电子文件归档的“工程”研究

来源:用户上传      作者: 牟少伟

　　摘要：文章从工程的角度对电子档案归档进行全新的探索，照顾到管理者、需求者、电子软件、纸质文件之间的相互配合、协调，力争使电子文档的归档更系统、更科学、更实用。
　　关键词：电子文件；归档；工程
　　
　　美国联邦管理法规对电子文件的解释是：电子文件包括数字的、图形的和文本的信息。归档，在《现代汉语词典》（第5版）中给出的定义是：把公文、资料等分类保存起来。分类，涉及到不同的标准和依据，体现在传统的纸质文件的归档工作中，就是依据不同的分类标准把复印文件放在不同的档案袋中，以便于以后的查找。根据语义进行分类，是目前通行的做法，由于语义分类本身具有很大的模糊性，所以造成有的文件既属于A，又属于B，给档案工作人员带来很多的麻烦。而且目前电子文件的归档在很大程度上没有改变传统纸质文件的归档套路，改变的只是存储介质的形式和与此相关的细节问题。相对于计算机技术的突飞猛进的发展，电子文件归档的研究现状应该说还不那么让人满意。
　　对于电子文件归档的问题，文章提出“工程”的概念，“工程”原本属于土木建筑学的一个术语，引用到计算机领域的“软件工程”以后，赋予了它新的内涵，那就是从全局出发、满足需求。搞软件设计的人都知道，程序设计前一定会有一个软件需求分析报告，根据需求分析来确定软件功能，然后分解程序模块，进行程序编写、调试，最后完成整个软件的开发。所以开发出来的软件特点就是方便、智能。电子文件的归档也是如此，归档只是手段，并不是目的，归档的目的是为了方便以后的查找。这就要求有两个平台：管理者平台和用户平台，也就是电子文件管理软件的开发。针对现代的办公条件，电子文件大量产生的现状，开发电子文件管理软件，势在必
　　行。所以，根据这一思路，本文对在以“工程”为统筹视角下的电子文件归档的问题进行粗浅的探究。
　　
　　一、从管理角度出发的电子文件管理
　　
　　（一）从人的角度出发的管理工作
　　电子文件采集、汇集之后，为了给用户平台提供方便的同时保证电子文件的安全性，保证其不被任意删改，要从管理的角度设置用户等级，从一般只读用户、普通可下载用户、高级可修改用户、最高级权限设置用户等几个级别入手，确保电子文件后台修改、前台查看都有记录跟踪报道，这样，划清参与人员的责任范围。一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用其相应的形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用各种最先进的技术措施，如签署技术、信息认证技术、身份验证技术、加密和防修改等高新技术，提高电子文件的可靠性和真实性。
　　（二）从计算机安全角度出发的电子文件管理
　　电子文件的存储，一般是直接放在硬盘中，可是由于硬盘易受震动、受潮等物理条件的无法避免的影响，有可能会造成信息的丢失；对于联网的计算机，病毒攻击从来就不会停止。为了保证信息的安全性，提高电子文档载体的保存寿命，为后期保护打下良好基础。电子文档载体与存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磁、防磨损、防强震、防病毒等措施。系统应设置密码，进行信息互锁控制，杜绝非法进入。任何电子文件都必须要有备份光盘，应尽可能放在只读一次写式光盘上，软盘不能作长期保存档案的载体。电子文件的归档还必须做文字说明，这样才能方便对文件的管理和使用。盘片要有确切的名称，要有盘片内容的文件目录，盘片使用的工作环境和应用软件要清楚，确保其内容的安全性，这也是目前所能采取的最佳的方式。
　　
　　二、从用户角度出发的电子文件的分类
　　
