新形势下高职院校数字档案馆的建设及运用探索

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　　摘 要：信息化技术的出现极大地改变了人们的生活，也严重影响了档案工作的开展。为了赶上信息化技术的发展浪潮，各高职院校相继建设了数字档案馆。由此，主要针对新形势下各高职院校如何采取有效措施建设并运用数字档案馆进行了阐述分析，希望能加快高职院校档案馆数字化建设的步伐。
　　关键词：高职院校;数字档案馆;信息化
　　中图分类号：F27     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.18.025
　　1 简要概述高职院校的数字档案馆建设
　　1.1 概念
　　广义的数字档案是存储和利用各种档案信息资源，其主要是一种数字档案组的组合，其中包括多个提供档案资源的小组、档案信息资源处理中心和档案用户。狭义的数字化档案主要利用网络技术建设基础设施，这种个体档案馆主要结合了软硬件系统，涵盖了数字化档案，同时，也构建了组织实体，在基础上完成档案信息的收集、存储和管理等方面的工作。
　　1.2 意义
　　首先，经济成本低。和传统使用的档案库房存储纸质档案相比，建设数字档案馆可以利用计算机存储各种档案信息，为高职院校节约了很大的空间。同时，数字档案馆建设可以很方便的存储和调用档案资料，若计算机间形成联机系统，借调时可以直接传文件即可，这比传统使用人工记录要方便得多。实施数字档案建设可以最大化挖掘档案的潜在意义，充分发挥其价值，为学校发展做贡献。
　　其次，存储多样化。高职院校主要采用纸质、图片和音像等方式存储档案，并按档案类型进行摆放。而实施数字档案馆建设，可以直接用电脑构建电子档案存储纸质档案，照片和音像等，以此方便相关人员直接查看。若不同部门想要同时查阅某份档案，可以直接复制即可。
　　此外，储存时间长。高职院校以往存储档案需要进行分类，借调时需要人工记录借调档案信息，但如果借调频次过高，很容易导致档案缺失，特别是纸质版档案。在存储的过程中，纸质档案会因为时间过长而变脆，容易被破坏，从而导致珍贵资料破损。如果存储的环境比较潮湿，影像档案也很容易被损坏，同样纸质档案也会因为受潮而导致文字模糊。但实施数字档案馆建设就可以避免出现以上情况。数字档案馆可以使用电子档案存储扫描的档案信息，这样档案原件就不会被损坏。
　　最后，提高档案利用率。数字化档案管理就是为了能方便开发和利用，因此，在高职院校中建設数字档案馆，可以随时调阅和查询相关资料。同时，数字档案馆还连接了复印机，因此，教师和学生可以直接复印需要的资料，以此有助于使用者开发和利用档案资料。
　　2 高职院校建设数字档案馆中存在的问题
　　2.1 专业人才储备量不足
　　有一些高职院校的档案管理部门，仍然还是使用传统方法管理档案信息，因为长时间受传统定理和根深蒂固的思维所影响，导致部分单位档案人员不愿意接受新的管理模式，掌握的业务理论知识和操作技巧也一直落后于数字档案馆建设。
　　2.2 信息保密性弱，出现非法利用信息现象
　　利用信息技术保管档案，很容易泄露学校重要文件。高职院校的大多数档案信息都是私密的，其中包含了一些个人隐私。比如，一些重要科学研究项目的负责人不想公开档案信息，怕被别人盗用。也有些教师和学生不愿意公开自己的学习和生活经验。但是在Web2.0条件下，当用户使用附属于档案的电子网站，电子公告板，虚拟论坛，P2P，社交平台等交换信息时，这些平台会快速反复且大范围地提取档案的内容，但这并非基于上先前的请求（指明了来源），这会导致文件作者承受巨大损失，侵犯其相关权益。如果高职院校的文档管理人员和使用者并没有“保护”好这些信息，或者由档案馆构建的网络交流平台上很多档案信息没有设置权限，致使一旦查阅机密信息或未经授权的用户信息，就会被快速转至网络，受众也在不知情的情况下就使用了这些信息。
　　2.3 没有配备完整的软件设施
　　现阶段，数字化公司加工时，高职院校的档案部门对软件不统一更加烦恼和困惑，害怕未来的数字化成果无法有效联系相同级别的档案馆。
　　2.4 部分高职院校对于数字档案馆建设认同度不高
　　首先，部分院校在数字档案馆建设速度上不太积极，认为只是正常工作的一部分。数字档案馆建设的相应设备配备不合理，尤其针对数字档案馆的硬件设备不到位，例如，电脑、打印机、扫描仪等。另外，在软件层面上只是单纯设置了计算机操作软件，只能实施目录搜索。以至于，大多数校领导在建设数字档案馆思想意识上很消极，认为是给本职工作增添麻烦，所以只要管好纸质档案工作就可以了，比较安于现状，只要遵照传统档案管理就可以帮助使用者查询到自己想要的档案，日常档案管理按照正常操纵工序就可以。
