高校人事档案管理中存在的问题及对策
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[摘要]在干部人事档案造假事件频发的背景下，全国开展了干部人事档案专项审核工作，各高校也参与其中，对所有干部人事档案进行全面审核，严厉打击涂改造假现象，开启了人事档案管理的规范化道路，同时还暴露出高校在干部人事档案管理方面存在的问题。本文结合在档案专审中发现的情况，尝试着分析相关原因，并提出解决建议。
[关键词]高校人事档案;专项审核
[中图分类号]G640
[文献标识码]A
[文章编号]1671-5918（2019）09-0066-03
doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.09.030
[本刊网址]http：//www.hbxb.net
干部档案承载着干部的成长过程，是党培养和使用干部的重要依据，档案信息如果不能准确反映干部真实情况，就会给组织人事工作带来很多反作用，近些年，多次發生干部档案造假事件“不难发现，档案造假主要集中在干部的‘三龄两历一身份'（年龄、工龄、党龄，学历、工作经历，干部身份）。在造假者眼中，正可谓‘年龄是个宝，学历不能少，能力做参考’”。针对这一现象，2014年9月全国正式启动了干部人事档案专项审核工作，审核严格，给造假者予以重击。
一、高校参与档案专项审核工作的意义
各高校此次工作的对象是全体在职干部，通过对档案材料细致、全面、深入的审查，发现并整改涂改、造假、缺失等现象，标准高、要求严、力度大，充分体现了中央整顿干部队伍、重肃党风政风的坚强决心。
（一）体现了高校坚定践行“全面从严治党”方针的决心和力度
人才是强国之本、治国之策，高校的根本任务就是培养人才，因此必须要坚持党管干部的原则，严把“用人”关“‘为党管档，为国守史，为民服务'是践行党的宗旨，服务群众的需要，是服务大局，服务中心工作的需要，是档案事业发展的需要。’开展干部人事档案专项审核工作，可以清理高校干部队伍中的“南郭先生”，是响应国家从严治党的关键所在。
通过此次对干部人事档案进行细致深入的审核，能够去伪存真、正本清源，使档案最大限度地反映干部真实的成长经历，为合理的分配、使用干部工作提供基础保障，是落实中央精神和上级部署要求、从严管理干部的需要。
（二）防止篡改人事档案信息，加强师德师风建设
干部档案承载着干部的成长过程，涂改年龄、造假学历、捏造履历等现象影响了对干部的客观评价，干扰了选拔任用的公正性，带“病"上岗的干部破坏了干部工作的公信力，大大降低了干部队伍的纯洁度。高校进行干部人事档案专项审核，就是从源头抓起，严厉打击那些破坏诚信道德底线的投机取巧行为，整治选人用人的不正之风，切实加强高校师德师风建设的水平，实现人尽其才。
（三）推动人事档案规范化管理和档案事业制度改革
首先，高校进行档案专项审核时重点在于梳理档案信息，调查核实存疑案卷，督促补充缺失材料。这就给高校人事档案管理工作敲响了警钟，促使档案工作者求真务实，切实做好本职工作，促进人事档案日常管理的规范化。其次，造成档案造假的根本原因就在于档案管理松散、没有制度性的监督机制、造假成本低等综合因素，要杜绝这些，就要以干档专审为契机，建立严格的责任追究机制，推进干部人事档案制度改革。
二、高校人事档案在专项审核中存在的问题
（一）存在涂改造假情况
个别档案材料有涂改痕迹。如出生日期、参加工作时间、入党时间，不仅前后记载不一致，而且还有涂改的痕迹。个别干部为了提拔、晋升、提前或延迟退休等利益，更改年龄，工龄、党龄信息，捏造工作履历、获奖情况，造假学历学位，严重降低了干部人事档案的公信力。
（二）档案管理不规范
