信息化背景下高校教务秘书工作探讨
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作者: 朱 玮
［摘 要］随着教育改革的深入和对新型人才的培养要求不断提高,高校也与时俱进,凸显出信息化、现代化的管理发展趋势。这对作为学校管理机构中重要组成部分的教务秘书提出了更高要求。本文从教务秘书的职责与信息化背景下对教务秘书的新要求入手,发现在工作中的一些问题并提出解决问题的一些建议。
［关键词］信息化；教务秘书；工作讨论
［中图分类号］G473 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）2-0084-01
1 高校教务秘书的职责
1.1 教务秘书的工作性质
高校教务秘书是保证学校教务工作顺利开展、教学管理趋向完善的重要角色,由于教务秘书在学校决策者和执行者之间起到“桥梁”的作用,所以这一职务的工作质量高低将对整个学校的管理起到至关重要的作用。教务秘书认识到自己的工作性质是十分必要的。
1.2 教务秘书的工作内容
教务秘书的工作相当复杂,在面对工作量大、时效性强的任务时还要注意处理好各方面的工作。工作内容特别琐碎,主要包括负责教学工作的落实、承担教学档案管理、安排考试有关事务、协调课程变动、统计学籍变动、承办院部领导和教务处交给的其他有关教学行政管理方面的事项等,这是教务秘书必须承担的工作，但并不包括临时安排的任务。
2 教务秘书工作信息化的意义
在信息化管理迅速发展的今天,高校教学管理要规范有序、和谐高效,这要求作为校务第一执行者的教务秘书实现业务上的不断创新和探索。教务秘书工作的信息化能够实现教学资源的积累总结和共享,充分利用计算机可以减少人为管理当中可能造成的缺陷,在一定程度上提高了工作效率,并对学校的管理水平和教学质量起到积极的作用,同时更加快捷地传达学校的教学计划和大纲,使教师和学生能够在第一时间了解教学安排以及变动,更好地落实学校领导者的决策以及对教师和学生教学质量的验收工作,并能以此为参考，更好地开展学校的管理工作。
3 信息化背景下对教务秘书的要求
信息化教务管理日趋完善,在这个过程中对教务秘书的要求也不断提高。同时教务秘书应该不断提升自己,使自己可以满足要求,胜任教务秘书的职位。
3.1 对教务秘书基本业务能力的要求
对教务秘书的基本要求包括熟练掌握教学秘书职责内的事务以及具有较强责任感和爱岗敬业的精神。
教务秘书做好工作的前提是对自己业务内容的充分了解和把握,明白学校教学管理的规章制度以及教学内容的标准和要求,确保教务教学能够规范化、有序化地顺利发展。同时要对学校教学大纲和教学计划做到心中有数,能够有条不紊地帮助教师进行有效的教学服务。具备较强的档案管理能力和总结归纳能力,确保学校各项资料的安全与有序。这些业务都可以体现出教务秘书是一个具有很强辅助性的职业,所以作为高校教务秘书，要具备强烈的责任感和爱岗敬业的精神,做到彻底贯彻学校领导的决策,确保达到良好的效果。
3.2 对教务秘书信息化能力的要求
教务秘书做到高效、即时、规范的管理才能够满足高校现代化、信息化的需求,而要达到这种效果就要求教务秘书必须具备较高的信息化能力,摒弃传统的工作方法、管理模式,树立全新的信息化管理理念,吸取信息化管理的精髓,提高工作效率,总结工作经验。
对教务秘书信息化能力的要求包括对学校档案的信息化管理以及实现日常办公的网络化和自动化,利用计算机文档对学校的信息、教学的信息、课程的设置及调整方案作出归纳,做到使学校领导、教师、学生能够便捷地了解这些信息并能方便地提出自己的意见和建议,以利于学校管理工作的开展。
3.3 对学校教务秘书沟通协调能力的要求
教务秘书的工作性质和内容决定了必须面对许多方面的矛盾,所以对教务秘书沟通协调方面的能力具有一定的要求。只有在善于控制自己的情绪、和善地共事、冷静地分析处理问题的基础上才能实现学校管理的顺利进行。
创造一个和谐的管理和教学环境也是教务秘书的必要工作之一。但在学校教务的管理中,教务秘书必须面对教学计划的下达预知性、教师与学生的教与学、学校与家长等矛盾,在这些矛盾中,教务秘书要做到通过沟通协调各方面的关系,积极做好学校、教师、学生及学生家长之间的桥梁,做到游刃有余地面对复杂局面,确保教学计划的顺利进行,及时向学校决策层反馈信息,合理安排教学任务与工作,第一时间解决可能出现的问题,保证学校管理工作与教学顺利和谐地开展并能取得更好的效果。
4 教务秘书工作信息化的一些问题
教务秘书通过从传统的学校管理向信息化教务管理转变的过程中出现了许多新问题,主要体现在以下几点：
4.1 教务秘书的工作热情有待提高
教务秘书负责直接执行学校的管理工作,在学校管理中具有重要意义。但教务秘书的工作内容琐碎繁杂,工作量大,并且业绩的体现不明显,在这种情况下很容易受到不平待遇,在许多方面的评定当中无法得到与工作量相等的回报,于是导致许多教务秘书在面对工作时热情不高,尤其是遇到困难和挫折时无法端正工作态度,致使工作效率不高,管理质量低下。
4.2 教务秘书信息化能力有待提高
教务秘书从传统的教务管理模式转变过程中需要面对很多困难,其中就包括对信息化管理能力的提升,这要求教务秘书具有一定的创新能力以及一定的知识储备。但现实中一直把教务定位为学校领导的助手和学校教学计划宣传员,这在很大程度上忽略了教务秘书在教学管理学、教学心理学以及信息化技术方面的提升,学校并没有给予教务秘书太多相关方面的培训,使教务秘书缺乏对业务的探究和创新,导致许多教务秘书欠缺信息化运作能力而无法胜任信息化管理高效事务的职位。
4.3 教务秘书队伍不稳定
教务秘书的工作量和许多职称以及利益上的不公平待遇导致许多人不愿担当教务秘书的工作,或是在教务秘书在职期间感到无法胜任其职位等种种原因,使教务秘书队伍一直处于不稳定状态。这种状态会导致教务秘书职位上缺乏业务能力极强的人选,以致耽误学校的管理工作,影响学校工作的正常开展,所以这个问题不容忽视。
5 对信息化背景下教务秘书工作的一些建议
5.1 学校建立有效的激励与晋升机制,提升其工作热情
学校在高度重视教务秘书工作成果的同时,应该建立完善的教务秘书奖惩制度,对教务秘书的业绩给予充分的肯定,对消极怠工者提出批评教育,给予教务秘书与其他教师同样的职称评定待遇以及晋升待遇,从而激发教务秘书的工作热情。
5.2 学校展开信息化培训,提高教务秘书信息化素质
在信息化背景下,教务秘书要树立积极进取创新的意识。同时学校应注意针对教务秘书的工作内容与性质展开相关的信息化培训,不断提高教务秘书的业务素质,使教务秘书具有较强的信息化管理能力,能够确保学校教务管理有序、和谐、高效地开展。
总之，只有高校认识到教务秘书的重要作用并给予高度重视,同时教务秘书要不断上进,不断加强自己的信息化管理水平,才能对高校管理作出重要贡献。
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