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浅析科研院所秘书工作

作者:未知

  摘 要:研究所科研秘书工作是一项综合性工作,在科研所管理工作中占有重要地位,其工作范围广泛,涉及实验室、科技、资产、人事、外事、财务、后勤等诸多方面。科研秘书在实际工作中会遇到各种各样难以预测的问题,因此其工作具有灵活多变性。科研秘书是有效联系相关管理部门和科研单位的桥梁,其工作的及时有效性将直接影响科研所的科研工作质量。
  关键词:研究所;科研秘书;工作特点
  秘书一词具有广泛的含义,较为通用的的观点认为:秘书是辅助领导者或主事者工作的人员。秘书具有辅助决策、处理信息、协调关系、处理具体事宜的等职责。而科研秘书就是科研人员的助手,负责整理科研人员需要的科研资料,协助科研人员完成相关科研工作,是从事科研管理工作的专职人员,其主要意义就是让科研人员可以全身心投入到科研工作中去。
  1 研究所科研秘书工作的特点
  1.1 辅助性
  和传统秘书工作一样,科研所科研秘书工作也具有辅助性。不过科研秘书工作具有其特殊性,在日常工作中,科研秘书面对的是科研人员,而且不是一名科研人员,在实际工作中科研秘书要做好一般行政秘书的管理性工作,同时还要负责科研管理工作,在科研工作中要从旁辅助,成为科研人员的助手,从事一些辅助性的常规工作。研究所的科研工作会涉及到很多专业技术知识,往往会有许多资料和文献,包括电子文档和纸质资料,这些工作作为科研人员不可能面面俱到,因此需要科研秘书从旁协助或提醒。
  1.2 复杂性
  科研所工作的独特性决定了科研秘书日常工作需要负责很多事宜,因此其工作具有复杂性。研究所并不是单单从事某一类科研任务,往往会涉及到多个领域多个项目,领域之光项目之多是其他行业行政秘书所无法相提并论的。因此便决定了科研秘书的工作也会相应涉及很多领域,而不同的项目都需要科研秘书做好相应的辅助工作,例如科研项目的管理申報、科研任务的通知,科研项目的预算和决算。另外,科研秘书还要负责日常活动策划组织及安排。
  1.3 保密性
  作为科研项目,往往具有很高科学价值,项目涉及诸多利益关系和难以估量的经济效益,甚至会涉及到国家机密。因此要求科研所的科研秘书必须具有高尚品德和良好的职业操守,严于律己,规范自己的行为,做到踏实负责、仔细认真,同时具备保密意识和法律意识。科研秘书的工作会涉及到相关科研项目的财务问题,包括预算和决算,会了解到一些科研成果,这就要求科研秘书遵纪守法,杜绝暗箱操作,严格保护科研资料和科研项目的一切信息。
  2 对科研秘书工作的探讨
  2.1 科研秘书工作不够重视
  为了适应科研工作的需要,更好的服务于科研工作,许多研究所都进了相应的体制改革和人事制度改革。从现阶段科研所的人才需求来看,一方面大力引进科技人才,另一方面严格控制行政管理人员。科研秘书人员严重不足,科研秘书往往要服务于研究室所有的科研人员,其面对的科研管理工作量巨大,同时需要兼顾研究所其他行政方面的工作及许多琐碎的杂事,一名科研秘书往往是身兼数职,既是科研秘书也管行政工作,面对繁琐的工作想,许多科研秘书力不从心,导致工作中出现一些遗忘、不及时等现象,进而影响工作效率和科研质量。
  2.2 科研秘书工作缺乏激励机制
  目前科研秘书要面对繁琐的工作,要保证工作效率和工作质量,这对科研秘书的个人素质提出了高要求。但是科研秘书的付出与回报不均等,长此以往势必会消磨科研秘书的工作热情,使其产生懈怠心理。另外,在职称晋升方面,科研秘书不会承担科研课题,无法发表高水的科研文章,在科研所这种以科研成果为考核标准的单位,科研秘书几乎不能获得任何奖项,也因此很难获得晋升机会,导致一名科研秘书要获得晋升往往需要很长的时间。再者,科研秘书没有足够的培训机会,科研所对于员工的培训会优先考虑科研工作人员,对于科研秘书培训资源配置不够,而且局限很大,对于科研秘书的职培训往往局限在工作所需的业务知识和公文写作方面,科研秘书的业务技能有限,造成科研秘书的业务能力、工作水平与目前工的作需要都存在一定的差距。
  2.3 科研秘书人员缺乏归属感
  很多研究所受限于编制人数,于是对科研秘书采用人事代理制度。所谓人事代理制度是指:人才服务机构依据用人单位或劳动者的代理委托,根据国家的法律法规,按照一定的人事管理规范,运用社会化服务的方式,对用人单位和劳动者的人事事务实行代理的已汇总人事制度。人事代理制度在一定程度上可以缓解科研所对行政管理人员编制紧张的状况,但是由于科研秘书的的人事关系在代理公司而不属于科研所,容易导致科研秘书人员没有归属感,并且人事代理人员的工资待遇和保险及其他福利远远低于科研所正式职工,这就导致人事代理人员离岗现象频繁,科研秘书团队处于长期不稳定的状态,影响工作效率。
