新形势下高校档案工作“三个体系”建设解析
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作者: 张宏静
摘 要：高校档案作为高校各项工作和广大师生各方面情况的真实记录，是促进高校事业科学发展、维护高校及广大师生根本利益的重要依据。通过学习贯彻中办、国办联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，论述了新形势下高校档案工作“三个体系”建设。
关键词：高校;档案工作;“三个体系”建设
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）34-0171-02
档案工作是高校各项工作中不可或缺的重要的基础性工作，做好档案工作是高校的历史使命和法定职责。当前，面对新形势新任务新要求，高校档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新。中办、国办联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），为新形势下高校档案工作“三个体系”建设指明了方向，提供了遵循。
一、高校档案资源体系建设
丰富的档案资源是高校档案工作赖以存在和科学发展的基石，是高校档案部门的立馆之本、强馆之基、活馆之源。《意见》对档案资源体系建设提出了新措施，具体到高校，就是要加大高校档案收集整理力度，完善高校档案归档制度，重视做好师生档案，科学整合高校档案信息资源。
1.加大高校档案收集整理力度
高校档案部门要高度重视档案收集整理工作，把档案收集整理工作与人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等各项工作同规划、同部署、同落实、同检查，做到各项工作开展到哪里，档案收集整理工作就覆盖到哪里。随着高校事业的发展需要，高校会不定期成立如协同创新等新的职能部门、专项工作机构或非常设机构，档案部门要主动跟进、积极参与，确保档案收集整理工作同步覆盖。高校档案部门要定期进行档案收集整理业务培训，监督指导各单位各部门及时建立健全并严格执行档案收集整理工作制度。
2.完善高校档案归档制度
高校档案部门要认清形势、与时俱进，顺应高校事业发展的趋势，建立健全高校文件材料归档制度，做到应归尽归，不留死角，及时制定或修订高校各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。要强化高校依法归档意识，凡是应归档的各种载体的文件材料，都要向高校档案部门移交，任何单位、部门和个人不得以各种理由据为己有或拒绝归档、部分归档。为了维护档案的齐全完整和真实可靠，对损毁、丢失档案的，高校档案部门要依据相关档案法规严肃查处，并督促档案形成单位和部门积极予以补救。
3.重视做好师生档案工作
高校档案部门要坚持以人为本，尊重人的主体地位，把师生档案全面纳入高校档案资源体系。高校档案是广大师生工作、学习、生活等各方面情况的真实记录，越来越成为维护师生切身利益的重要依据。档案部门要研究制定师生档案归档范围、管理办法，监督指导与师生切身利益密切相关的各类文件材料的收集归档，积极接收各类师生档案，不断提高师生档案的接收比重，把师生档案纳入高校档案资源体系，并按有关规定管理、提供利用。
4.科学整合高校档案信息资源
高校档案部门要加强顶层设计，科学整合档案信息资源，建立高效合理实用的档案管理架构。要统筹规划，以打破利益部门多头管理、各自为政为出发点和落脚点，积极采用实体整合、信息整合等手段，建立档案信息资源中心，把隶属于校内各部门的各种载体的档案信息资源整合起来，推动高校档案信息资源的科学配置，为高校档案信息资源的综合开发利用打下坚实基础。
二、高校档案利用体系建设
为高校各部门各单位和广大师生提供全方位、多层次的档案服务是高校档案工作的根本目的，只有通过提供优质高效的档案服务，才能体现高校档案和档案工作的价值。《意见》对档案利用体系建设提出了新措施，具体到高校，就是要创新高校档案服务形式，强化高校档案服务功能，加大高校档案开发力度，加快推进高校传统载体档案数字化，促进高校档案资源共享。
1.创新高校档案服务形式
高校档案部门要解放思想、与时俱进、创新服务，树立以师生为中心的档案服务理念，把握师生需求规律，紧紧围绕高校各单位各部门尤其是广大师生的需求，未雨绸缪、超前谋划，主动公开高校公共信息，主动开发档案信息资源，有目的、有计划、有步骤、全方位地提供高校公开信息和档案信息服务。
2.强化高校档案服务功能
高校档案部门要增强服务意识，通过优质高效的档案服务，强化高校的档案意识。在服务对象上，不仅要为高校各单位各部门开展工作服务，更要为广大师生工作、学习、生活等各方面提供档案服务。在服务内容上，既要做好指导各单位各部门收集整理齐全档案的服务，又要做好为全校各方面各领域提供档案利用及学校公开信息、其他信息的服务，特别要积极把涉及广大师生工作、学习、生活等方面的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供各种形式的利用，从而更好满足师生日益增长的档案需求。
3.加大高校档案开发力度
