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高职院校会计信息化现状与对策研究

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  摘  要:高职院校的会计信息当前需要标准化和系统化,建成的会计信息体系要能够精准涵盖所有会计项目。基于对高职院校会计信息化现状的研究和分析,本文指出了当前会计管理中存在的不足,并在此基础上提出会计信息化中存在问题的对策,让高职院校的会计信息能够真正发挥应有作用。
  关键词:高职院校;会计信息化;现状与对策
  课题项目:宁波职业技术学院2018年度课题《高职院校会计信息化现状与对策研究-以宁波职业技术学院为例》(编号:NZ18040)
  在本文的研究中,以宁波职业技术学院为例,探讨高职院校会计信息化中存在的普遍性问题。宁波职业技术学院的会计管理中,已经基本落实了会计管理中的各项制度,但是就实际作用效果来看,和预期的管理效果之间存在一定差异,说明会计信息管理体系中有一定问题,在今后的发展中,需要高效全面填补这些缺陷。
  一、高职院校会计信息化现状
  在宁波职业技术学院的会计管理体系中,目前已经基本建成了会计信息管理的一体化系统,提高了整个系统的运行效率和精度,这一变化也体现在浙江省的其余高职院校中,但是也可以发现当前的发展体系中存在一些较为严重的问题,这些问题体现在以下方面:
  (一)信息化管理内容分散
  会计信息管理中,对信息化管理系统的要求很高,只有信息化系统能够收集和融合所有信息时,才可以进一步提高会计信息的管理质量。但是就目前的作用效果来看,高职院校的会计信息管理系统并不能够实现各类信息的全面整合,表现为,虽然该系统能够收集学生的校园一卡通信息、财政信息、税务信息、工资核算信息等,但是会计管理部门将这些内容分散,建成了学生缴费部门、税务部门、财务部门等多个子系统,各个子系统中基本未实现信息融合和交流,各个系统各自为政,对会计信息的处理效果较差[1]。
  另外在会计信息管理中,还需要能够收集各类非财务性信息,通过对这些信息的研究与分析,可以更好地辅助会计信息分析工作,提高会计信息管理质量,当前以宁波职业技术学院为首的财务系统中,对这些信息的收集质量较差,甚至一些院校根本不收集这类信息,导致会计信息管理工作的质量不高。
  (二)会计信息共享性较低
  在当前的高职院校改革中,要求会计信息实现对内和对外的同时共享,对内共享的要求为:高校师生能够通过学校网站随时查询相应的会计信息,了解自身的薪酬、费用缴纳等各类信息。对外共享为:让政府部门、税务部门能够通过在线调用高职院校的会计信息,完成相关规章制度的建设[2]。从宁波职业技术学院来看,当前对这两个系统的建设效果一般,校内教师可以查询了解自己的薪酬等信息情况,但政府部门基本无法高效查询。
  在高职院校的改革和基建工作中,也需要通过对会计信息的应用,确定今后的工作落实方向,这就要求在信息分析中,除了完成财务信息探讨,还需要融合非财务性信息完成发展路线制定和优化工作,让高职院校的发展质量和效率提升,会计信息管理中注重财务性信息管理,对其余类型的会计信息了解程度不足,一方面学校无法高效应用这类信息指导发展路线,另一方面限制了高校的发展速度。
  二、高职院校会计信息化对策
  事实上,高职院校会计信息管理现状中存在的问题,并非独立因素所能引发,意味着在当前的会计管理中存在多类问题,从问题的表现形式上分析,可以确定问题引发原因包括管理流程问题、信息化系统建设问题和管理标准问题,这些问题的对策如下:
  (一)经费管理信息化
  在高职院校的运行中,必然会产生大量经费项目,各系统产生的经费管理流程为,部分预算分析—预算执行—会计核算—资金收支—财务报告生成,在整个系统的运行中,都会产生对应的会计信息,当前的高职院校并未公开整个运行系统中的所有信息,导致相关部门很难及时了解到经费审批、落实现状[3]。
  针对这一问题,本文提出的解决方法为,在预算分析和预算执行工作开展中,预算的申请部门需要按照当前建成的管理制度和管理体系,完成预算的精确分析工作。具体的计算方法,可以借助建成的会计信息管理系统完成,从该系统中调用相关资料,在此基础上提高预算计算精度。
  在完成预算计算工作后,应用建成的信息化系统上传预算信息、项目信息以及预算批准的重要性信息,有会计人员开始核算,此时信息化系统现实核算工作的开展进度,让经费申请部门了解财务部门的工作进度。
  核算结果无误后,从建成的专项经费中,提交到各子系统以及部门的账户中,同时会计信息化系统显示该信息,则相关部门可以应用专项资金完成项目研究以及设备采购,同时由信息化系统自动生成和存储该工程中生成的记账凭证及报告。