  3 科研秘书工作要求
  科研秘书工作具有辅助性、复杂性、保密性等特点,其工作纷繁复杂,因此对科研秘书人员的职业素养提出了很高的要求。
  3.1 科研秘书要具有优秀的道德品质
  做事先做人,道德品质是个人思想和行为的体现,是从事事业的的理念基础,一个人必须具备良好的道德品质才能保证对于其所从事的事业认真负责。一个优秀的科研秘书首先应该具有良好的道德品质,才能保证在工作中认真负责,细心周到,才能保证对科研所应有的忠诚度。
  3.2 科研秘书要善于学习
  科研秘书要善于自我审视,树立正确的学习观念,在实际工作中要善于发现领导及同时身上的优点,并虚心学习,以此来客服自身不足,充实自我,不断提高自己的能力,丰富自己的职业技能,包括专业基础知识和职业技能。另外,在实际工作中要善于领会领导意图,多想多思考,注意日常工作细节,形成良好的工作习惯,对于自己的工作要有整体规划,分清主次,理清重点,做到从容不迫有条不紊。   3.3 科研秘书要具备良好的沟通能力
  作为科研人员的助手,科研秘书必须要具备良好的沟通协调能力。当下社会氛围十分开放,人与人之间往来越来越密切,良好的沟通能力有助于我们维持人际关系,增进人与人之间的感情,这样才能在工作中密切合作,才能提高工作效率。沟通能力包括优秀的文字表达能力和语言表达能力。文字表达能力有助于科研秘书迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、文笔精练的科研文本资料。语言表达能力有助于科研秘书在与领导以及科研人员交流时言简意赅的表述自己的观点。优秀的科研秘书,除了具备一定的专业知识技能外,必须具备较强的人际沟通能力,要学会沟通技巧、学会平易近人、不擅权越位、公私分明,保持一颗平常心,这样才能顺利完成工作任务,形成融洽的工作氛围。
  3.4 科研秘书要有高效的执行能力
  科研秘书的工作相当繁琐,因此要善于整合工作,制定合理的工作计划,切记领导说一样自己才做一样,要掌握好自己的工作进度。在一项科研工作开始前准备好相应的材料,做好准备工作;在科研项目进行中,记录相关进程和注意事项,为可能发生的突发状况做好准备;在科研项目结束后,妥善整理保管相应资料,并做好自我评价和总结,发现自己的不足,并加以改进。日常工作中应该主动与领导和科研人员沟通信息,调节关系,以便提高工作效率。在协调中需要谦虚谨慎,树立服务意识。对于所办事项在处理、决策之前,要及时与有关部门人员协商沟通、明确工作意图。科研秘书由于承担大量事物性工作,常会出现一些特殊情况,这就要求秘书要有随机应变能力,处理问题既要符合规章制度,又要懂得灵活变通,对于突发状况要善于总结经验教训。
  3.5 科研秘书要有高度的责任感
  科研秘书光有服务意识还不够,要发挥主观能动性,将服务意识转化为自觉,行动不仅要有吃苦耐劳甘于奉献的精神,还要善于思考提高工作效率。在实际工作中,科研秘书难免会受气,因为自己的工作不够完善,便会招来领导或大或小的指责,因此要求科研秘书做好“逆来顺受”的思想准备,正确对待批评和牢骚,并且善于自我疏导排解,妥善处理负面情绪,进行换位思考,找到失职的原因,不断完善。科研秘书的工作繁琐复杂,工作時间长,工作内容多、工作强度大,自己辛辛苦苦任劳任怨工作却没人知道,这就需要我们有吃亏是福的觉悟,因为工作经验都是来源于日常积累,经历得多感悟才深,才能帮助我们不断摸索规律,提高工作效率。
  4 总结
  随着我国科学技术不断发展,科研事业生机勃勃欣欣向荣,科研实力有了长足质的飞跃,前景一片广阔,但前进的道路依旧曲折,这对科研工作人员提出了新的高要求,而科研秘书能让科研人员从繁琐的事物中解放出来,让他们全身心投入到科研项目中去。这就要求科研秘书的专业素质和自身修养也要不断提高,以适应工作的需要。一名好的科研秘书于科研人员科研项目乃至科研所而言都有着非常重要的作用。
  参考文献:
  [1]范丽.研究所科研秘书的工作特点与要求分析[J].财经界(学术版),2017(18):136.
  [2]胡艳红.关于研究所科研秘书工作的思考与探讨[J].办公室业务,2016(24):105.
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