如何加强机关电子文件管理

来源:用户上传      作者: 邹　杰　唐　辉

　　收集、整理、利用好归档电子文件，是摆在我们面前的一项重要任务。近年来，青岛市档案局遵循国家有关规定，根据本市机关电子文件形成状况，配合机关立卷改革，在电子文件管理方面作了一些探索。今年２月，青岛市委办公厅、青岛市人民政府办公厅在《关于加强当前机关档案工作的通知》中明确要求各有关单位“建立电子文件归档制度，加强对电子文件的管理”，极大地推动了青岛电子文件归档与管理工作的开展。截至目前，青岛市９０％的市直机关安装了档案管理系统软件，对电子文件进行整理，部分单位已经向市档案馆移交电子文件。
　　
　　 制定规范，为电子文件归档和管理提供依据
　　
　　 ２００２年１０月，在广泛调研的基础上，青岛市档案局制定了《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》（以下简称《规范》），《规范》规定了电子文件形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法，并体现出以下特点：
　　
　　 １．定义了归档电子文件光盘存储的信息组织结构
　　 《规范》规定：“推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。”其中，“说明文件”用纯文本文件编制，该文件包含有关本存储载体的各种信息，包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等；“著录文件”采用ＸＭＬ格式，保存了光盘存储归档电子文件的著录信息。著录文件采用ＸＭＬ格式一方面可以充分利用ＸＭＬ文件的设备无关性，减少归档电子文件著录信息对计算机系统软硬件环境的依赖性，另一方面可以方便办公自动化系统同档案系统进行数据交换，达到文件著录信息的共享，还可以经过简单的脚本编程直接用浏览器进行著录信息的检索和归档电子文件原文的查看，方便进行单位间信息的交流和政务公开出版物的编辑。
　　 在归档电子文件子目录中，以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号＋归档年度＋保管期限＋件号，如００００１２００２１００００１，其中第１―５位为全宗号，第６―９位为归档年度，第１０位为保管期限（永久为１，长期为２，短期为３），第１１―１５位为件号，用这种方式保存归档电子文件的原文信息，利用操作系统提供的树型结构和文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对归档电子文件按“件”分隔开并按照保管期限和件号进行查找，避免了若干归档电子文件统一保存在一个子目录下造成检索和查找的困难。
　　
　　 ２．明确了电子文件的著录信息
　　 《规范》在起草过程中，广泛调研了电子文件整个生命周期中从文件生成到文件归档过程中产生的各种信息，总结了归档电子文件的著录信息模板，包括文件信息、档案信息和电子文件信息三大部分。其中，“文件信息”描述了一份文件从生成到归档前的信息，主要包括拟稿人、拟稿时间、部门责任人、部门责任人审核时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间、打字者、打字时间、校对者、校对时间、主送单位、抄送单位、发送时间、缓急程度、密级、收文者、收文单位、收文时间、批阅人、批阅意见、批示人、批示意见、承办部门、办理结果、办结时间等项目。
　　 “档案信息”描述了文件归档后增加的档案方面的著录信息，主要包括归档人、归档单位、归档时间、全宗号、归档年度、保管期限、件号、主题词、分类号、鉴定者、鉴定时间、销毁者、销毁审批者、销毁时间、开放标识、题名、责任者、文件编号、附件、稿本、版本、版本说明等项目。
　　 “电子文件信息”描述了电子文件在计算机环境中的生存信息，主要包括硬件环境、网络环境、操作系统、应用软件、文件类型、文件名、文件长度、存储位置、创建人、创建时间、修改人、修改时间、访问人、访问时间、载体类型、盘号等项目。其中全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、签发时间、文件类型、文件名、载体类型、稿本等属于归档电子文件的必著项目，其他项目属于选著项目，目的是既让尚未实行无纸化办公的单位能够保存归档电子文件的最基本的信息（即归档电子文件的必著项目），又让已经实行无纸化办公的单位能够将其在办公自动化过程中形成的归档电子文件的背景信息完整地保留下来（将归档电子文件的选著项目从办公自动化系统中引用到档案管理系统中）。
　　
　　 编制软件，为电子文件管理提供支持
　　
　　 为使《规范》得到贯彻执行，青岛市档案局成立了机关档案管理软件开发组，研制了《易初档案管理系统》（以下简称《系统》）。《系统》在满足传统档案管理要求的基础上，对文书、科技、照片等门类电子文件整理提供了支持，主要表现为：
　　
　　 １．采用纸质等其他载体文件与归档电子文件合一的方式整理归档电子文件
　　 基于《规范》中对归档电子文件的著录必选项目与纸质等其他载体文件基本相同，同时归档电子文件在现阶段尚不具备法律凭证作用，所以《系统》在整理归档电子文件的时候，没有对归档电子文件制定单独的整理方法，而是采用将归档电子文件直接“附加”到纸质等其他载体档案的目录上的方法来进行管理，并且规定对于没有纸质文件对应的归档电子文件必须重新制作纸质文件，对于没有其他载体文件对应的归档电子文件，则按照所对应门类的档案整理方法直接进行整理即可。如果其一件纸质等其他载体文件有相对应的电子文件归档，通过查看档案目录的方式就可以访问对应的归档电子文件内容，实现归档电子文件与纸质等其他载体文件的统一管理。
　　
　　 ２．采用附加归档与链接归档相结合的方式管理归档电子文件
　　 《系统》用附加归档与链接归档两种方式管理归档电子文件。“附加归档”是直接将归档电子文件加密后存储到《系统》数据库中管理；“链接归档”不是将归档电子文件存储到《系统》数据库中，而是仅仅存储文件路径位置的管理方式。
