高校房屋管理系统可行性分析

作者:未知

  摘 要:目前,在陕西高校国有资产管理工作中,对房屋类资产的管理归属部门和管理内容差别较大。学校对房屋类资产管理基本是借助Excel电子表格和管理人员手工记录数据完成基础数据录入、统计和汇总工作。但校园的房屋类资产数量众多、种类庞杂,不仅需要日常记录存档、统计汇总的功能,更需要预览资源、查询分析、科学合理地进行资源分配,以期更好地支持学校决策和发展。本文对当前需求的可行性进行分析,探究建立房屋管理系统的必要性,满足在实际管理工作中的使用要求。
  关键词:高校;房屋管理系统;可行性分析
  一、学校房屋类资产管理现状
  近年来随着我国高校的快速发展,为了不断满足相对应的空间发展的需求,高校都建设了大体量的现代化的教学、科研、行政、生活后勤等楼宇设施,房屋、土地等在国有资产中的占比超过整个单位固定资产总量的一半以上。因房屋类资产本身的特性和历史原因,造成了房屋类资产的管理也更复杂,从立项、论证、招标、施工到验收、房间分配、出租、日常管理、维护、维修以及拆除,在房屋类资产整个生命周期中涉及的事项多,管理起来复杂、难度大。时而发生房屋类资源紧张与闲置或空置、过度装修维修与维护不及时、大工作量的投入与使用者不满意并存。
  房屋类资产管理工作对高校的正常办学起着重要作用,直接影响学校整体教育事业的发展。首先,高校作为人才培养、科学研究的重要场所,教学、科研工作所需的房屋資源是办学的先决保障条件。其次,高校房屋类资源在固定资产中所占比例最高,价值量最大,房屋类资源的有效管理和使用是高校实现勤俭办学的重要途径。房屋类资源的科学管理和使用能有效避免房屋的重复建设,延长房屋的使用年限,从而为高校节约大量的办学成本。此外,高校办公用房的分配、使用和管理政策性较强,在当前高校办公用房还不能充分满足学校正常办学需要的状况下,不断提高其使用效率,科学、合理、高效地做好房屋类资源管理工作就显得尤为重要。
  二、实际工作中存在的主要问题
  (1)工作量大,差错率高。目前学校的房屋类资产管理和统计仅限于人员手工记录数据、表格汇总。但校园的资产数目巨大、种类庞杂,需要记录存档的数据比较多,人工管理的工作量大,差错也难以避免。
  (2)数据分散,时效性差。按照分级管理和使用的要求,具体的使用部门和单位如果对房屋类资产的具体使用、登记和变更不能及时更新,那么资产管理处作为房屋类资源的统管部门,无法得到有效实时的房源信息,导致信息无法确切汇总,影响学校的资源分配。
  (3)直观感受性差。由于房屋类资源的建筑时间、坐落位置和楼宇结构不可能完全一致,在实际工作中,对具体楼宇、建筑物的介绍和资源调整中主要靠文字性描述,缺少直接且直观的感受。
  (4)现有统计工具主要依靠Excel电子表格和Word文档管理,不能全方位满足数据分析、报表填报、有偿使用等具体工作要求。
  (5)现有房屋类资源管理中无法实现与固定资产管理系统中的设备、家具等资产的对接,与精细化管理的趋势存在较大差距。
  (6)各项涉及房屋类资源申报与管理环节繁多、复杂,申报周期长,这不管是对申报人还是管理人员都是时间上的损失。
  三、房屋资产管理系统可行性研究
  1.总体目标
  西安理工大学房屋管理系统建设的总体目标是建立一个以校园地形图数据、建筑物数据、房屋数据等空间数据为基础,和学校固定资产管理业务数据、房屋修缮数据、工程管理等属性数据为管理对象;综合运用数据库技术、网络技术、系统集成技术等主要技术手段;以校园房产的高效管理为目的,房屋类资源“数据”为核心,以实用性和先进性的为基本原则;整合现有办公用房管理中存在的数据问题;最终目标是实现房屋类资源高效管理、提高资源使用效益的信息系统。
  2.方法阐述
  基本方法:从学校资产管理处、档案馆等管理部门获取房屋类资产的管理使用基础数据和资料,并对系统中所涉及的相关单位或部门进行实地测量,获取系统所需要的房屋类资源方面信息情况,采集的信息和测量的数据作为建设本系统的重要依据。
  策略:查阅大量管理系统的相关书籍和案例,从不同方面研究本系统的总体设计,并结合实地测量和调查报告中所获得的信息,结合用户实际使用要求,逐渐形成本系统的雏形。
  建立模型:从软件工程生命周期角度,建立第一步的参考模型,并在详细设计的重要环节中,分别从直接使用者、部门管理员、房屋类资产统管部门等多角度分析与设计功能模块。
