基于财务视角的高校工资管理流程优化

来源:用户上传      作者:

　　摘 要：高校工资管理是高校财务管理的重要组成部分，具有作业链条长、涉及部门多、事项琐碎复杂的特点。因此，工资管理需要业务流程各个部门的协调与融合。探索建立跨部门合作的工资管理流程，借助流程管理的方法不断持续改进工资发放工作的各个环节，对于高校工资管理水平提升具有重要意义。
　　关键词：财务;高校;工资;管理;流程
　　流程管理，是一種以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法。流程管理的核心是流程，其本质就是构造卓越的业务流程。然而构造卓越的业务流程并不是将原有流程完全推翻，而是根据现有流程和单位业务的具体情况，对流程进一步的规范、优化和重塑。
　　高校工资管理是高校财务管理的重要组成部分，它与每位教职工的切身利益有直接关系，具有作业链条长、涉及部门多、事项琐碎复杂的特点。因此，工资管理需要业务流程各个部门的协调与融合。但是，高校在开展这项工作时，由于各部门职责模糊、信息来源分散，导致重复劳动、降低了工作效率与质量，财务部门作为各方工资信息的最终接受部门，其核算难度不断增加。
　　探索建立跨部门合作的工资管理流程，借助流程管理的方法不断持续改进工资发放工作的各个环节，对于高校工资管理水平提升具有重要意义。
　　一、存在的问题
　　1.流程现状
　　目前高校基础人员信息由人事部初始录入，但是教职工银行信息需要单独至财务部备案。工资发放信息、社保信息由人事部提供。学校后勤扣费信息由各个后勤部门分别提供，且这些部门不能查询人事部录入的基础信息，需要自己登记人员信息并对应各项数据。最终工资数据、社保扣款、后勤扣款信息都将传送至财务部工资核算系统进行汇总。财务工资核算系统与账务系统互相独立，需经过系统外处理才能实现从工资数据到账务数据的转变，最终实现工资发放。工资最终发放数据仍然仅仅储存在财务工资核算系统，需经财务人员手工查询导出，才能传送至需要调用工资数据的部门。
　　2.主要问题
　　（1）缺乏基础数据共享。基础人员信息包括人员编号、姓名、国籍、身份证件信息、银行账户信息等多种初始数据。这些数据主要由人事部与财务部收集使用，但是由于人事系统与财务系统各自独立，初始数据的使用范围有限，若有更新也不能及时反馈至使用数据的部门。同一位老师在校内可能登记了多个姓名、身份证件、银行账户等信息。这会造成部门间重复劳动以及校内信息的混乱，不利于部门间沟通，更给老师查询信息带来麻烦。
　　（2）手工操作效率低下。工资数据项目多金额大，从数据传递至下一部门至发放前，难免存在需要调整修正的情况。按照现有管理流程，系统仅能提供单向的一次性传导功能，对于需要纠正的信息只能由手工纸质单据另外传送。一方面，开单部门需单独审批手工单据，签字盖章流程烦琐，另一方面接单部门可能存在理解有误或者手工输入有误的情况。除去部门之间的数据传递困难，工资数据接收系统、财务工资核算系统和账务系统无法联通，需要财务人员手工将工资数据导入、导出，在EXCEL中进行处理，再录入到账务系统。这种手工操作效率低下，出错率高，给数据处理人员造成极大负担，也难以在系统留下痕迹，不利于事后查询与复核。
　　（3）缺乏便捷的检索查询机制。工资发放之后，各部门还需要查询最终发放的实际情况。例如，人事部门开具收入证明需要查询老师实际收入情况，后勤部门需要查询房租、水电费、供暖费的扣款情况。这些查询有的是按月、按年的例行查询，有的则需要随时按需查询为后续工作做准备。由于各部门系统的割裂性，大部分数据还需要财务人员手工导出并加以统计，再通过邮件等方式传递。这种做法既不能保证信息传递的及时性，也不利于工资数据的保密
　　二、改进方案
　　1.设计思路
　　（1）以校园信息系统为依托。信息技术发展的过程中，大部分高校已经实现了局部的信息化，校园各职能部门都引入了自己的信息系统。目前亟待解决的问题是，各部门系统间如何实现互联互通，实现数据和流程一体化。就工资流程管理而言，高校财务系统需要与校内其他相关职能部门，如人事处、后勤处等部门的信息管理系统进行整合，形成一体化的信息系统，还需要与银行系统实现对接。为了做到这一点，需要高校更新现有信息系统的思维、理念和模式，建立起覆盖校园各个部门的信息化平台，形成数字化校园。
　　（2）以流程管理方法为抓手。流程管理的核心是流程，流程管理的本质就是构造卓越的业务流程。一般来说，流程管理可以包含以下三个层面：规范流程、优化流程和再造流程。以流程管理的方法为抓手，要求我们首先去发现工作的核心流程，首先改进核心流程。同时，对工作流程的改进应该采取一种可以循环的，可以持续改进的方法，不断的做出计划、执行计划、检查实施效果，处理不足之处，再将其纳入下一循环去解决。流程管理需要不断的循环、反复，从而保证学校的业务流程始终处于最优。
