企业档案管理安全风险防控对策分析
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作者:瞿立菲
摘 要：在各企业的内部发展中，档案管理都是重要的工作内容，对企业的稳定发展有直接性的影响，各项工作的开展与实施，都会以企业档案为基础，突出企业档案管理工作在企业发展中的重要地位与价值。结合目前各企业的发展情况分析，在企业档案管理工作中，依然存在着相应的问题，由于受到的影响因素不同，所产生的影响效果不同，但是都会对企业的发展造成不利的影响。对此，需要企业对此提高重视度，加大对其的管理力度，制定完善的管理制度与措施，有效解决企业档案管理工作中存在的问题，从而提升企业档案管理工作质量与效率。
关键词：企业档案管理 安全风险 防控措施
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）03（c）-0165-02
在现代化社会的发展中，随着各领域的发展，使各企业的数量持续增多，企业所面临的竞争压力越来越大，为了稳定企业自身的重要地位，需要企业加大对档案管理工作力度，确保档案信息数据的准确性，为企业的决策制定提供重要的信息依据，既能够满足企业自身的发展需求，又为企业的可持续发提供良好条件。而企业人档案管理工作质量，会对企业的整体发有直接性的影响，创新管理模式、优化管理理念，对信息化技术的应用，促进企业档案管理工作的智能化、信息化发展，解决传统管理模式的单一化问题，为企业的发展奠定良好基础。
1 企业档案管理安全风险防控现状分析
1.1 基础风险
企业档案管理安全风险的防控，无论是在企业的日常发展中，还是各项工作的管理中，都具有重要的地位与影响性。尤其是在现代化社会的发展中，企业之间的竞争形势严重化，为了使企业稳定自身的发展地位，就需要提高企业档案管理重视度，加大对其的监管力度，全方面、多角度的分析，确保企业档案管理工作充分发挥出自身的价值[1]。在企业档案管理的过程中，会受到各因素的影响，而引发一定的安全风险，为了满足企业的发展需求，还需制定完善的管理制度，对其全面实施，确保企业档案管理工作实施标准与规范性。并且在管理的过程中，还能够及时地发现档案管理存在的问题，通过对其问题的详细分析，找到具体的影响因素与原因，具有针对性地采取相应的解决措施，既对企业档案管理存在的问题合理解决，又对档案管理工作中存在的安全风险有效防控。
目前，在各企业的档案管理工作中，存在着一个普遍的问题，就是企业忽视对档案的管理，对各工作内容与工作职责划分的不明确、不合理，缺乏完善的管理制度、专业的管理人员，使企业档案管理工作的开展与实施受到阻碍，企业档案管理工作无章可循。
1.2 业务风险
企业档案管理工作中的业务风险，受到的影响因素也比较多，企业对档案管理工作的开展与实施，并没有明确的内容与目标，相关管理工作人员，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、储存，无法确保档案管理工作的质量[2]。管理工作人员对不同类型的文件进行统一的储存，为后期查询与使用工作带来巨大的麻烦。与此同时，企业各部门在日常工作中，会对企业档案进行使用，而借阅的过程比较简单，企业内部也没有明确的借阅流程、借阅手续等，可以根据各部门的工作需求，对企业档案进行随意解决，使企业档案信息数据发生泄漏。并且还存在着部门人员借走档案资料后，不及时归还、档案文件损坏、档案丢失等情况，都会使企业档案管理工作面临着巨大的业务风险。
1.3 实体风险
企业档案管理的实体风险，主要发生在企业日常的运营中，尤其是企业档案库房的运作，档案库房的建立，就是为了对企业档案的保存。但是企业对档案库房的建设，却忽视了企业实际发展的需求，对档案库房的建立，只是为了对企业档案的储存，对档案库房的建设位置、内部设施等没有综合分析，无法确保档案库房的应用性。除此之外，对档案的装具、卷盒等选择，都缺乏科学性与合理性，使档案长期暴露在自然条件下，使企业档案的储存出现了发霉情况，无法确保企业档案信息数据的完整性。