  (二)基础工作信息化
  会计信息管理中的基础工作要能够覆盖高职院校中的所有工作,基础工作包括三方面内容。首先为信息查询工作,要求高职院校的会计信息不但能够实现高效高质量管理,也能够被随时随地查询,让院校师生、相关政府部门通过对信息的了解,了解个人以及学校的整体性财务信息。为达到这一要求,可以在会计系统中建设“模糊查询”系统,通过输入关键词等方式,获取具备该关键词的各项会计信息,学校各相关部门可以更快了解学校的财务情况,分析当前是否具备基础建设能力。
  其次为财政补助管理体系,在高职院校中,会获得大量财政补助经费,这类财政补助经费通常为专项资金,在整个系统的运行中,需要及时生成财政补助的财务信息报表,由系统自动存储。另外在院校发展中,也會产生一些免税项目和应税项目,为提高信息管理的质量,要将这两种信息分开存储,由系统自动完成项目税收情况归类,提高管理质量。
  最后是完善辅助信息,辅助信息一方面包括信息管理的事前、事中和事后管理制度,另一方面记录不同信息的记录时间、涵盖项目,并有效收集各类非财务信息,提高对财务信息的分析力度。   (三)资产管理信息化
  资产信息为高职院校会计工作开展中的关注重点,高职院校的资产有两种,一种为固定资产,另一种为流动资产。固定资产为高校的建筑物、科研设备、家具、专用设备、通用设备等,流动资产主要为高校的流动资金,这两种资产的管理方式需要发生一定变化。
  流动资产的管理中,需要能够实现流动管理,由信息化系统自动收集相关信息,包括项目应用资产量、流动资产账户余额、流动资产用途等,生成的会计信息不但存储到整个会计信息系统中,也提交到管理层直接应用的信息化管理网络中,让财务部门和院校管理层能够共同完成流动资产管理工作。
  固定资产管理中,主要记录的信息包括设备折旧、建筑物修缮、家具添置、设备购买等,要求在这些工作的开展中,有关部门需要及时准确向资产管理系统中输入相关信息,完成对会计信息的高效录入。另外一些高职院校会出售无法满足教学或研究要求的设备,会计管理制度落实中,要完成对出售设备信息的高效录入,并记录相关设备出售中的收入情况。
  (四)信息系统建设
  信息系统为高职院校会计信息管理中的最重要的基础设施,在该系统的建设中,需要从以下两个角度完成设计。
  1. 信息系统的整体结构
  信息系统的整体结构为网络状发散结构,由于会计信息的主要研究和分析部门为财务部门和管理层人员,其余部门对这些信息的了解热情不高,所以本文最终建成了一种中心化网络结构。
  在这一结构中,系统中包括两个中心,即财务部门和管理层,其中财务部门和管理层呈垂直管理结构,管理层向财务部门发布相关任务,财务部门提供相关信息。其余网络系统涵盖高职院校运行中的各个层面,其一为师生信息查询,要求将会计信息的查询端口融入到学校的管理网站中,师生通过对查询端口的应用获取相关信息。其二为各部门的查询和信息输入端口,主要提供经费核算进度查询、核算结果查询工作,同时在完成研究或者设备采购工作后,将未应用的经费信息输入到系统中。这两个系统不可交叉,但是提交的信息最终汇总到财务部门中。
  2.信息系统的中枢设计
  中枢系统为财务部门的数据获取系统,在会计信息管理系统中枢的设计中,要完成两个子项目的建设。其一为信息获取系统,本文提供的思路为,信息系统的终端延伸到学校中的各类终端中,例如校园一卡通缴费系统,由系统中的数学模型完成这些海量数据的整合与分析,为学生的信息调查奠定基础。
  其二为信息发布系统,包括经费核算信息发布、面向各部门的会计信息,前者的设计思路为,在财务部门接收到经费申请信息后,信息系统记录信息的处理开始时间,在完成阶段性工作后,会计人员点击相关按钮,完成信息发布。后者为会计人员点选发布的对象部门,完成信息发送。
  综上所述,会计工作作为高职院校管理工作不可或缺的部分,其对高职院校决策与管理有着极其重要的意义,但在具体发展过程中存在的问题不容忽视,加之会计信息化的创建是一个循序渐进的过程,因此结合高职院校会计信息化实际状况制定相应对策至关重要,如构建会计信息化平台、创建财务管理模式、改进与完善会计信息化人才组织结构,从而真正促进高职院校财务管理水平的提升。
  参考文献:
  [1] 朱洪兵. 高职院校会计信息化现状与对策研究[J]. 南京工业职业技术学院学报, 2016(4).
  [2] 阿日古娜. 高職院校会计信息化现状及建设思路探讨[J]. 电子制作, 2014(19).
  [3] 黄少菲. 高职院校会计信息化现状及建设思路[J]. 中国信息界, 2010(10).
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