高校档案部门要树立精品意识，实施精品战略，加强对档案信息资源的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量、可读性强的档案信息精品。在档案信息精品开发过程中，既要以树立正确的世界观、人生观、价值观为导向，弘扬主旋律、突出高品位，传播正能量、发出好声音，推出索引类、汇编类、综述类、述评类、预测类、数据库类档案信息精品。又要立足师生喜闻乐见，不断创新形式、丰富载体，增强档案精品的大众性、广泛性和吸引力、感染力，推出实物类、照片类、图片类、视频类、电子类等不同载体的档案信息精品。
4.加快推进高校传统载体档案数字化
高校要把数字档案馆（室）建设列入校园信息化建设整体发展规划和年度计划。高校档案部门要站在历史的高度、以长远的眼光，以高校信息化建设浪潮为契机，大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，通过学校办公内网、校园网、互联网传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用。 5.促进高校档案资源共享
高校档案部门要以实现档案信息资源全校共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，并与学校办公信息系统对接，把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，实现资源共享，真正建立起方便师生的档案利用体系，使档案信息服务惠及广大师生。
三、高校档案安全体系建设
确保高校档案安全保密，是新形势下高校档案工作的底线、红线和生命线。《意见》对档案安全体系建设提出了新措施，具体到高校，就是要加大高校档案安全保密执法检查力度，建立完善高校档案安全应急管理制度，切实改善高校档案保管保密条件，对高校重要档案实行异地异质备份保管，保障高校档案信息安全。
1.加大高校档案安全保密执法检查力度
高校档案部门要认清形势、居安思危，时刻绷紧档案安全保密这根弦，构筑确保档案安全保密的牢固思想防线，要加快建立健全以人防、物防、技防三位一体为核心的档案安全防范体系，要建立健全并严格执行各项安全保密规章制度，经常开展档案安全保密自查、他查、互查，及时发现并排除档案安全保密隐患，堵塞各种安全保密漏洞，严防档案损坏损毁和失泄密事件发生。
2.建立完善高校档案安全应急管理制度
当今时代，各种危机无时不在，无处不有。为了提高危机发生的预见能力、危机发生后的救治能力和事后的恢复能力，高校档案部门要居安思危、未雨绸缪，树立档案危机意识。通过培育危机管理观念和思想，建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，建立预警监测系统，健全应急防范措施，确保档案安全受到危害时得到优先及时抢救和妥善合理处置，把档案损失降到最低限度。
3.切实改善高校档案保管保密条件
高校档案部门要积极争取高校领导的重视与支持，完善档案工作投入机制，把档案馆（室）建设纳入高校基础设施建设项目，统筹规划、优先建设，以经济、实用、安全、先进为原则，高标准、严要求、重规范，加快改造或新建、扩建高校档案库房，切实改善高校档案保管保密条件。
4.对高校重要档案实行异地异质备份保管
高校档案部门要强化风险防范意识，提高灾害应对能力，采取各种有效手段，实施档案异地异质备份制度，确保高校重要档案绝对安全。要尝试在不同的地方如跨校区、跨高校甚至跨城市在国家综合档案馆进行异地备份，寄存重要档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的副本。对于安全系数较低的电子文件，要普遍实行双套制进行异地异质备份。
5.保障高校档案信息安全
高校档案部门要侧重于建立标准，采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保存储安全。严格执行高校档案安全保密管理制度，对上网文件、档案进行严格保密审查，确保传输安全。建立高校档案信息系统安全保密防护体系，推进高校档案信息系统安全等级保护和分级保护工作，确保高校档案信息系统的系统安全、网络安全、实体安全。
时代在发展，社会在进步，校园在变迁。高校各项工作和广大师生产生的档案资料以及对档案信息的需求与日俱增，高校档案事业发展步入了前所未有的良好时期。高校档案部门应以学习贯彻落实《意见》为契机，以等不得、慢不得的紧迫感，紧跟时代发展的脚步，以与时俱进的精神，真抓实干，努力开创高校档案工作新局面。
参考文献：
[1]中共中央办公厅、国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-05-05（1）.
[2]张宏静.新时期高校档案工作可持续发展的对策[J].兰台世界，2013（35）：97-98.
[3]卢森林.基于高校档案“三个体系”建设工作几点思考[J].办公室业务，2013（5）：80-81.
[4]周庆，杨婵.“三个体系”建设在高校档案工作中的思路[J].兰台世界，2011（12）：33-34.
收稿日期：2014-10-20
作者简介：张宏静（1981-），男，安徽无为人，馆员，硕士，从事高校档案管理研究。
（责任编辑：陈雅莉）
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