我国民办高校档案管理存在的问题及其对策
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作者:程玉红
摘 要：20世纪90年代以来，我国民办高校不断发展壮大，成为我国高等教育一支重要力量。随着民办高校办学规模的扩大，国家对民办高校规范化管理力度加大，档案管理地位也在不断提升。然而，民办高校档案管理普遍存在着档案意识不强、管理人员素质偏低、制度不健全、硬件薄弱等严重问题。要加强民办高校档案管理工作，就必须从增强档案意识、提高队伍素质、健全管理制度、打牢基础设施等方面入手，补足档案管理工作的短板，推动民办高校不断发展壮大。
关键词：民办高校;档案管理;对策
中图分类号：G482 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2021）08-0150-03
20世纪90年代以来，我国民办高校不断发展壮大，教学质量和管理水平不断提高，为国家培养了大批优秀人才，成为高等教育的一支生力军。随着高等教育体制改革的深化和民办高校办学规模的扩大，民办高校的各项管理工作更加规范。原先因忙于办学而不被重视的档案管理工作，伴随着上级教育主管部门对民办高校学科专业、毕业论文抽检和学位授予权评估等各项工作监管力度的强化而提上议事日程。如何在民办高校办学时间短、档案意识弱、管理机制尚不健全的情况下遵循档案管理规律，结合学校实际采取灵活措施有效推动民办高校档案管理工作，使档案资料更好为民办高校建设发展服务、为广大师生服务、为学校人才培养服务、为科学研究服务，成为摆在民办高校领导面前的一项紧迫任务。
一、当前民办高校档案管理面临的问题
（一）民办高校对档案工作重视不够，档案意识不强
民办高校受市场经济的影响，强调投资收益最大化，追求短期内合理回报。而档案工作是一项短期感觉不出来，长期积累才能显现效果的工作，因此高校不愿进行人力、物力上的投入。大多数人认为，档案馆（室）只是一个辅助部门，与教学、科研、管理工作关系不大，以至于广泛存在档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的现象;加之民办高校领导变动频繁、人员流动较快，大家的档案管理意识普遍薄弱，没有从根本上认识档案工作的重要性，未能给予足够的关心和重视。档案管理没有专门领导，院系也没有专职人员，基本业务依附于学校办公室（也有在图书馆），由办公室主任负责，只是作为一项附带性工作。由于民办高校一切工作强调省人、省事、省钱，每一个人都身兼数职、满负荷运转，根本就无时间、无精力，静不下心来从事档案管理工作。档案材料长期处在工作无人管、立卷归档无人问、办完事无文件材料保存的状态。有的民办高校甚至连学校自发的文件都不归档，导致文件档案流失十分严重。
（二）档案管理人员变动频繁，业务素质有待提高
民办高校档案人员业务素质不高表现在以下三个方面。一是档案管理人员变动频繁。档案管理人员多数为兼职人员，身兼数职、事务繁杂，工作起来常常分身乏术，所以不能严格履行档案工作职责。兼职人员过多，人员变动非常频繁，导致部门人员青黄不接、档案岗位新手不断。而每个新进人员对所从事的档案工作都需要较长的熟悉和适应过程，这在客观上对文件材料归档工作造成很大影响，严重影响归档进度和质量，制约档案管理和归档工作的有序进行。二是档案管理人员专业技能欠缺。档案管理工作是一项技术性很强的工作，只有具备良好的专业技能，才能胜任这项工作。由于档案管理人员多为兼职人员而非科班出身，也没有机会参加专门技术培训，而且常常忙于本职工作，对档案管理意识淡薄，只是被动应付，干一天算一天。他们在档案鉴定、扫描、装帧、归档等环节缺乏处理技能，经常出现“张冠李戴”现象，为日后档案资料的有效利用埋下了隐患。三是档案管理人员缺乏现代科技手段。由于许多档案管理工作人员多属于兼职人员，仅仅了解一些传统的档案管理知识。加之许多民办高校对于档案管理工作投入不足，基本的现代化办公设备和档案管理软件系统都不具备，此外很多档案管理人员也不愿意接受学习现代网络技术下的电子归档技术，继续沿用传统档案管理模式，在收集、鉴别、整理、保密、查阅、利用、转递等环节中工作粗糙、效率低下，以致档案管理工作的真正价值不能很好发挥出来。
（三）档案材料不能及时完整归档，档案管理制度不够健全