　　 “附加归档”将归档电子文件直接加密存储到数据库中可以通过《系统》的权限逻辑来控制对归档电子文件的访问，防止归档电子文件在归档后被非法访问、修改、删除和感染病毒。但是，“附加归档”使《系统》数据库非常庞大，造成用户在进行备份等大数据量操作时速度减慢。
　　 “链接归档”不将归档电子文件原文存储到数据库中，仅仅存储归档电子文件的著录信息，虽然归档电子文件可以脱机存储到光盘等一次写载体中，仍然不能避免归档电子文件的非法访问。不过“链接归档”可以避免数据库的异常庞大，所以《系统》在推荐档案室用户采用“附加归档”的前提下，又提供了“链接归档”的管理方式。在管理一些限制访问的归档电子文件时，采用“附加归档”的方式增加归档电子文件的安全性；在管理录音、录像、照片等安全性要求不高，但占用空间庞大的归档电子文件，采用光盘存储、“链接归档”的方式管理。
　　
　　 ３．《系统》实现与其他办公软件的数据共享
　　 根据《规范》对于归档电子文件光盘信息组织结构的要求，归档电子文件的著录信息是基于ＸＭＬ文档格式，所以《系统》对于著录信息的存储也是完全基于ＸＭＬ格式，而不是以某种格式的关系数据库形式存在，这样就为《系统》与其他办公自动化软件的信息交换提供了便利的条件。通过《规范》提供的归档电子文件光盘信息组织结构，其他办公自动化系统可以将需要归档的电子文件连同归档电子文件的背景信息一并写出，通过网络传送给档案管理人员，完成归档电子文件的物理归档过程，既完整地保存了办公自动化过程中形成的著录信息，又减轻了档案工作人员的压力。档案管理人员只需要点击几下鼠标，就可以完成归档电子文件的录入工作。
　　
　　 总结规律，探索出一套归档电子文件与纸质文件同步管理的方法
　　
　　 通过制定《规范》和《系统》的推广使用，青岛市档案局总结出了归档电子文件与纸质文件“四同步”的整理方法，即根据文档一体化管理的具体要求，使用办公自动化系统进行文书处理，文件流转完毕，运用《系统》进行归档，按照标准统一著录有关档案信息，同时在纸质文件上加盖归档章，予以编号（归档纸质文件的电子版本编号应与此编号一致）归档，文件的电子版本通过计算机网络系统进行查询。也就是说，在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上，按统一的方法分类、排列、著录，以电子版本作为提供利用主要方式的过程，即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用。
　　 １．同步归档。制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件归档前，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性。如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件。如果符合有关要求，则将电子文件保存到指定计算机硬盘的指定路径中实现逻辑归档。归档的电子文件格式应符合《规范》的要求，否则应进行转换。如无法转换，应将其电子版本和相关支持软件一并保存。
　　 ２．同步整理。按照《系统》的要求，归档文件与归档电子文件采用“合二为一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质文件的同时，归档电子文件也就整理完成了。具体做法是：对于发文及其电子版本一般在签发后，由文书将著录信息全部录入到《系统》中；对收文及其电子版本，一般由文书在收文登记时即将著录信息录入到《系统》中；未经收发文处理的归档文件及其电子版本在归档电子文件形成后一个月内收集并将著录信息录入到《系统》中。全宗号、年度通过《系统》自动生成；件号通过确定年度和保管期限后，由《系统》自动计算生成。不同的用户可同时向《系统》中著录需要归档的纸质文件和电子文件，《系统》将根据归档的先后顺序按照年度和保管期限自动生成归档文件的件号，从而确保不同的用户登记的件号在同一年度、同一保管期限中不重复。对于暂不确定保管期限的归档文件，例如尚未批复的本单位请示，可以先将其放入短期保存，保管期限确定后再根据批复的保管期限和件号确定该文件的档号。确定不需要归档的文件和清退、销毁的文件不做归档处理。在《系统》中保留一段时间后清除。
　　 ３．同步著录。归档纸质文件依据《系统》自动生成的件号，在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容，电子文件保存在《系统》数据库中，待年度档案整理完毕后由计算机打印出归档文件目录。电子文件根据《规范》的要求，由《系统》自动生成归档电子文件的光盘存储信息组织结构，并刻录光盘，移交进馆。
　　 ４．同步利用。在文件查阅时，利用者可以通过同一“件号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，一般是将可公开的电子文件保存在网络服务器数据库中，在网上直接提供利用。另外，还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。在需用纸质文件时，可按照同一件号提供纸质文件。这样既提高了文件的利用效率，又减少了纸质文件的磨损。
　　 “四同步”管理可以充分利用文件管理的成果，缩短文件管理的时间，消除纸质文件整理过程中不便利用的弊端，使重要文件能够及时整理归档，避免文件管理时间过长造成归档材料丢失；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠、统一的标识关系，有利于对纸质文件及其电子版本进行一致性的核对，提高电子文件的有效性和完整性，发挥电子文件在档案信息化建设上的优势；既便于档案信息的参考利用和资源共享，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案管理的较为现实的模式。

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