高校电子档案集成系统的设计与实现

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　　摘 要:建设高校电子档案集成系统,将高校内部存在的各种电子资源整合到一个统一平台上,从而实现高校内部各管理部门信息的互通和共享是当务之急。本文通过对高校电子档案集成系统的建设目标、功能需求、系统框架进行分析,提出一种采用通用型档案管理软件并按需定制方式建设高校电子档案集成系统的方法,并以笔者所在大学电子档案集成系统建设为实例,介绍电子档案集成系统的设计与实现技术,同时对通用型档案管理软件的功能改进提出进一步的需求。
　　关键词:电子档案;集成系统;系统设计;档案管理
　　中图分类号:G434文献标识码:A文章编号:1673-8454(2010)07-0039-04
　　
　　一、系统建设背景
　　档案资料作为一种重要的信息资源,在高校中得到了越来越多的开发利用,日益显出其重要作用,档案信息的信息化和网络化已成为不可阻挡的趋势和发展方向。高校档案信息资源是高校的核心信息资源,具有唯一性和原生性。高校档案工作是学校的基础工作,档案信息既来源于学校,又主要服务于学校,是学校发展、各项工作有序运转的保障。近十年来,随着校园网建设及计算机在高校管理中的广泛应用,高校已具备进行数字化管理的网络平台和硬件平台。
　　目前,在档案信息数字化建设方面,我国已基本完成了对库藏档案的数字化技术探索,很多高校还建成了库藏档案数字化系统,为学校各部门提供不受时间、地域限制的档案信息服务,提高了档案信息的服务效益。但在对库藏档案进行数字化建设的同时,数字化档案馆建设还面临着另一方面的问题,就是随着计算机网络技术的发展,学校各管理部门大多采用计算机对本部门的主要业务进行管理,在工作过程中形成了大量的电子文件,如果由各部门将这些文件打印归档,再由档案部门将其扫描,提供网上利用,则是对这些电子资源的极大浪费,也造成档案信息化建设成本的增加,因此如何做好这些电子文件的归档管理,建设统一档案管理集成平台,以方便档案信息资源共享成为摆在高校档案工作者面前的新问题。
　　二、系统建设目标
　　高校档案馆负责收集、整理、保管、开发和利用本校在办学过程中形成的纸质、声像等各种载体形式的档案材料,随着计算机网络技术的不断发展,计算机在高校管理工作中得到广泛应用,出现了大量的电子资源,电子档案的特性决定了其管理方式与传统纸质档案的管理方式具有多方面的不同,电子文件的长久保存、集中管理和有效利用成为高校档案工作者面临的重要问题。
　　本文寻求一个解决高校电子文件归档和管理问题的经济实用的长期方案,包括接收、存储、数据保护、著录以及提供利用等。该系统必须能够存储、管理及接收各种类型的电子文件、各种管理信息系统中的数据库,并保证归档电子文件的完整、真实、有效、可永久保存,从而建设一个适合高校工作实际的长期可靠的、可扩展的电子文件集成管理系统,对高校政务活动中产生的对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等,实行规范采集、集中归档、统一管理,做到数据规范、安全保密、资源共享。
　　三、系统功能需求
　　档案管理系统最基本的功能包括数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护。而高校电子档案集成系统的功能需求除了必须具备一般档案管理系统的数据管理功能、整理编目功能、检索查询功能、安全保密功能和系统维护功能外,还应体现在集成上,包括:
　　1.具有对库藏各种门类纸质档案的目录管理和全文管理功能
　　系统应能涵盖高校库藏各门类各种载体档案,包括目录管理和内容管理,目录管理包括案卷级目录库和文件级目录库,内容管理包括对文档、照片、视频、音频等载体材料的管理及上传下载。
　　2.具有对高校内部各管理部门正在形成的文档型电子文件的接收管理功能
　　系统应涵盖各管理部门,对正在形成的电子文件,由各立档部门把本部门产生的要归档文件及时录入到系统中,建设各部门录入库,实现前端录入目录,前端上传全文。档案部门能随时进行前端控制、全程管理、网上指导、在每年实体移交前,凭前端录入打印出来的目录接收实体,双方在办理实体档案移交后再由系统管理员将目录转入正式档案库。在电子文件接收方面,实现电子文件在线移交,从而改变了传统管理方式中档案的收集、归档、利用滞后于文件管理这一传统模式,将档案的收集、鉴定、指导等工作融于日常文件管理之中,同时为保证全文的原始性和真实有效,上传电子文件能自动批量固化成不可修改的PDF格式文件。