民办高校档案管理中存在的严重问题是文件材料不能及时立卷归档，从上到下普遍存在敷衍了事、得过且过的心态。民办高校机关职能处室、系（部）以及有关人员对档案工作的重要性认识不足，认为把自己分内工作完成就够了，保存历史、传承文化不是自己的事，自己的工作不需要什么档案管理。机关处室和系部负责人员总是强调客观原因，以工作繁忙、难以抽出时间为由，推三阻四，把归档工作一拖再拖，不能及时将档案材料收集起来，向学校档案部门集中移交，以便统一归档。有些学校机关处室领导为了自己使用方便，不积极配合上交档案材料，将应该归档的文件材料长期滞留在自己手中。许多教师认为，自己的本职工作是做好教学和科研，档案管理和建设是档案部门的事，各种档案材料归档保存不是自己的本职工作，在材料歸档时被动应付、草率了事，造成教学、科研档案中的文件材料收集不齐全、归档不完整。很多档案材料长期积压在系部，不能及时上交保存，甚至诸如试卷、作业等教学材料长期散落在教师家中，致使档案材料丢失、遗漏现象严重。
（四）基本硬件设施建设无法保证，档案保管条件堪忧
基本硬件设施既是档案管理工作运转的必要平台，也是档案保管的基本条件。离开必要的基础设施，档案的收集、整理、保管等工作就无法顺利进行。受市场经济的影响，民办高校把主要精力投入到招生宣传、教学管理上，对档案管理工作重视程度不够。有些高校没有专门的办公用房和符合标准的档案库房;稍好一点的学校档案室融办公、阅档、保管为一体，达不到“三室分开”的要求;有些学校铁皮档案柜严重变形，整理档案所需的裁纸刀、打孔机等基本设备都不齐全，更谈不上电脑、打印机和专用扫描仪等现代办公设备，给日常工作带来不便。大多数民办高校档案管理设施条件不合格，没有专门的办公场所与存储库房，达不到保管档案所必备的通风、防潮、防霉、防火、防盗等方面的最低要求。保管设备不齐全，档案文件随意堆放，使档案管理陷于无专人负责、无专柜保存、无专门办公室和库房的“三无”状态，档案材料成为被遗忘的角落，任由岁月侵蚀。 二、加强民办高校档案管理的措施建议
（一）增强各级部门档案意识，重视档案管理工作
档案意识的高低决定了档案管理工作的先进与落后，增强档案意识是做好档案工作的前提条件。首先，要提高办学者的档案意识。民办高校创办人的档案意识是决定档案工作水平的关键因素。办学者应淡化功利色彩，放眼长远利益。如果办学者没有长远的发展规划，斤斤计较于眼前利益，把档案管理工作看成亏本的买卖，那么民办高校的发展前景是令人堪忧的。办学者要立足于长远目标，增强档案意识，把档案管理作为学校管理中的一项基础工作，充分认识到档案管理与教学评估、学科建设的密切关系，把办学所得的一部分利润用到学校发展的薄弱环节上，及时填补档案管理漏洞，不让档案工作成为制约未来发展的“短板”。其次，强化管理层的档案意识。《档案法》明确规定，各地、各部门、各单位都要重视档案管理工作，并将其列入日常管理工作中。民办高校主管领导应切实把档案工作提上议事日程，纳入到整体发展规划、管理规章制度之中，通盘考虑、统一推进。每一年度都要按时布置、检查、验收和总结档案工作，把档案管理工作的优劣作为对职能部门和负责人员进行考核、奖励、晋升的重要依据。最后，强化教职员工的档案意识。增强规范意识，从归档文件的拟稿、校对到审核、签发，再到印刷、归档等不同环节都要符合档案管理的规范要求。强化立卷意识，档案管理人员时刻绷紧档案这根弦，在日常工作中注意档案材料的收集和整理，保证档案材料的完整无缺。加强归档意识，学校各职能部门和所属学院每一年度要及时将具有保存价值的档案材料向档案管理部门移交归档。一旦教职员工树立起档案意识，就会凝聚成一股巨大的力量，推动档案管理工作规范化和科学化。
（二）健全档案管理制度，规范档案管理
要推动档案管理工作有效开展，保证档案材料完整、准确，建立健全科学合理的档案管理制度必不可少。一是要强化专兼职档案人员岗位责任制度。建立档案管理人员的岗位责任制，明确任务分工，使学校机关职能部门和院（系）专、兼职档案人员各自负责所属部门档案材料收集、整理、立卷、归档任务，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局，确保档案管理工作上面有人抓、下面有人做，推动档案管理工作落到实处。二是建立健全档案材料归档制度。档案管理部门作为职能部门，应成为联系机关处室、院（系）和广大教职工进行档案收集和档案业务指导的纽带。这就要求档案管理部门尽快建立健全各类档案材料收集归档制度，对档案材料收集的种类、范围、程序、途径以及纪律要求进行明确规定，对于档案材料的内容进行明确分类，规定哪些应该归档的、哪些不用归档，让各系部档案人员心中有数，从而确保档案材料收集渠道畅通。三是建立档案管理监督机制。民办高校要将档案管理专职人员纳入管理监督机制和激励机制范围，及时了解归档材料的收集、鉴别、整理、归档、安全、保密、查阅、借阅、转递等基本情况，定期进行抽查、考核、评比，对工作认真细致、负责到位、有突出贡献的档案管理工作人员给予物质激励和精神鼓励，从而促进档案管理的规范操作，实现档案管理与学校各项事业的同步发展。
（三）提高档案管理人员素质，紧跟时代节奏
