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关于科研院所综合管理办公室工作的几点思考

作者:未知

   摘 要:本文以江苏省肿瘤生物治疗研究所为例,主要梳理了科研院所综合管理办公室的工作职能,并总结和探讨了工作的主要特点和应对策略。综合管理办公室人员需积极提高自身素质和专业水平,最大限度地发挥综合管理作用。
  关键词:科研院所;综合管理;办公室
  
  一、 引言
  作为科研院所的综合管理办公室,其主要职责是为科研人员做好服务,减少科研人员为科研以外的事务分散过多精力,从而提高科研活动的效率,使得科研成果更快更好地产出。实际工作中,综合管理办公室处在枢纽的位置,起到了承上启下的关键作用,集中体现了整个单位的管理水平。本文以江苏省肿瘤生物治疗研究所为例,根据本人工作经验,主要梳理了科研院所综合管理办公室的工作职能,并总结和探讨了工作的主要特点和应对策略。
  江苏省肿瘤生物治疗研究所,隶属于徐州医科大学,拥有冠名“肿瘤生物治疗”的国家地方联合工程实验室以及江苏省在此领域建設的6个省级平台(重点实验室、工程实验室、工程技术研究中心、科技公共服务中心、转化医学中心、协同创新中心)。研究所下属徐州医科大学附属医院肿瘤中心,拥有省级临床重点专科2个(肿瘤科、放疗科),并于2016年获批江苏省“科教强卫工程”医学重点学科。现有科研场所包括免疫细胞GMP制备车间、P2级病毒制备室、P2级基因检测室、纳米药物合成实验室、分子与细胞生物学实验室、组织与形态学实验室、SPF级实验动物中心和肿瘤组织标本库等;现有仪器设备包括激光共聚焦成像系统、小动物活体成像系统、双色红外激光成像系统、蛋白纯化系统、流式细胞仪、磁珠分选仪等。研究所现已发展成为一家以肿瘤生物治疗研究为主攻方向,以肿瘤免疫细胞治疗、肿瘤靶向治疗研究为特色,集临床诊治、科学研究和科技服务为一体的综合科研机构。
  二、 科研院所综合管理办公室的主要工作职能
  (一) 场所管理职能
  1. 基础工程建设与维护:主要指科研实验室的布局设计、内部装修和改造、运行期间的保护和维修,以及与工程实施方的沟通协调等事项。
  2. 消防与安全:实验室内使用和储存着大量有机试剂、塑料制品等易燃物,另有烘箱、高压灭菌器多种高温加热设备,防火防爆工作为重中之重;实验室内使用和储存着多种有毒有害试剂等,需安置在防护良好的专业器皿和箱柜内,由专人负责出入库监管;另包括科研场所的门禁系统、监控系统的管理,以及完善发生危险事故的相应紧急处理预案。
  3. 卫生与废物处理:主要指实验室的保洁工作,以及处理科研活动中产生的废水、废气、废物等,其中含有大量对人体和环境有毒有害的物质,需要联系专业人员集中处理。
  (二) 设备管理职能
  1. 设备购置:需由熟悉采购流程的管理人员与熟悉所需购置仪器的实际使用人员密切配合,做好前期调研工作,在保证购置仪器先进性和实用性的同时,做到价格合理,缩短采购周期。
  2. 设备维护:主要指协调售后人员做好设备的安装调试与使用培训;安排实验技术人员负责日常使用管理和对外开放;编订与整理标准操作流程(SOP),必要时安排完成使用培训和具有操作经验的专人操作,以及在设备发生故障和损坏时联系售后人员维修或更换部件等。
  (三) 人事管理职能
  1. 人才引进:主要指根据年度人才引进计划,对外发布招聘信息收集应聘简历,遴选较为优秀的人员进行面试,面试确定双方意向后办理入职手续等。
  2. 在岗人员管理:主要包括组织日常考勤、阶段性绩效考核等,更为重要的是辅助进行高层次人才计划和科技创新团队项目的申报与验收、职称的评定与晋升、硕博导师资格的认定以及培训深造等。
  (四) 科技管理职能
  1. 科研项目管理:主要指各级各类科研项目申报与验收的组织,针对不同的时间节点做好提前通知,为科研人员争取更充裕的准备时间;针对项目的申报条件和侧重点做好梳理和筛选,提高申报的目的性和合理性;通过合理安排与协调提高项目的命中概率。
