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浅谈高职院校人事管理信息化建设

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  摘  要:随着信息技术的高速发展以及广泛应用,人事管理信息化对于高职院校显得尤为重要。本文针对传统的人事管理中的弊端,人事管理信息化对于高职院校的意义,对高职院校中产生的问题以及相应的解决对策进行了深入的研究。
  关键词:信息化;人事管理;高职院校
  随着我国知识经济的不断发展,国家对于高职院校的不断扶持力,越来越多的高职院校发现人事管理的水平与效率,是制约人力资源发挥作用的重要原因,尤其是人事的档案管理以及绩效工资的管理,这些都引起了高职院校领导的广泛关注。
  一、人事管理信息化在高职院校中的现实意义
  (一)提高工作效率促进人事管理变革
  传统人事管理工作内容烦琐重复、耗时耗力,人事管理信息化通过对人事信息采用科学的管理方式,更好地进行了资源重组,实现了信息技术与人力资源的充分交融。在档案管理方面,既提高了档案管理人员的工作效率,减少了工作时间,也大大提高了档案管理人员的业务水平。同时也可以延长纸质档案的保存时间,使得各种信息数据的统计更加的方便快捷。在工资管理方面,有效的提高了工资的准确度,同时明确工资结构。既节约了人事工作中时间和人力的成本,大大提高了工作效率,更为高职院校在人事管理变革提供了有力的技术支持。
  (二)促进职能部門之间的资源共享
  高职院校各个行政部门都有不同的职能,所以各职能部门的工作都有一定的独立性,有自己管理信息的方式,从而导致人事信息在采集过程中容易出现片面化、误差大、耗时等问题。人事管理信息化采取对人事信息管理端进行管理权限的设置,根据各职能部门的工作内容下发相关的管理权限,从而将各职能部门的信息管理端与人事信息管理端进行无缝衔接。各职能部门通过属于自己的权限进行工作,不仅为人事信息的准确性、及时性提供了保障,节约了工作成本,同时也促进了各部门间的资源共享。
  (三)为学院领导提供决策依据
  为学院领导在决策上提供科学准确的信息支持和数据分析,是人事部门工作中的重要职能之一。在高校档案管理以及绩效工资信息化管理后,人事部门通过信息化工具,对复杂冗长人事数据进行科学处理和分析后,不仅可以提高工作效率,更可以让学校领导能够及时、客观、准确地发现教职工工作中存在的问题,做出重要决策提供依据。
  二、在高职院校推行人事管理信息化过程中遇到的问题
  在高职院校中推行人事管理信息化意义重大,但在当前的实行过程中,需要对以下几个问题进行分析和解决。
  (一)对人事管理信息化认识的片面性
  由于缺乏对人事管理信息化的全面认知,部分高职院校主观地认为就是单纯的利用电子表格来替代人工纸质工作,将购买硬件设施作为了重点,忽略了对教职工软件培训,更没有对系统做出适应本校实际的调整;另外一部分院校虽没有这方面的问题,但与软件商存在认知方面的差异、研发团队专业知识不足等,造成了人事管理信息化的施行出现了与预期不符的情况。
  (二) 缺乏对相关人员的专业技能培养
  在大部分的高职院校,由于人数少、工作量大并未对信息采集设置专门的负责人员,在档案管理方面甚至是将普通办公室作为档案管理房,不利于纸质档案管理,这就增加了人事处的工作量,直接影响了人事专员对管理信息化专业知识的学习。另外,有的院校虽然设有专人进行操作,但大部分掌握的均是基础的办公软件且能力不一,加之没有受过专业技能培训和考核,使数据在收集和处理中出现偏差,导致结果的准确性和客观性受到了影响。
  (三)未形成规范的人事信息化管理体系
  当前大部分高职院校不能充分认识到人事管理在整个院校工作中的重要作用,缺乏对人事管理工作的定位,因此忽视了对人事信息化管理的建设和规范,使之不能与其他职能部门进行有效的衔接、达到充分的资源共享,进而造成各部门出现工作繁重但效率低下的问题。
  三、对高职院校人事管理信息化的几点建议
  (一)观念和行动的转变
  一方面要加强和完善学校各领导、各职能部门工作人员对人事管理信息化的认知工作,充分认识其在学校发展中的重要性,树立正确的人事信息化管理理念。另外,积极将信息化管理应用到各自的工作之中,使其成为一种提高本岗位工作效率的工具,并不断结合自身的实际需求进行改进。
  (二)建立符合自身工作要求的信息化管理体系
  因高校人事管理的工作量大、随机性强且数据更新比较快,因此必要结合实际来进行人事信息化管理。
  1.加强人事档案管理队伍建设。高职院校应重视人事档案管理部门,大力引进复合型人才,丰富档案管理队伍的结构,使新员工的活力和老员工的技能经验完美融合,组成一支可以快速适应社会发展需要的档案管理队伍。
  2.规范人事管理信息化平台的操作。为更好的适应档案管理工作要求,应制定一系列规范的管理制度以及切实可行的操作流程,并且在工作中不断地进行优化,才能使各部门有效避免操作当中出现的问题,以达到减少工作成本、提高人事工作效率的目的。
  (三)加强人事信息管理人员的培训
  在信息技术不断更新换代的今天,高职院校应积极鼓励人事工作人员多学习信息化领域的新科技,扩大自身的知识面,多与各大院校之间进行沟通和交流,达到物尽其用的效果。同时,高职院校也可以举办相应的专题学术、业务交流学习会,邀请专家进行讲座,尤其是对于档案管理以及绩效工资的人员讲解先进的技术方法以及其发展前景,以提高管理人员的整体水平和工作能力。
  结语:
  高职院校信息化平台建成后,有助于提升人事管理质量和效率,促进高校人力资源管理改革,为实现管理者的科学决策提供重要技术保障,是高职院校信息化建设不可缺少的重要组成部分。
  参考文献:
  [1]陆燕华.浅议高职院校干部人事档案的信息化建设——以无锡城市职业技术学院为例[J.青年时代 ,2017(35).
  [2] 汪芳.组干干事做好干部人事档案管理工作的实践策略初探[J].信息化建设 ,2016(4).
  [3]程威.浅谈新形势下高校人事信息化管理[J].改革与开放 ,2011,(12).
  [4]刘铮.人事信息化加强高校人力资源管理[J].计算技术与自动化 ,2012,(3).
  作者简介:
  王茂敏(1981-),男,汉族,山东汶上人,本科,馆员;研究方向:计算机、档案、工资。
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