有些档案材料书写不规范，早期材料随意使用蓝色墨水笔、圆珠笔、铅笔进行填写，字迹潦草、涂改勾抹严重;部分表格没有按照规定填写，还有未贴照片、未签名、未盖章的现象;部分档案卷宗目录不够清晰规范，没有使用统一的目录软件打印，还处于手写阶段，装订也比较随意。另外，有些档案材料有明显的敷衍应付情况，比如干部的年度考核表，工作总结几乎没有变化，这样形式化且空洞的考核表已经失去了该有的参考作用。
（三）档案信息前后记载不一致
具体体现在：（1）年龄记载不一致，即使没有涂改痕迹，但是早期材料与后期材料的出生日期不同，有的是填写档案材料时不重视，随意填写，或者有时写阴历生日、有时写阳历生日。还有的是为了切身利益，有意识的改大或改小年龄;（2）工龄和工作经历记载不一致，大多相差几个月的时间，主要由于干部参加工作的时间节点记不清，早期有些关键性材料缺失又难以补齐;（3）入党时间记载不一致，大多是由于干部对此不重视，时间久了便遗忘了，当然也有极少数干部为了竞争对党龄有要求的岗位，特意填大党龄;（4）学历学位材料不全或造假。部分干部缺乏归档意识，未能及时上交取得的学籍材料;还有部分干部伪造假的学历学位，以便让自己达到某岗位晋升的要求。
（四）档案材料缺失严重
一方面档案材料收集不齐全，缺失情况主要集中在学籍材料、党团材料、参加工作佐证材料、工资材料、调转材料、干部任免审批表、干部考察材料、奖惩材料等，政审材料、参加民主党派的证明材料、招收固定工人录取通知书等等。这些材料的缺失，不利于组织培养和选拔干部。另一方面，有的档案材料不完整。有的材料中本人签名、组织印章、填表时间不齐全，导致材料失去原有价值。
三、高校人事档案管理中存在问题的原因分析
（一）制度建设不健全，缺乏有效纠错和监督机制
尽管大多数高校已经将规章制度挂上墙，但却没有走进人心。缺乏相应的监督机制和责任追究机制，部分干部就敢为一己私利而涂改档案，少数档案管理者也参与其中。即使没有参与造假，大多数的管理人员也常常忽视档案工作，认为只需保证档案材料不丢失，能应付查档、外调就可以了。对于上交的归档材料并没有细致的梳理审核;也疏于催促未归档的材料，导致出现档案信息前后不一致、材料缺失的现象。 （二）管理手段落后，信息化水平低
大多数高校在档案管理方面投入的经费、人力都不足，使得软硬件配套滞后，信息化水平差。硬件方面，很多高校档案库房、阅档室硬件设施配备不齐全，管理条件落后，未配备相应的监控设备、除湿器、空调、消防设备，通风、防潮和防虫条件差，给档案材料造成一定的安全隐患，不利于长期保存。
软件方面，没有配备专职的档案管理员，档案员的培训也常常被忽视，导致档案管理方法滞后，管理效率低。目前有许多高校仍采取手工“翻阅填写”模式，部分高校的档案编目仍处于手写状态，没有使用统一的档案软件，档案检索基本处于手工或者半手工状态，造成费时费力、效率低的现状。
（三）档案管理人员不固定且业务水平不高
高校在档案管理方面存在的诸多问题，和管理人员的专业素质和能力有着很大的关系。目前很少有高校配有专职管档人员，大多是从人事处抽调1名人员兼职管理档案工作，业务知识不够全面系统，政策法规把握不准，对档案工作重视不够，特别在接收檔案材料时，很少对档案的完整性和真实性进行认真审核、鉴别，容易错装、挤压、损坏档案，有的还会使存疑造假材料进入档案。还有少数档案管理人员缺乏政治性和原则性，立场不坚定，容易被人情或利益左右，给造假人员提供方便，产生恶劣的影响。
（四）干部个人缺乏档案意识
高校干部大多是高学历知识分子，活跃在教学科研活动
认为档案工作与自己毫无关系，归档意识不强，取得学历、职称、奖励等证明材料之后私自保管，并不主动上交，造成档案材料不完整;填写档案材料时，书写潦草不规范，随意涂改，造成档案信息前后不一致;认为档案材料只要不影响个人提拔即可，在一些总结、考核性材料的填写上应付了事，例如每年考核材料中的工作总结都是官话套话，甚至连续几年的内容都一样，不能准确反映干部在某一段时间内的真实表现。
四、高校人事档案管理中存在问题的解决建议