　　3 改进高职院校档案馆建设的有效措施
　　3.1 加强档案信息的安全防范
　　首先，设置全面的档案信息安全法规。档案机构制定相关安全法规之前，应该先了解档案管理的实际状况，在此基础上制定针对性强、完善的档案信息安全法规，并随时依据档案管理的变化不断完善，确保档案信息安全始终受到法律法规保护。
　　其次，使用先进信息安全技术。对于信息网络中各种影响档案存储的安全因素，各高职院校档案管理部门可以使用以下技术措施来制定安全预防措施：定期备份档案信息的相关数据。数据服务器执行双重备份，一旦主工作计算机出现故障，立即换备用机上岗。利用关系数据库系统的功能进行软件备份，备份和还原存储文件的元数据和对象数据库。数字档案馆可以采取以下措施保障信息安全：用户想要查看相关信息必须要经过密码、钥匙和智能卡等程序，或者用指纹、语音或视网膜识别等手段;使用公安部门检测合格的杀毒软件预防电脑病毒;加密档案信息的传输和储存环节，加密传输过程是为了有效防止出现泄漏和篡改等情况。此外，还可以加密链接、网络层和应用层等。设置用户访问权限，明确相应的访问级别，包括制定功能和数据权限。 　　3.2 加强软件配套设施
　　所有职业院校在建立数字档案馆的过程中，一定要选择具有较高安全性和稳定性的档案操作管理系统;数据库管理系统;必须使用符合相关标准要求的扫描软件以及图像处理软件等。还需要给配套设施规划专门的场地，安装专业设备，务必科学的布置及其必要的安全措施。
　　3.3 提升档案管理人员的信息素养
　　着重提高员工的信息素养，确保定期能够有效开展实施培训计划，建立一个培训机制，尽可能扩大档案学习组织的范围。培训时可以让档案管理人员多学习一些新的信息资源：伴随着Web2.0技术在高职院校数字档案馆建设中的应用，网络上相继出现了各种各样的原生数字资源。一是多学习和掌握一些获取网络信息的技巧：具备一定信息素养的网络用户可以在明确自己信息需求的条件下，合理地组织搜索策略以获得所需的信息。二是进行判断性的信息评估：由于Web 2.0尚不完善，因此使用相应的信息源需要高度的批判性思考。三是具备更高的创新和交流合作水平：Web2.0技术为学习者提供了更好的课堂外“个人信息环境”，也为学习者提供了更多的组织信息，这个平台有利于学习者充分利用和创造潜力。一个人想要學习和研发的本能是技术所无法改变的，但它将促进学习者学习和研发流程的改善，合理地将技术应用于信息的组织和创新也是良好的信息素养。
　　3.4 提升高职院校档案的标准化水平
　　对于高职院校来说，想要构建数字档案馆这项系统工程很难，需要耗费大量的人力、物力和财力。针对现阶段档案未达到标准化、管理不规范以及存在大量复杂应用软件的情况，高职院校必须要和相关机构共同建立统一、科学有效的档案管理体系和标准，以此才能真正将有限的人力和财力用到刀口上，这个体系和标准中要从识别、描述、存储和管理等方面管理数字化档案资源。高职院校要统一标准，以此有序开展数字档案馆建设，这也是高职院校在新形势下建设数字档案馆必须要达到的前提条件。
　　3.5 高职院校要投入充足的经费
　　高职院校必须在社会档案馆建设中大力推广数字档案馆的作用，还需要购买各种档案专业设备，建立档案管理系统，并且高职院校领导者也应该全面支持数字档案馆的建设，以此才能加快建设进度。规划并着力推进档案的数字化建设，完善相应制度，保障单位为建设数字化档案管理投入充足的经费。
　　3.6 要从管理机制着手，创建系统管理互相配合机制
　　首先，高职院校的管理层人员务必加强对档案信息化建设及其运用的高度关注，并且加大力度传递数字档案馆建造的有关消息，引起全体师生共同关注，加速数字档案的建造速度。其次，设立专门的管理筹划数字档案馆建设及其运用的专门部门，针对数字化相关任务积极科学化设计和管理。最后，加速纸质档案数字化的进程，其中需要的技术条件为：扫视图像文件格式条件、图像文件定名准则、图像文件保存架构、信息格式转变。最终数字档案馆系统需要具有搜集、管理、储存、使用及其系统管理互相配合良好运转的机制。
　　4 总结
　　简而言之，在数字档案馆建设中，高职院校必须严格按照国家档案馆法律法规、数字规范和技术标准执行，各单位的档案管理机构和相关人员要提升自身的信息素养，多学习一些信息技能，相关部门要加强档案信息的安全性和保密性，紧跟时代，不要固守成规，运用先进网络技术开展档案管理工作，真正建设好高职院校档案馆，为开展数字化档案馆建设工作创造光明的未来。
　　参考文献
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