。档案人员要成为检察事业发展的信息资料员，不仅要有满腔的工作热情，还需要全面扎实的法律和检察业务知识、档案专业知识和与档案工作有关的其他知识及先进的管理方法，才能使档案利用工作真正开展起来，做到有的放矢。其次，要加强档案利用工作的宣传。在干警中宣传检察档案的价值，提高干警重视检察档案的意识，引导干警有针对性地利用档案，从而自觉利用检察档案更好地服务于检察工作。再次，要有编研成果。要体现检察档案的利用价值，必须在开发利用上多动脑筋，挖潜力，积极展示档案工作的价值，使档案工作越来越得到重视和认可。档案人员只有把工作职能转移到保管与利用相结合上来，并坚持保管和利用并重的方针，做到以保管为基础，以利用为目标，才能实现档案保管和档案利用相互依存、相互促进的良性发展，从而更好地提高检察档案的服务效能。
　　
　　2、变传统的人工管理为现代化高科技管理，实现检察档案管理手段的转变
　　随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好检察档案的现代化管理已迫在眉睫。在传统的档案管理工作中，我们的档案人员主要以手工抄录为主，也编制了许多档案目录和检索卡片，档案的查阅全靠手工劳动，相对现代化检索技术而言，这种方法显得过于具体和繁杂，也增加了查阅档案的工作量，不能快速高效地为利用者提供服务。因此要使检察档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐，就要充分利用现代代高科技手段，真正实现档案管理的智能化、自动化，大大增强检察档案管理的科技含量。（1）要建立检察档案管理系统。充分发挥计算机技术的优势，开发出一套多功能、全方位的检索系统和检索工具，让使用者及时查到有用、有价值的档案资料。（2）要形成检察机关内部档案管理网络。把文档管理模块嵌入到检察业务信息系统的工作流程，实现文档一体化，尽快做到资源共享。（3）将管理的对象由单一的文件管理向多元化的电子档案收集发展，实现纸质和电子文件档案共管。（4）要大力采用扫描、缩微等先进技术。提高档案自身的科技含量，用高科技手段对具有一定价值的档案资料进行深层次的包装，提高其利用率。
　　
　　3、变被动服务为主动服务，实现检察档案服务方式的转变
　　档案人员只有变被动服务为主动服务，才能及时地有针对性地提供检察档案信息，使检察档案真正起到咨询、参谋作用。（1）首先要转变服务观念。检察档案人员要突出服务这个主题，进一步增强服务意识，更新服务观念，改变服务方式，做好主动服务工作，变被动、坐等上门式的服务为主动出击式服务。（2）其次要提高服务质量。做到广角度、多层次收集检察档案信息资源，及时或超前为领导决策和检察机关重大活动的开展提供有效的档案信息服务。如通过利用检察档案分析犯罪特点，形成高质量的调研报告进入领导决策，又如利用检察档案形成普法专题文章宣传推动检察工作。同时，要走出档案室，积极为业务部门提供成果信息，做到检察中心工作开展到哪里，档案工作也就延伸到哪里，变被动为主动，变滞后为超前，变封闭为开放，以无处不在的档案服务体现档案工作的价值。（3）再次要达到服务效果。要对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，并及时编发检察档案利用的社会效益、经济效益的案例，以科学的态度，把检察档案的服务工作做好。
　　
　　4、变简单地提供案卷服务为多种信息和信息产品的服务，实现检察档案服务内容的转变
　　检察机关档案工作的最终目的就是要最大限度地开发检察档案信息资源服务于检察工作。随着检察事业的不断发展，充分利用档案的潜在价值创造出资源价值才能为档案工作争得一席之地。简单地提供案卷服务已经不能适应时代的发展，只有推陈出新，多层次多渠道地开发档案信息，才能出成果出效益。要做到这些，就必须大力加强检察档案编研工作。（1）编研工作要注重时效性。档案人员要紧跟时代的步伐，贴近时代的脉搏，围绕检察工作的需要，紧紧把握检察工作的动态，抓住重大活动和社会关注的热点、焦点问题，选准主题，以最佳时机撰写有利用价值又具有时代特点的检察档案编研材料，为检察事业的发展服务。（2）编研工作要突出典型性。编研工作可供选题的角度很多，不可能面面俱到，档案人员应该选取那些足以代表检察工作中最典型、最出彩的档案信息资源，进行精、准、细的加工，从而打造编研材料的精品，使之更具吸引力。如《精品案例分析》、《检察调研成果分析》等。（3）编研工作要体现新颖性。信息化时代的到来，不断刷新着人们旧的观念意识，也向传统的档案编研工作提出了全新的挑战。档案人员要适应时代信息开放的特点，实现编研内容和载体形式的创新，从“档案编研工作就是修史编志”的框框中解放出来，让档案编研工作走进现实生活，提供丰富多样的编研作品。在形式上也要具有特色，采用现代高科技形式，创造出生动活泼、式样新颖的编研利用效果。

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