  2. 科技成果统计:主要指统计科研活动中产生的课题、论文、专利、获奖等成果,盘点资源进行开源节流,一方面可用于汇总申报科技创新团队、平台等大额资助,可用于公共设施建设、公共仪器购置等投入,另一方面根据成果对应计算科研成本、投入产出比的核算可用于指导后续科研活动,节省不合理开支。
  (五) 财务管理职能
  1. 经费账户管理:经费账户主要分为公共账户和个人账户,公共账户需根据实际情况提前拟定年度支出预算并执行,必要时做出一定调整;对个人账户进行梳理,根据不同账户的支出范围和到期时限,对每一笔费用的支出账户给出合理建议,提高经费使用效率,起到财务助理的作用。
  2. 财务报销:公共账户用于支出公共仪器购置和维修费、聘用人员工资和劳务费、日常运行办公费、开放和自立课题研究经费等,个人账户用于科研支出的材料费、测试费和临时聘用人员劳务费等,科研人员仅需提供发票和支出账户信息等,后续由专业财务人员具体实施报账流程,极大地减轻科研人员在科研以外的工作负担,也提高了财务报销的效率。
  (六) 文秘工作职能
  主要指草拟或审核以科研院所名义发布的文件,整理制订各项规章制度,电子和纸质档案的收集整理,网站维护和新闻宣传,学术会议交流等的对外联系、组织接待、差旅预定等辅助性日常事务。
  三、 科研院所综合管理办公室工作的主要特点与应对策略
  以上主要以江苏省肿瘤生物治疗研究所为例,梳理了综合管理办公室目前实际承担的主要工作职能。从中可以看出,科研院所管理办公室工作并非就是简单的日常行政、上传下达的管理工作,而是作为科研院所运营的中心,具有桥梁与纽带的作用。科研院所综合管理办公室工作的主要特点与应对策略主要分为以下几个方面。   (一) 科研院所综合管理办公室的主要作用是辅助科研、提高效率
  高层次、高水平的科研人员是科研院所综合管理办公室最主要的服务对象,他们普遍承担着繁重的科研任务和教学任务,以及转化应用、对外服务、学术交流等社会事务。综合管理办公室一方面要为科研人员营造一个高效便捷的工作环境,例如科研活动中时刻会使用到的仪器设备需要专人日常管理和维护,才能保证科研人员顺利完成科研任务,正所谓“工欲善其事,必先利其器”;另一方面需承担科研工作以外的工作,以减少科研人员精力和时间的过多分散,同时此类工作也非科研人员熟悉领域,由专业管理人员辅助完成才可以提高工作效率,例如科研人员普遍反映经费报销过程烦琐且周期较长,由专业财务人员辅助可以节约科研人员的宝贵时间。
  (二) 科研院所综合管理办公室的重要作用是采集数据作为决策依据
  综合管理办公室工作涉及科研院所运行的各个方面和环节,通过调研和收集即可获得大量宝贵的第一手数据,例如通过日常科研活动的组织和财务管理可以获得科研活动的经费支出和成果统计;而通过对这些第一手数据的分析和总结,可以充分运用信息指导工作,为领导决策提供依据,例如制定预期目标和发展计划时,总结的数据反映了目前的工作基础和优势,分析的趋势可以预估发展前景,制定的目标并非凭空想象,拟采取的措施与步骤也是有据可依。
  (三) 科研院所综合管理办公室工作特点提高了对管理人员的素质要求
  由此可见,科研院所综合管理办公室需要根据实际工作需求,扩展管理和服务职能,处理好各方面信息,协调好各方面关系。这就要求管理人员要时刻牢记服务宗旨,不断更新管理理念,不断创新工作方法和管理制度,注重实践中的经验总结和知识学习,提高自身的专业素质和协调能力,必要时成为不同领域的多面手,最大限度地发挥综合管理作用。
  四、 结语
  本人所在的江苏省肿瘤生物治疗研究所,短短十年之内几乎由白手起家发展为国家级科技创新平台。究其原因,除了正确的发展理念和准确地时机把握之外,也与建立了一套较为完整和高效的综合管理体系密不可分。管理体系的建设,随着平台的升级和方向扩展而不断充实和完善,提高资源调配和日常运行的效率,继而促进进一步的发展与升级。管理与发展相辅相成,互相促进。
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