2 企业档案管理安全风险防控措施
2.1 提高档案管理重视度
档案管理对企业的长久发展有直接性的影响，企业不仅要考虑到自身的发展，对各项工作的严格管理，而且还要考虑到市场动态发展形势，及时调整企业的发展方案，能够确保企业自身的发展随着时代的发展共同进步。除此之外，企业之间的竞争形势越来越激烈，增加企业的发展压力，甚至有些企业为了自身的利益，对竞争企业进行恶性的影响。对此，需要各企业都对档案管理工作提高重视度，结合企业自身的发展与档案管理工作综合分析，制定完善的管理制度与风险防控措施，降低企业档案管理的安全风险[3]。尤其对企业档案管理的安全风险防控，需要各部门之间的相互协作与配合，把档案安全风险防控工作全面落到各项工作环节中，确保各部门工作的规范性。
2.2 提升管理人员综合能力
企业档案管理工作存在的问题，最主要的影响因素包括档案管理工作人员，由于企业忽视档案管理工作，因此对管理人员进行招聘的过程中，没有严格的要求。还有的企业为了降低成本费用，而选择一些兼职人员、刚毕业的大学生等，无法满足企业档案管理工作的需求，而影响企业档案管理工作质量。对此，需要企业能够加大对档案管理工作人员的培训，在各项工作环节中就提出严格的要求，只符合标准的人员才能参与到企业档案管理工作中。对具体的工作内容与工作职责明确地划分，使各人员都有明确的工作内容与职责，从而提升企业档案管工作效率。定期对档案管理工作人员的培训，结合企业自档案管理的实际情况分析，针对具体的岗位内容，制定出多样化的培训模式，满足档案管理工作人员的学习需求，从而帮助档案管理工作人员提升自身的专业水平与综合能力，为企业档案管理工作的顺利开展与实施奠定良好的基础。
2.3 制定完善的管理制度
对企业档案管理制度的制定，需要从企业发展的角度分析，对各项工作环节都提供有利条件。通过对管理制度的实施，对其进行不断的优化与完善，从而确保企业档案管理工作的安全性与科学性。在日常的管理工作中，管理工作人员会把相关的信息数据及时搜集与整理，并且根据信息数据的类型，对档案进行分类储存，既避免档案混乱，又为后续的查阅、使用等工作提供有利条件。档案管理人员在自身的岗位工作中，严格遵照相标准制度与要求，无论是对企业档案的借阅，还是对档案信息数据的记录等，都会有详细的记录，档案管理中的每项工作环节、步骤都严格按照完善的管理制度实施，从而提升企业档案管理质量。例如，对企业档案信息数据的借阅，借阅部门及人员要严格按照档案借阅要求实施，档案借阅手续齐全，并得到相关领导的签字，在《企业档案借阅审批表》中进行借阅说明，包括借阅人、借阅类型、借阅时间、审批领导、归还时间等，需要借阅人员与档案管理人员共同签字，才能对档案进行借阅，加大企业档案的保护。
3 结语
综上所述，企业档案管理工作质量，对企业的发展有巨大的影响，需要企业对此提高重视度，加大对其的监管力度，制定完善的管理制度，全面落实到企业档案管理工作中，確保档案管理工作的规范性。加大档案管理人员培训力度，提升人的专业水平与综合能力，对具体的工作内容与工作职责的明确划分，提升档案管理人员的安全意识，加大对企业档案安全保护力度，使档案管理工作能够为企业的可持续发展发挥出重要作用。
参考文献
[1] 赵晶晶.企业档案管理安全风险防控与措施[J].办公室业务，2019（22）：119-120.
[2] 刘维红.简论企业档案管理风险防控[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（8）：53-54.
[3] 刘冀平，龚丽.浅谈企业档案管理安全风险防控与措施[J].机电兵船档案，2019（1）：87-89.
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