基于流程的人力资源外包风险管理分析
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作者: 袁伦
摘要：目前，中国的人力资源外包还处于起步阶段，但是发展速度很快。但由于中国目前尚未建立起完善规范的法律体系以及在外包操作中的不合理性，出现了一系列的风险。主要从人力资源外包的流程出发，分析了人力资源外包的风险，给出了外包实施过程中防范风险的一些措施。
关键词：人力资源；外包；风险管理
中图分类号：F7文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）10-0172-02
人力资源外包已经成为一种新的发展趋势，对于大多数国内企业而言，外包作为一个新生事物，有利于获得人力资源专业化服务、削减业务成本、提高管理工作效率，有利于促进企业人力资源管理从事务性向战略性转变。但是，人力资源外包引发的风险不可忽视。企业如何规避人力资源外包的风险，保证人力资源外包项目的成功实施，已经成为人力资源外包过程中的重要问题。
一、基于流程的人力资源外包风险分析
人力资源外包风险可以定义为：企业在把人力资源管理活动的部分或者全部内容外包的过程中，由于企业经营环境的复杂性，对企业自身核心竞争力的识别能力有限，对外包预测估计不足，造成实际外包结果与预期目标相背离，甚至导致人力资源管理活动失败的可能性。
人力资源外包运作流程一般分为六个阶段：分析外包的可行性、确定外包的项目内容、选择外包服务供应商、确定外包的合作模式、实施外包工作、评估外包工作业绩及改进。人力资源外包的风险贯穿于人力资源外包活动的全过程，从核心过程来看，可行性分析、供应商选择以及关系维持是核心阶段，抓住了核心阶段就抓住了主要矛盾，因此，我们探究人力资源外包的风险问题也主要研究核心流程的风险问题。
1.业务决策阶段――收益风险。在人力资源外包的决策阶段，风险来自于业务的划分，将不适于外包的人力资源职能外包出去会对企业的运营带来不同程度的风险。企业任何活动的最终目标是实现利益的最大化，人力资源外包也不例外。人力资源外包带来的收益是多方面的，有些是可以直接观察到的，有些是间接的；有些是短期的，有些是需要长期才能有回报的。波特的价值链理论揭示了企业价值产生的源泉，而人力资源管理在整条价值链中都起着巨大的支持作用。人力资源管理作为价值链上的重要一环，如果一旦因外包而使得价值链被分割和碎化，并因此引起价值链之间的不协调甚至是矛盾，原来预期的收益得不到实现，那么外包的意义也就不复存在，甚至带来毁灭性的风险。
2.选择供应商阶段――信息不对称、冲突风险及失控风险。（1）信息不对称风险。企业和外包供应商之间是一种亲密的合作伙伴关系，但由于企业目标不同，工作方法可能因组织管理方式、思维模式等方面存在的差异而有所不同，因此在使用的过程中，必然会出现信息的不对称情况。（2）冲突风险。外包形成企业和外包服务商之间特定的合作关系，必然产生双方企业文化、价值观、管理风格的冲突与碰撞。若外包商提供的服务内容不能适应企业文化和管理风格的要求，冲突风险必然会在绩效和成本上体现出来，造成管理不到位、工作效率和服务质量低下、企业员工满意度下降等，甚至造成外包项目的失败。（3）失控风险。在项目实施过程中，服务商受到企业现有条件的制约，有可能出现外包后未尽力执行受托工作，或者采取不利于外包企业行为，甚至出现企业机密泄漏等问题，导致外包失控。企业将部分业务外包，绝不意味着置之度外，而应该不断监控和评价外包服务商的工作进度和质量。事实上由于外包供应商是一个外部独立运作的法人实体，和企业间是一种合作伙伴关系，而不是隶属关系，因此，对外包供应商的控制还是有限的。
3.外包关系维持阶段――灵活性缺失、稳定性不足及激励不当风险。（1）灵活性缺乏风险。它是指外包供应商按外包合同向企业提供的人力资源管理职能无法满足外包企业弹性需求而带来的风险。外包企业与外包供应商签订外包合同时根据的是当时的人力资源管理职能需求。外包合同开始履行后，时过境迁，企业的人力资源管理职能需求可能发生较大的变化，这时，刚性合同规定的外包额度就无法满足企业的需求，这就为外包企业带来风险。（2）激励不当风险。它是指外包企业对外包供应商的激励不足或激励失当而导致其行为背离外包企业期望的风险。外包的人力资源管理职能之所以能够按质按量按时按预算的完成，得力于有效的激励机制。一旦外包企业对外包供应商的激励机制失灵，则外包供应商提供的人力资源管理职能就有可能达不到企业的要求。（3）稳定性不足风险。它是指外包带来的企业内部组织结构调整及利益的再分配导致内部的抵触情绪甚至抵抗行为而造成的风险。外包任何一项业务都会造成企业流程的重新构建，必然会带来组织结构的变化。有些人员可能需要变更工作内容，有些人员可能需要变更职位，有些职位甚至可能被取消，这种利益的再分配如果处理不当会造成企业内部的抵触力量，从而消耗了外包带来的利益，甚至阻碍外包的顺利实施。