　　3.具有对高校各业务管理部门管理信息系统中分布、异构、自治和不断变化的数据进行集成的功能
　　集成各前端管理系统,将各系统归档的目录信息迁移至档案系统,将前端系统的输出固化并作为全文内容转入系统。前端系统因业务不同、管理内容不同,应用软件不同,用于编程的软件不同,甚至数据库格式也不同,此外,在有些系统中形成的数据如不及时接收还会被定期覆盖或清零。近几年,有些高校开始收集各前端管理系统的数据,有些甚至把前端管理系统也收集了,但是如果不建设一个集成系统,归档的电子文件只能像纸质档案一样保存在库房中,既管不好又不好利用,要实现档案信息的共享,档案部门必须把接收的各前端管理系统的数据通过统一接口,将用户在其他系统中形成的异构数据通过数据导入导出功能转进本系统。同时在对前端系统主要数据转入档案管理集成系统中外,为保证真实有效,对前端系统输出的报表如学生成绩表等应固化为PDF格式文件并作为电子档案集成系统的全文上传至系统中,从而保证前端系统的输出真实有效、永久保存和长期利用。
　　4.具有对全校各单位及各部门用户的权限限定功能
　　系统应涵盖各部门全部相关用户。在系统管理员为各用户设定好自己的权限后,B/S结构系统使各用户可以像访问Internet一样方便快捷地根据管理员为本用户设定的权限浏览、著录、查询档案信息。用户权限设定的原则是:用户只录入和修改自己形成材料,同时能查阅本部门其他用户材料,部门领导可查改本部门形成材料,对每个部门、用户的权限设定可细化到记录级,从而建立方便快捷的查阅服务系统。
　　5.具有对纸质、图像、音频、视频、多媒体等各种载体材料的内容管理功能
　　实现不同用户可以按权限对各种格式电子文件、图像文件和多媒体文件的上传、下载、打印及在线点播。
　　6.具有完善的安全管理机制
　　首先,通过用户名,密码、用户权限设置、文件密级等对不同用户的查询权限进行限制,可以实现单用户授权和部门授权,可以灵活控制目录、全文、图像、录音录像档案的访问权限;其次,对B/S结构软件还可以从服务器端对访问计算机地址段进行限制,保证只有在某一地址段的计算机才能对数据库进行访问;第三,采取数字签名、水印技术等对用户和文件进行认定;第四,采用电子文件访问日记对网上利用情况进行记录。总之,系统应可以从多方面构筑其安全的管理机制,保证系统的安全性和保密性。
　　7.具有与其他管理信息系统相同的各种需求
　　(1)最基本的功能:具有新增录入、数据导入、批量修改、批量删除、批量复制、批量移动、查询、打印、档案鉴定销毁、辅助组卷、主题词自动标引,系统日志管理和自创建管理门类、自定义著录项目和打印格式、自定义用户账号及权限管理功能。其中自定义部分正是系统管理员将通用型商业软件按本单位工作实际进行设定、集成和改造的关键。
　　(2)能进行专题汇编、打印专题目录,专题目录上注明检索门类、检索关键词和检索日期。
　　(3)具有信息分析、数据统计功能。能对各类档案数据进行灵活统计,如各门类档案新增案卷和全部案卷统计,案卷的永久、长期、短期统计和利用情况统计,并能绘出直方图等各种统计图表。其综合统计报表应与基层统计年报相契合。
　　(4)具有远程数据管理功能,实现远程数据备份、远程数据恢复功能。
　　(5)采用方便快捷,维护简单的B/S结构,摆脱C/S结构软件每个客户端都要安装软件的弊端。采用互联网搜索引擎,无需事先设置查询条件,能快速跨门类模糊查询,全文检索。
　　(6)具有内部邮件功能,内部邮件系统方便用户之间相互信息交流,进行网上指导。
　　(7)具有自动在线升级自动维护,自动监测软件的最新更新情况功能,使得管理员的维护工作变得非常方便。
　　四、系统框架结构
　　电子档案管理系统是一个结果管理系统,对系统的分析是构筑管理系统的重要基础,只有对要集成管理的内容分析清楚,才能根据用户的业务需求建立起适用的电子档案集成系统。
　　五、系统实施方式
