大中型企业的设备管理软件

来源:用户上传      作者:

　　摘  要：随着信息化和数据应用技术的发展，使用软件来管理设备早已是主流趋势。文章就大中型企业如何用软件来管理好设备进行了初步探讨。
　　关键词：数据库;CS结构;检索查询
　　中图分类号：TP311.52      文献标志码：A         文章编号：2095-2945（2020）03-0195-02
　　Abstract： With the development of information technology and data application technology， the use of software to manage equipment has long been the mainstream trend. This paper makes a preliminary discussion on how to use software to manage equipment in large and medium-sized enterprises.
　　Keywords： database; CS structure; search query
　　1 编程语言定位
　　随着电脑技术的飞速发展，Excel电子表格早就取代了手工纸质台账和报表，Excel功能强大，但是管理设备台账与档案还存在数据不唯一、手工操作量大、处理速度慢诸多不足。目前采用CS结构的企业管理软件已成为主流，同时开发一个手机端的APP，大大提高了工作效率。编程语言种类较多，有SAP、ORACLE、JAVA、.NET等。推荐使用JAVA，跨平台、可移植，适用于网络/分布式环境，使JAVA更具优势。初步确定了设备管理软件所用的编程语言之后，就可以考虑整体规划了。
　　2 不同账套的整合
　　2.1 账实相符
　　账实相符几乎是所有领导对财务人员经常说的话，但实际操作中却很难办到，主要有以下几个原因：（1）资产账管理与实物管理是两个部门，两套账。两套账要做到完全统一难度很大。（2）并不是所有的实物都是资产。一般单价超过2000元的实物才是资产，才能录入资产管理系统。所以，一般来讲，设备账套的数据量大于资产账套的数据量。（3）实物的资产性质决定了管理的难度。一个大中型企业往往有一些二级单位是租赁的，租赁来的单位的所有资产都属于“账外资产”，因此也就没有必要录入资产系统。（4）有些资产是合并入账。
　　2.2 一个账套管理
　　（1）明确资产与设备的界限。一般大于2000元的叫固定资产，小于2000元的叫低耗品，固定资产与低耗品合起来叫设备。我们首先要在资产与实物管理制度里明确，哪些设备是固定资产，哪些是低耗品，固定资产、低耗品都要纳入账套，都按设备实物来管理。（2）新建工程入账时不允许合并，工程与设备要分开。资产入账时，不允许合并入账，要拆分成单台设备。比如配电柜、变配电室与电缆不允许合并入账叫做变配电系统，必需分开单独入账。（3）已入账的合并资产要进行拆分。工程与设备合并一起入账的，要对工程结算重新审纪，把工程费用与设备拆分。（4）账外资产也要进账。从财务专业的角度来讲，账外资产“实质上是企业的一项资产，由企业拥有或控制的能以货币来计量收支的经济资源”。但是，该资产没有入企业账簿，在公司资产负债表上不含该项资产的金额。
　　比如，某大型公司有一个新租赁的工厂，对整个工厂的租赁费支付租金，只是在往来账款上有体现，但这个工厂的所有资产并没有体现在该企业的财务账套里面，这就给以后的实物管理带来了麻烦。针对这种情况，必须把租赁工厂的所有资产录入本企业的财务账，只不过标记为账外资产，不参与折旧等财务计算。
　　3 制度建设
　　3.1 设备要分类管理
　　车辆、电脑、办公桌椅、空调、生产设备等，要分清类别，不同类别的设备有各自不同的特点，最好由不同的部门或不同人员来管理。
　　3.2 职责明确
　　设备管理最忌讳由一个部门从头管到尾。例如有的小公司，因为人数较少，电脑就由各部门自己管理，即每个部门的电脑从采购、使用、维修、报废，都是这个部门自己说了算。这样最容易造成中间环节失控，花了不该花的钱，也就是我们平常所说的既当运动员又当裁判，所以分清职责是很必要的。按常规的管理办法，设备管理要分为采购部门、使用部门、技术部门、财务部门这四个职责部门。采购部门负责新设备及零配件的采购，使用部门负责设备的使用与维护保养，技术部门负责设备技术维修和报废鉴定、设备技术档案管理，财务部门负责折旧与账务管理。
　　3.3 权限明确
　　不同类别的设备的采购、维修、报废都要设置明确的审批权限。使用部门提交申请、技术部门进行技术审查、财务部门进行价值审查、领导审批，每一类操作最少都要经过这几个环节，才能使各项工作达到可控状态。
　　4 软件制订
　　优秀的管理软件是实现企业管理思路的有效工具，是无纸化办公的重要手段。但往往一个優秀的软件公司、一群优秀的程序员不见得就能设计出优秀的软件，主要原因是设计与实用脱节，没有软件使用单位的基层人员参与软件的需求规划。设计人员一般考虑的都是理想化状态，而在众多企业中，尤其是在中国，例外事项特别多，我们经常可以听到这样的案例，就是一个大型企业管理软件投用后，不但没有提高工作效率，员工反而成了软件的奴隶。下面就来谈谈软件前期开发阶段应注意的事项。