4.外包关系结束阶段――存在退出壁垒。实施人力资源外包的企业在一定时期内，不再像过去那样专注于人力资源的部分或者全部职能，业务的游离使得企业在放弃外包、回归业务时失去原有的熟练程度和准确程度，从而降低了自身的人力资源管理水平。
5.人力资源外包整体风险分析。（1）外部环境风险。目前，中国尚未建立较为完善的法律法规来规范人力资源服务机构及外包行业的运作。在行业规则缺失的环境下，各种中介机构纷纷加入到外包领域中来，难以实现对外包主体和外包合作者之间的权利和义务的规范，使得外包服务的风险增大。企业对外包服务质量和水平的理解存在较大差异，出现问题和纠纷时如何解决也没有先例可以参照，使得人力资源外包缺乏安全保障。（2）企业经营管理风险。人力资源外包所引发的企业经营管理风险包括人力资源管理职能风险、企业经营管理安全的风险、员工的风险等。人力资源管理职能风险。外包实现了人力资源职能的分离并减轻了业务工作的数量和压力，但有可能导致管理能力减弱，形成对外包的依赖，从而难以应对企业不断变化的人力资源需求。此外，由外包引起人力资源管理部门的职责相对削弱，人员需求下降，可能导致人力资源管理人员的流失，将给企业带来管理风险。经营管理的安全风险。人力资源外包必然实现企业与外包商对企业信息的共享。由于外包服务商的人员素质、职业道德以及管理水平等原因，外包服务商有可能与将来客户分享合作中的知识产权，泄露企业经营管理方面的机密。中国目前无完善的法律和法规去规范这些外包商的行为。一旦企业机密泄露则对企业经营管理将产生非常大的危害。内部员工的风险。外包会引起工作的变动，工作流程、职责分配、汇报关系及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变，导致员工对变革的抵制。在企业决定将某些人力资源职能外包时，有些人员可能会面临失去工作的威胁，同时引起员工的顾虑、猜疑和不满，导致工作热情下降。
二、外包实施阶段的风险防范
1.参与外包商的服务提供过程。在外包过程中，企业人力资源部门应当明确指定具体人员参与外包合同和方案的实际执行，共同实施外包项目，达到强化学习和实施监控的目的。通过对人力资源外包项目的参与，使企业人力资源管理人员获得与外包服务商的专业交流和学习的机会，提高自身的业务和管理水平，从而提升企业人力资源管理的能力；同时，参与作为重要的学习机会也可以提升人力资源部门员工满意度，减少人员流失。在参与外包项目的实施过程中，可以随时了解项目的进展，对各种问题和潜在的风险有所察觉并及时做出反应。
2.对外包商的财务状况和安全状况进行监控。为了解外包商在服务期间财务方面的状况和确保企业商业秘密的安全，企业应定期评估外包商的财务状况，评估外包商信息系统和控制系统的安全性、完整性和保密性，审查外包商的业务能力以及应急计划措施，密切注视外包商内部与企业HRM外包项目合作的关键人员的变化。
3.定期评估，实现外包的风险预警。企业应当建立起外包服务商的评估机制，在项目实施过程中定期地对项目执行情况进行检查、反馈和沟通，发现问题及时采取相应的措施加以解决；定期审查外包商履行合同情况的报告，对报告的准确性和协议执行状况做出客观的评价；定期调查员工对外包商提供服务的满意度，及时反馈给外包商。在信息安全的保障方面，人力资源部门应当建立起文件管理和信息安全保障机制，避免机密信息的外泄，以保证外包工作正常、有序地进行。
4.监督并配合外包商对工作流程和方法进行持续创新。企业将一些HRM职能外包后，因依赖外包商提供服务而面临失去自主创新机会的风险。在这种情况下，企业应及时向外包商反映，共同探讨新的工作方法，协助外包商改进工作流程、提高服务水平。此外，双方在进行合作的过程当中，应实施反馈修正机制和动态目标管理，根据企业外包目标的变动，不断的整合、重构内外部的优势资源与能力，调整HRM外包方案。
5.完善退出机制。当客观环境发生改变或企业自身管理进行调整，企业要解除与外包服务商之间的合作关系时，要处理好由此带来的相关问题，包括如何处理与原外包商的关系、外包合同的终止、责任的清偿、避免公司信息泄漏或缺损等等。建立有效的退出机制，可以确保企业利益不受损害。
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[责任编辑 安世友]
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