　　高校档案信息化建设的进展缓慢,各高校之间的建设进展差异较大。主要原因在于应用系统建设等关键技术成为档案信息化建设的瓶颈。由于各单位形成的档案资料不同,前端管理软件千差万别,其档案应用系统的建设方法也各不相同。通用型软件的设计理念是抽出管理信息系统共性,采用灵活的系统设计和模型,兼顾各类档案特性和要求,方便各不同用户按各校不同要求进行功能扩充,最大限度地进行各管理和业务部门所有现行档案系统数据的集成,进行软件和各专业管理系统的整合,建立起有效的数据集成系统。系统实施的核心任务就是软件系统的客户定制过程。本例以南大之星档案管理系统为例。
　　1.按需定义系统框架
　　根据用户的业务需求建立系统总体框架结构,按照高校档案门类进行系统分类,可分为档案馆库藏档案、各部处形成电子档案、前端管理系统转入电子档案三部分。
　　2.按需创建档案门类
　　由于不同门类的著录项目、目录格式不同。定制不同门类档案的数据字段和用户录入界面,包括字段和照片按需定制打印各种格式目录、标签、带照片表格。
　　3.按需定制录入界面模板
　　通用型软件采用模板定制技术,能创建门类(自由建库)、组合大类、根据不同门类档案管理要求自定义数据库结构、自定义录入界面、打印报表,管理不同载体全文,可以方便地与单位办公自动化系统、各管理部门业务系统的数据库对接,实现办公自动化系统上的文件自动归档。
　　4.按需定义打印输出格式
　　能打印不同门类档案的案卷目录、卷内目录、全引目录、专题目录等报表。
　　5.保证全文信息的真实可靠
　　系统集成中电子文件的管理问题是难点,目前,很多高校内部各管理部门都采用计算机对本部门的主要业务进行管理,但由于业务不同,管理软件千差万别,各部门系统建设的进程各不相同,输出的电子文件的格式也各不相同,既有Word文档类,也有报表类文件,并且随着技术的不断发展,有些软件还处于改进和升级中,因此,针对具体情况分类管理,保证电子文件的真实性和长期可读性。
　　6.对系统功能扩充的展望
　　在系统实施中,我们发现通用型软件采用模板定制技术,能创建门类(自由建库)、组合大类、根据档案部门具体需求灵活建表和分类、根据不同门类档案管理要求自定义数据库结构、自定义录入界面、打印报表,管理不同载体全文,可以方便地与单位办公自动化系统、各管理部门业务系统的数据库对接,实现办公自动化系统上的文件自动归档。采用通用软件进行专用定制,能快速建成系统,经济实用。
　　目前通用平台普遍存在以下问题:首先,通用型电子档案管理软件虽然能自创建新门类、自定义录入项目、自定义录入和屏显界面、自定义各种打印输出格式,但自定义界面中没有照片域,不方便对人事档案、照片档案等进行管理系统的扩充。其次,通用型电子档案管理软件的报表自定义打印功能相对较弱,只能自定义样式简单的目录报表,其他如学生成绩单、公文处理单、档案卷盒标签等仍难以自定义。再者,某些通用型电子档案管理软件缺乏光盘发布功能,如果不能够将系统的全部或部分目录及原文信息分门别类发布在带自检索的光盘上,作为第二套档案实体异地保存,若干年后系统中数据越积越多,必会影响系统运转,并且系统一旦发生故障,也不利于电子档案的安全保存。最后,随着电子档案管理技术的进一步发展,系统应有按照档案号生成和打印条形码,以方便将条形码贴于对应卷盒和文件上,利用条形码管理实体档案的功能。
　　六、系统实施效果
　　本文为以南大之星档案管理系统为通用型软件,以笔者所在高校作为具体实施目标进行电子档案管理系统建设的探索与实践,定制出的系统可集成各种不同来源档案,系统基本能涵盖学校库藏各门类电子档案的管理,涵盖各电子档案形成部门,接收整合前端管理系统数据,实现完善的部门及用户设置。
　　数字化校园环境下,高校很多部门采用计算机软件对本部门的主要业务进行管理,形成了各种不同的电子数据和电子文件。本研究探索如何对高校各管理部门在其管理系统中形成电子档案的接收管理,提出建立一种集成全校各电子资源的经济实用的管理系统的建设方式,为高校数字化校园环境下电子信息资源的组织、管理和服务提供有效的参考。
　　
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　　(编辑:隗爽)

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