　　（3）严格遵循内部控制原则。高校工资管理岗位内部控制是高校内部控制体系的重要内容。实现工资管理岗位的内部控制，就是要通过优化工资发放的一系列程序，确保发放数据真实准确，同时提高发放效率，保证工资按时发放。根据《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）的要求，为了确保工资发放的准确性、及时性和完整性，我们应在梳理业务流程的基础上从识别风险点入手，利用信息系统优势加强薄弱环节的控制，注重信息系统与业务相结合及可审计性，同时建立信息公开制度，强化监督检查机制，加强业务人员的专业技能培训，做好事前预防、事中控制和事后检验三个环节。
　　2.新流程设计
　　（1）基础信息数据交换。教职工本人可以通过网络向学校申请更改本人的银行账户信息，通过银企互联接口即时验证，防止录入错误。人员基础信息应能够实现在财务部、人事部及后勤部门间的及时共享，根据部门需要设置可查询项目的权限。校内其他部门亦可赋予查询人员信息的权限，从而确保校内各系统使用同一套基础信息，杜绝出现一位职工多套信息的局面。 　　（2）即时反馈扣款信息。由于工资发放与考勤、业绩等挂钩，每月有波动，而社保、公积金、房租、供暖费等扣款信息相对稳定，工资发放金额不够抵减扣款项的情况时有出现。优化后的流程在人员信息统一的基础上，通过理順工资发放业务顺序，能够做到扣款成功与否即时反馈，数据核对具体到个人。对于扣款不成功的人员，通过向上反馈机制，进一步确定处理方法，形成“发放――扣款――检验――再发放”的小循环，既是对上游数据的验证，也能够减少财务部门合并数据后排查扣款信息是否成功的工作量，提升了工作效率。
　　（3）数据修改系统留痕。高校应将经济活动及其内部控制流程嵌入信息系统中，以减少或消除人为操纵因素。工资发放过程中，不断检验工资信息并通过系统将发现的问题进行记录、修改、再传递，确保所有修改都有系统记录，可供复核人员随时调用查询，一方面为工资复核提供便利，一方面也能避免舞弊或人为失误。
　　（4）出账流程自动化。在对管理流程进行简化和整合之后，还应该让流程实现自动化。通过将财务工资核算系统和账务系统联通，能够实现工资发放数据与支出科目、项目、资金来源的自动匹配，由系统自动识别余额不足的项目，减少手工调整和反复导入数据的过程，能够帮助财务人员更迅速地处理数据，加快工资发放速度，提升资金使用准确性。
　　（5）数据报表便捷查询。最终数据生成后，实际发放信息通过既定的报表格式或检索方法，传递到数据使用部门，经过授权的数据使用人员可以随时访问系统，按需查询。人事部可以核对发放数据与人事系统数据的一致性，院系和其他管理部门可以了解经费使用情况，教职工本人也能够即时了解工资变动情况。方便的查询系统有利于实现内外部监督，无形中提升学校的风险管理水平。
　　三、注意事项
　　1.工资管理流程管理优化须逐步推进
　　流程管理应坚持持续改进的管理方法，根据校园信息化的发展和业务需要不断调整操作流程。目前大部分高校使用的管理系统还是以部门为分割线，各部门相对独立，甚至互不兼容。校园全面信息化需要过程，可以从建立接口开始，逐步过渡到使用同一个系统。此外，由于学校工资发放的流程已经相对成熟，要打破既定的思维模式，对流程进行重塑也会遇到人员配置、部门协调上的许多困难，因此流程管理需审时度势逐步推进，不可一蹴而就。
　　2.加强校园内部的合作交流
　　工资管理流程再造的过程中，一定要加强各部门之间的协作配合意识，让各部门之间能够有效沟通。只有员工之间配合到位才会让信息更快地进行收集和传递，才能实现最优的管理流程，并对过程中的风险进行有效的控制，全面推动工资管理流程再造的进行。
　　3.确保工资数据安全完整
　　工资数据保密性强，高校在优化工资管理流程时应从信息系统的安全性、各类数据传播的范围和工作人员保密意识培养几个方面，确保工资数据信息安全完整。
　　采用新的工资管理流程能够有效减轻财务人员工作负荷，减少手工填写的盲目性，避免系统外传播数据发生泄密的可能。同时，使各部门管理人员都能依据统一、实时的信息做出决策，确保了工资数据的正确性和及时性，为内部复核和审计提供便利。优化后的流程能够实现对各种资源的有效整合，提升工资管理的效率，使工资数据生成、发放和查询达到更优效果。
　　参考文献
　　1、黄艾舟，梅绍祖.超越BPR――流程管理的管理思想研究.科学学与科学技术管理，2002（12）.
　　（责任编辑：刘海琳）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15281892.htm