（一）建立档案收集工作的长效化，维护档案权威
在人事档案整理工作中，收集材料是最基础和关键的环节，必须严把入口关，仔细鉴别，对存疑材料进一步核实，严防涂改、伪造、存疑或未经验证的材料存入干部人事档案中，从源头确保人事档案材料的规范性。对于已经收集进来的材料，要妥善保管，严格分类并装订。严格遵守查阅、转递等环节的规章制度，安全使用人事档案。
（二）建立档案管理工作的制度化，加强宣传教育
首先“改善不规范的管理现状，制定规范的档案管理方案，完善相关的规章制度，简化档案管理的相关程序及流程，建立一套行之有效的自上而下的规范管理制度，使高校档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。”包括岗位职责、管理程序、保密制度、查阅利用制度、库房管理制度等;建立和完善责任追究机制，树立依法管档理念，发现涂改造假的情况，要及时上报并处理，经认真调查核实后，发现有档案管理人员参与其中的，要按照制定的责任追究机制严肃处理，增加造假成本。对考核不严、用人失察的领导干部也要进行调查取证，发现有利益关系时，要予以严肃追究处理。
其次，要加大对广大教职工人事档案政策法规和制度的宣传教育，促使干部都能严肃认真对待档案，意识到人事档案的准确性和完整性对其自身发展的重要意义，及时上交归档材料，如实填写相关内容。
（三）提升档案管理人员的专业化，增强服务和管理能力首先，在干部人事档案管理人员的岗位配置上，要选择那些党性强、有责任心、业务能力好的人，能够甘于奉献，不受人情、利益诱惑，坚决按照法律法规和档案管理制度工作，自觉抵制涂改造假等不法行为，守护好档案材料的真实性和完整性。
其次，肯定档案工作的重要性，设立相应的奖励和激励机制，为档案管理人员今后的考核、晋升等职业规划创造有利的条件，使其产生职业归属感，避免职业倦怠和频繁流动，保持档案管理队伍的积极性和稳定性。
再次，加强业务技能培训，逐步提高管理人员的业务能力和专业化水平，重点培养其业务素质、管理手段，加强审核档案的能力。注重培训新的科技手段，利用现代化信息技术，高效的开展档案管理工作，打造一支原则性强、责任感强、专业能力强现代信息化手段强的工作队伍。
（四）形成人事档案材料审核工作的常态化，及时查找纠正问题
干部档案审核可以有效保证档案信息的真实性，提高档案利用价值，因此，要将档案专项审核工作常态化。一方面在8常的档案整理工作中边收集边审核“对于干部人事档案中重要的核心依据材料不完整不规范的情况，则应该抓紧督促组织人事部门或当事人补全档案材料。只有这样，才能解决干部档案中出现的各种问题，从而达到标本兼治的目的。”。另一方面，建立并遵守“凡提必审、凡转必审、凡进必审”的任前档案审核制度，对每份档案进行严格梳理，杜绝“问题”干部上岗。
（五）加快建设档案工作数字化，建设信息化管理
管理人员收集材料并手工分类、装订、保管，在此过程中容易发生涂改、造假、私藏的现象，在查阅信息、使用档案等方面存在很大的安全隐患，使得档案信息服务处于被动、滞后的状态。推进干部人事档案数字化建设，使用扫描仪将个人原始档案材料变成电子文档保存在电脑中“应该配备专门的设备和人员对馆藏人事档案进行数字化，也可以委托第三方档案数字化公司完成数字化工作，实现纸质档案和数字档案‘双套制’保管，这样不仅有利于人事档案的长期有效保存，也有利于规避纸质档案被篡改和伪造的风险”;另外，在保证不泄密的情况下为查阅者提供自动化服务，提高档案的利用率。
五、结语
总之，各高校应以此次干部档案专项审核为突破口，力求规范化和严格化管理干部人事档案，提升人事档案的参考价值和利用价值;干部人事档案管理人员要紧跟时代步伐，更新知识理念，利用各种现代化管理手段开展档案管理工作，推动高校档案管理工作再上新台阶。
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