加强干部人事档案管理工作的思考
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作者: 孙春荣 李丰硕
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、工作实绩、品德作风等内容的原始材料,是全面了解干部和正确选拔任用干部的基础,只有切实加强领导,提高档案人员的素质;创新档案管理模式,档案工作才有持久的生命力。
[关键词]干部档案 高度重视 创新管理
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策,在培养、选拔干部工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想、工作实绩、品德作风等内容的原始材料,是全面了解干部和正确选拔任用干部的基础。加强对干部人事档案的管理,充分发挥干部档案的作用,是组织人事工作的一项重要内容。近年来,事业单位推行人事制度和收入分配制度改革,给干部档案管理工作提出了更高要求,如何提高干部人事档案管理工作水平,更好地发挥干部人事档案作用,为选拔、培养、管理人才提供优质服务,是当前干部人事档案管理工作的一个重要课题。
一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题
1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作既是一项保密性的工作,也是一项默默无闻不易取得明显成绩的繁琐工作,领导对此项工作也不够重视,主要表现在:一是管档人员配备不到位,没有按规定比例配备工作人员,常以兼职代替专职;二是投入不够,基础设施配套不到位,保管条件落后,使档案没有专用库房;三是档案人员队伍不稳定,专业化水平不高。
2.档案材料内容不完整。一是《干部履历表》更新不及时或缺乏,导致档案不能准确反映干部信息;二是学历材料不完备。只有毕业生登记表,缺少入学登记表和成绩表;或者毕业生登记表与成绩表合为一表;还有的只盖了院校公章却没填写毕业时间等。有的未及时将学历材料交给管档部门,导致学历材料遗失,无法补找。
3.档案材料立卷不够规范。随着社会发展和竞争机制的引入,人事档案在人才流动、职位升迁方面有很大的参考价值。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须是真实可靠的,必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而,在实际的人事档案管理中却发现,档案材料内容填写前后不一,特别是年龄、参加工作时间、入党时间、学历记载各样,真假难辨。每年的年度考核穷于应付,不认真总结自己的工作,随意涂雅,或是圆珠笔书写,字迹模糊,或是填写格式不规范,不利于档案的保存和利用;有的组织考核、考察材料不规范,过于简单化,不能真实地反映干部本人的实际情况,很难据此准确地评价一个人。致使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。
4.管理手段落后,整档工序繁琐复杂。按照档案整理标准,进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于现在办公用纸没有统一标准,所形成的档案材料规格大小不一,小的要加边、剪切,大的要折叠,给立卷归档工作带来了麻烦。由于每年都有新材料增加,档案管理人员常年忙于材料的收集、进档、加工、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动,使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。
5.人才流动与档案转递不同步,造成“人档分离”现象越来越多。随着市场经济体制的建立,人才流动速度加快,由于对人事档案管理认识不够,造成“人档分离”现象越来越严重。档案是单位考察人才、引进人才的参考依据,“人档分离”不仅给人才引进带来了一定的风险,也给组织人事部门的管理带来了混乱。
二、加强干部人事档案管理工作的几点建议
1.加强领导,提高认识,营造良好的社会氛围。各级领导要大力支持干部档案工作,努力改善档案保管条件,关心和支持干部档案管理人员的工作和生活,做到组织、人员、经费三落实。要大力开展人事档案管理工作的宣传,努力营造全社会关心人事档案,自觉支持人事档案管理的良好氛围。
2.强化队伍建设,提高人员的素质,实现档案管理科学化。干部人事档案工作纷繁复杂,艰苦细致,常不为人所知。这就要求人事档案工作人员淡泊名利,乐于奉献。具有较高的政治素质和工作责任感,具有较强的业务能力和创新精神。同时,要强化学习培训,发挥档案人员传帮带作用,不断学习新知识,探索新方法,切实提高现代化的管理水平。
3.加大投入,完善基础设施,实现档案管理安全化。干部人事档案不可再生,维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。加强档案基础设施建设是实现管理标准化、规范化、信息化的技术保障。《干部档案工作条例》对干部人事档案的保管提出了明确要求,对库房面积、设施及所需器材作了具体规定,要创造条件,配备必要设施,达到防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光要求,确保档案管理安全。
4.强化管理,健全制度,实现档案管理制度化。建立健全干部档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度,做到制度上墙,责任落实,规范档案的查、借、用、转等管理程序,坚决做到“五不查”即无介绍信不查,非正式党员不查,涉及本人不查,牵扯亲属不查,未经批准不查;“四不借”即未经领导批准不借,非特殊需要不借,手续不全不借,亲属档案不借;“三不转”即个人带档不转,没有调令不转,材料不全不转。坚持定期、不定期核对,做到人档相符。提高档案工作的准确性和利用效率。
5.抓住源头,收集材料,实现档案管理规范化。首先,要把好“入门关”。在接收干部人事档案时,要严格审核,认真鉴别,确保材料填写规范、手续完备。其次,要与部门做好沟通、协调工作,定期联系、索要、督办,做到收集材整理材料经常化,保证材料齐全、真实、准确完整。同时,相关单位也要重视和支持档案管理工作。
6.与时俱进,开拓创新,不断探索人事档案管理新模式。一是以人为本,开拓人事档案为大众服务的创新理念;二是技术创新,在安全、保密的前提下,实现人事档案信息的资源共享;三是人才机制创新,提高管档人员驾驭信息的能力。只有这样,人事档案工作才有持久的生命力,才能适应新形势的发展。
参考文献:
[1]人事档案管理的重要性及创新方法探索.
[2]人事档案管理现状论文.
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