  运行环境:本平台运行于Windows系统,数据库使用SQLServer2000或者更高版本,实现房屋管理系统的安全稳定运行。可利用学校网络中心的虚拟服务器作为本平台的运行环境,与学校智慧校园的网络环境连通,实现统一的登录认证用户界面。采用的软件拥有高度优化的图形渲染管道,并拥有较为完善的内置着色系统。模型导入方面,支持主流模型文件格式,并且附有全面的帮助文档来协助用户操作。
  3.主要功能
  系统包括数据维护、房屋类资产管理基本业务、数据库管理、信息查询与报表分析等,拟定模块为系统管理模块、房屋信息管理模块、房屋使用管理模块、查询统计模块、房屋修缮模块、报表管理模块、有偿使用模块、GIS展示模块。房屋管理系统与现用资产管理系统同步接口,在房屋类资源中可反映相应的资产配置和使用情况。该系统涵盖房屋类资源管理日常工作基础业务点,或可实现房屋类资源的一体化管理。
  4.模块说明
  (1)系统管理模块与登录:负责调度各个功能模块,作为主界面的后台模块。基础数据是系统运行或信息管理的基本数据或基础资料,用于记录业务发生的结果、支撑业务流程运转和提供统计分析的分类。
  (2)房屋基本信息模块:公房信息管理,对房屋基础信息的添加、修改和删除,并对用房的实景图进行编辑,在房屋基本信息的展示上将采用列表、图标、GIS地图、平面图等多种展示方式。房屋的类别包括:建筑物、构筑物、土地、附属设施、楼层、房间等,主要信息包括房屋的名称、编号、取得方式、产权来源、使用状态、建筑面积、使用面积、管理单位等。公房基本信息还包括公房基本信息以及公房所在的楼层、楼栋、校区信息的维护,实现对上述信息的新增、修改、删除、平面图导入、打印等功能。   (3)房屋使用管理模块:按提示界面和流程完成办公用房申请、审批和退房等业务。进行过退还的房间将能够进行重新分配,满足公房使用的整体业务流程需求,并可根据实际情况完成房屋内部资源的合并与拆分,借助图文和数据资源同步显示。
  (4)查询统计模块:操作、管理人员可以使用查询统计对有权限的房屋基本信息、使用信息进行带条件或无条件查询,查询主要包括对房屋的各类明细和统计查询,对查询结果可导出到Excel表或者打印,同时提供列选、排序、图表展示等基本功能。对查询者权限内所有房屋类资源查询统计,主要指标包括:所屬校区、所属楼栋、所在楼层、房间编号、房间名称、建筑面积、使用面积等信息资源。
  (5)房屋修缮模块:按照流程和审批权限依次完成申请和审批事项。
  图1 管理流程图
  (6)报表管理功能:本系统可提供高基511、高基521、高基112、高元51、高元52等报表的数据提取、填写和导出功能,还可根据实际需要添加对接数据提取的各类常用报表的对应数据。
  (7)有偿使用模块:定额标准申请主要提供院级管理员对定额面积的申请功能,用于提交和查看定额面积申请信息。后续拟按照学校办公用房有偿使用办法和定额公式进行核算。计费标准管理主要提供校级管理员对超额计费标准的调整功能,用于新建、确认和查看超额计费标准信息。公房补贴申请主要提供院级管理员对定额面积补贴的申请功能,用于提交和查看定额面积补贴申请信息。有偿缴费查询主要提供对缴费信息的管理功能,用于生成缴费明细、批量发送缴费通知。
  (8)GIS展示模块:提供校区的整体效果图;提供校区切换功能;提供系统中GIS地图工具;提供系统中各业务的操作功能。校区、楼栋、楼层、房间等信息均可依次在相应界面展示,对应定位到具体楼层的平面图,在具体房间位置设置高亮突出色块显示。
  四、预期可解决的实际问题
  通过以上分析,编写或开发房屋类资产管理系统是可行的,系统主要实现对学校房屋类资源的可视化直观管理,“所见即所是”。实现房屋类资产数据实时录入、修改更新、查询统计的要求,有利于数据分析和结果使用,以期实现学校房屋类资源的科学管理和合理分配。在系统平台下办理房屋修缮申请、房屋分配等日常相关业务,少跑路、省时间,能一定程度上提高工作效能。在资产管理工作向内涵式发展的要求下,期待利用信息化管理手段,更好地服务于学校教学科研工作,更好地服务于学校师生,更好地服务于学校发展。
  参考文献
  1.张海藩.软件工程导论.清华大学出版社,2008.
  (责任编辑:兰卡)
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