　　企业内部的相关部门、设计人员成立项目小组，确认工作流程和软件需求。这个过程相当重要，但是往往好多大型企业的管理软件投入使用后会遭到基层单位的指责，主要是软件的很多功能脱离实际，是按高层领导的想法来做的，而且项目组中一般都是中高层管理人员，很少有基层工作人员。项目组的前期主要工作是理清工作流程和职责，还有就是把所有例外情况考虑周全，包括审批流程走到一半后发生变更、重大错误的修正等等。 　　一个成熟的设备管理模块应该有以下几个功能：
　　台账管理;档案管理;报修及工单管理;设备新增与报废;调拨、借入、借出;零配件管理;多条件统计查询。
　　4.1 字段设置
　　市面上的资产管理软件、设备管理软件，无论免费还是收费的，一般都只有以下几个字段：编号、设备名称、规格型号、生产厂家、投用日期、使用部门、备注等七个字段。但在实际工作中这几个字段远远满足不了需要。拿最简单的电脑来讲，同样型号的电脑，可能CPU、内存、硬盘容量不一样，显示器尺寸型号也不一样，这就给以后的管理带来很大难度;再如车辆的台账，同样品牌型号的车辆，也会有不同档次的配置，车体颜色、发动机排量、内饰、天窗等都会有所不同，只用以上七个常用字段远远不够，日常查询时不能很清楚地了解到设备的所有重要参数。
　　所以，设备台账除了常用字段外，按不同的设备类别，还要有各自的特殊字段，这样以后才便于检索查询。许多软件公司为了使软件体积不过于庞大，尽量减少字段数量，尤其是备注型字段。这样做是得不偿失的，因为我们的最终目的不是为了减少硬盘空间的占用和内存的占用，是达到企业管理的目的。为了加快运行速度，可以把所有设备的常用字段归入一个库，特殊字段都放在另一个库中，必要时才把两个库同时打开，这样就可以节约内存空间了。
　　另外，为了在系统中分清固定资产与普通设备，还应设置一个“资产类别”的字段，可以输入“固定资产”“普通资产”“账外资产”“租借资产”等数据用以标识实物的不同类型，便于分类检索和折旧计算。
　　4.2 档案与运行记录管理
　　档案与台账不同，台账就是一个明细清单，像花名册一样。而档案是单台设备的详细履历，不但记录了设备的所有参数，而且记录了设备的累积运转情况、维修记录、重大故障、重大缺陷与隐患等，而且从档案中还可以查到下次保养及大修的日期。
　　4.3 维修及工单管理
　　维修是设备管理最重要的部份，基层使用单位能够通过网络报修，维修记录中能记录报修时间、维修单位到达现场时间、故障现象、更换配件明细、配件价格、设备停机时间、人工费等信息。
　　4.4 设备新增与报废
　　设备安装到现场的同时，也应录入管理系统。为防止员工误操作，新增、报废等都需有上一级管理人员审批。而且设备报废后，在系统中也不能把这条记录删除，只是在日常台账查询中看不到此条记录，这条记录不参与在用设备的统计查询，但我们可以在已报废设备中查到这条记录，这样我们就能查询到从企业最初成立到现在，某个单位更新过几次设备，也可以查询到以前的设备故障记录，从而吸取经验教训。
　　4.5 调拨、借入借出
　　企业运行过程中会经常出现设备调拨的情况，办公设备（如电脑、数码设备）更是如此。如果是公用设备，如数码相机，保存在某一部门，其他部门需要使用时就来借用，过几天再归还，这种情况最好在软件里有一个设备借用模块，借用、归还时都由保管人、借用人电子签盖确认，以防实物流失。如果设备实物要从一个部门调拨给其他部门使用，则应在档案中相应变更，同时，因人事调动引起的设备使用人发生变化，也应在档案中更新。
　　4.6 零配件管理
　　应该是一个简单的零配件进出存管理模块。精细化管理和成本控制是任何一个企业都逐步严抓的，用软件管理起来会更清晰、更高效。对零配件的供应商、采购单价、数量、出入库数量等统一管理，不但可以清晰地查询到零配件库存占用的流动资金比例，还可以查询到哪一家二级公司零配件采购量大、使用量大，从而分析出在哪个二级单位设备维修率较高，为下一步如何控制费用做出相应的决策。
　　4.7 多条件统计查询
　　 检索查询是数据库的基本功能，但是把软件的查询功能做好并不容易。应该从企业的生产实际出发，根据员工的操作习惯来定制。比如最常用的设备数量查询，应该能够根据设备品牌、型号、投用日期、金额等多个条件进行查询;设备维修计划的查询，应该能够统计汇总出来哪个品牌的设备故障率高，设备故障多发部位在哪里，这样技术人员才能够从众多数据中筛选出有用的记录，从而做出技术上的分析总结，进一步把设备管理好。
　　5 后期维护
　　设备需要维护，软件也同样需要维护。这里讲的维护不是軟件投入使用之后发生的问题，而是后期根据使用单位的需求进行个性化定制。比如，企管的管理员可以根据实际生产需要增加二级分公司的数量，可以增加数据库的字段，可以定制查询界面等。在软件设计初期就把定位设得高一点，免去后期不断找软件公司在原有基础上不断修改的麻烦。
　　参考文献：
　　[1]米晓红.设备管理系统软件设计[J].电子技术与软件工程，2018（17）：63-65.
　　[2]岳峰.设备管理软件在企业中的应用[J].科技创新与应用，2016（06）：295.
　　[3]吴馨怡，孟海东.浅谈企业设备综合管理系统的设计与实现[J].计算机产品与流通，2018（08）：102.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15111202.htm