　　电子文件的种类繁多，一般有doc、xle、ppt、wps、txt、html、dbf、bmp、jpeg、gif、psd、pdd、tiff、vip、wmf、zip、rar等等，所以需要匹配许多的相关软件，才能满足工作需要。但是无论哪一种类型的文件都会涉及到分类的问题，与传统的纸质文件的分类相比，分类方式发生了根本性的改变。由于电子文件信息与载体的分离性，文件实体分类也被概念分类整理所取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作文件的需要，但在当今电子档案的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。且用户可根据不同的需要利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合分类。这就要求对每一个电子文件进行分类属性标记时要尽可能做到精细，比如主题、时间、文件号、关键词、签发人、拟稿人、发文单位、保管期限、密级等等，以便于在后来的简单检索或者交叉检索时都可以利用到。
　　应该看到，现在的电子文件的数量、容量都越来越大、越来越多。依靠人工对所有的文档进行分类属性标记虽然具有一定的准确性，但是随着电子文件数量激增，这种做法并非长久之计，可以预见的是，利用分类软件对这些文件数据进行良好的索引和归纳，将有助于把文件数据系统化，以便进行有效的检索。文件分类软件将按照一定的标准体系，对文件进行自动标记，对一个待识别文件给予一个或多个类别标记，这将成为以后的电子文件分类的发展趋势。
　　
　　三、电子文件管理软件之间的兼容问题
　　
　　很多的电子文件管理软件都是各自为政，离开了原来的管理模式，所有的设计都不能被别的软件“拿来”为己所用，这是目前软件界的一大弊病，对于电子文件管理来说，就显得更为突出，明明是有很多字段、信息都是相似的，却无法进行改造，无法进行数据之间的链接。这就要求软件设计的时候做成一个开放状态的，可以进行软件嵌套使用，这样各个部门之间、各个高校之间、各个城市、各个区域之间的数据都可以达到最大化的共享，尽管采用的并不一定是同一种管理软件，但是可以兼容，进行资源的链接、共享。兼容按照方式大体可以分为几种：一是查询数据库的兼容，即把后台查询的数据开放出来，供不同的软件开发者使用，以便设计他们的软件；二是查询方式的兼容，即软件设计者之间达成共识，在程序设计过程中设计相似，模块之间可以被相互调用；三是查询结果的兼容，即只提供查询的结果，并不需要知道后台是如何操作的。如果按照目前的发展来看，前两种兼容由于涉及到电子文件的安全性问题，软件设计者之间的协调问题，不大容易被采用，所以第三种兼容方式就
　　成为目前最有可能达成的共识。
　　
　　四、与纸质文件的“配套”问题
　　
　　现代文件管理流程有别于传统的文件管理流程，它既要实现对电子文件的管理，又要实现对纸质文件的管理，为了实现电子文件和纸质文件的统一管理，现代文件管理也要突出统一的特点。管理也要突出统一的特点。因此对电子文件和纸质文件的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步利用。目前来看，纸质文件逐渐向电子档案过渡，这是一个必然的发展趋势，但是鉴于电子文件管理的实际状况，在一定时期内电子档案还不能完全取代纸质文件。究其原因，主要是电子文件的安全性问题得不到保证，从计算机实现上来讲，硬件设施和软件防护都不完善；从制度保障来看，缺乏配套的法律法规、规章制度和技术标准；从工作人员素质上来说，缺乏一支档案管理和计算机业务兼备的队伍。所以为了做好文件管理工作，更好地适应“无纸化”时代的到来，当前做好纸质文件和电子文件的共存管理是非常重要的。
　　电子文件管理还刚刚起步，还不成熟，电子文件管理软件的开发还有待进一步的发展，本文针对目前的现状，对电子文件管理从“工程”的视角提出了几点不成熟的建议，目的在于抛砖引玉，引起关注，为电子文件管理尽上微薄之力。
　　
　　参考文献：
　　1、庄勋,陆仲耀.高校教研室电子文档的组织和管理[J].南通纺织职业技术学院学报(综合版),2002(4).
　　2、卫和平.企业电子文件如何归档[J].天津市经理学院学报,2006(7).
　　3、李胜军,石鑫,刁越.在电子档案时代做好高校外事档案管理工作[J].兰台世界,2007(2).
　　（作者单位：鲁东大学学校办公室）

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-437214.htm