一是增强责任意识。档案是历史的真实记录，档案管理人员是档案的忠诚守卫者，尊重历史、维护档案的真实完整是档案人的神圣职责。档案管理人员要有崇高的职业素养，树立强烈的责任意识、使命意识，及时了解、掌握学校不同发展阶段的中心工作，最大限度利用各种条件，积极主动做好档案工作。二是提高业务素质。业务素质是履行岗位职责的能力，也是完成工作任务的保证。要加大档案管理人员业务培训，定期举办培训班，尤其是组织新入职人员系统学习档案管理的政策法规、业务知识、操作技能，提升其业务能力和管理水平;建立机关和院系档案管理专兼职人员到校档案馆实地培训制度，使其在档案整理中增长知识、提高技能，从而促进档案管理水平和实际操作能力再上一个新的台阶。三是提高档案管理人员信息化水平。受办公设备的现代化、档案种类和载体的多样化等因素影响，档案管理手段在不断创新，对档案管理人员的专业水平、管理能力和操作技能提出新的更高的要求。因此，要加大档案管理人员信息化能力以及计算机操作技能、网络知识的培训，提升工作效率，提高服务质量，以更好适应信息化时代对档案工作的要求。
（四）加强基础设施建设，保证档案管理工作有序开展
首先，建立组织机构。建立由专门人员负责的档案管理机构，要有固定的办公场所、档案库房。各处室和院系要明确档案专员，配合学校档案馆（室）做好每一年度的档案归档工作，形成一级抓一级、层层抓落实的良好局面。其次，解决档案管理工作平台问题。按照国家标准，建立标准档案室，做到办公室、阅览室、档案库房“三分开”，实现铁门、铁窗、铁架“三铁”要求，同時配备空调机、去湿机、灭火器等必要设备，达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”标准。配备必要的档案保管、保护和办公设备，实行专人、专柜、专库保管，不能分散、随意存放。最后，提高办公现代化水平。按照办公现代化标准配备计算机、扫描仪、刻录机、高拍仪、录音笔、摄像机等现代化设备;积极引进档案资料软件管理系统，通过计算机技术、信息通信技术，实现档案资料的处置、保存、管理与应用的现代化，让过去烦琐的检索工作在瞬间得到处理，使档案管理人员从体力劳动中解放出来。
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Cheng Yu-hong
（Archives， Yangzhou University， Yangzhou 225009， China）
Abstract： Since the 1990s， China’s private colleges have been growing and becoming an important force in China’s higher education. With the expansion of the scale of private colleges， the state has strengthened the standardized management of private colleges， and the status of file management is also constantly improving. However， there are some serious problems in the file management of private colleges， such as weak file awareness， low quality of management personnel， imperfect system， weak hardware and so on. In order to strengthen the archives management of private colleges， we must strengthen the consciousness of archives， improve the quality of the team， improve the management system， and lay a solid foundation， so as to make up for the shortcomings of archives management and promote the continuous development of private colleges.
Key words： private colleges and universities; archives management; countermeasures
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