用信息化手段提高医院科研经费管理水平的探索
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摘要：科研经费对科研项目的研究提供了有力的保障，因此科学地管理科研经费至关重要。通过信息化手段管理科研经费，不仅可以加强科研经费从立项、实施、验收到成果的全过程管理，而且可以减轻科研相关人员的工作负担。文章通过对比科研管理系统在科研经费报销流程和查询方式中的前后变化，分析医院用信息化手段提升对科研经费管理水平的经验。
关键词：科研管理系统;财务;科研经费;报销流程
中图分类号：D267 文献标识码：A
科研经费管理是科研管理的核心内容之一，也是财务工作的重要内容之一。做好科研经费管理工作是保障科研工作顺利开展并取得良好效果的坚实力量。目前笔者医院有立项的科研项目多达500个且时间跨度长;科研项目分类将近20种。例如国家科技重大专项、省自然科学基金、创新人才等等。科研经费渠道主要有三种：一是来自财政性的专项拨款;二是与企事业单位合作的横向拨款;三是医院自筹的配套经费。以往单纯靠财务软件以及手工科研经费本管理科研经费的模式，已经无法满足医院对科研经费的综合管理，因此2014年笔者医院引入了科研管理系统，并于2015年正式使用。科研管理系统不仅为科研相关人员提供极大便利，使科研经费管理工作更加透明、高效、科学，而且提高了笔者医院对科研经费管理的水平。
1科研系统优化科研经费的报销流程
在未使用科研系统填写科研报销单的时候，一方面科研人员并不严格按照原定的预算科目使用科研经费，而且也不知道该如何填写报销单，不仅金额容易填错，而且大小写也不规范。科研人员经常因为报销问题来回跑财务部，浪费了不少宝贵的时间;另一方面由于信息不对称、不透明以及传递不及时等原因，财务人员无法通过科研项目的原始预算，审核科研经费的报销内容是否符合预算要求，因而容易造成实际经费支出与预算科目有出入，为科研项目决算验收工作带来困扰。
在使用科研系统后，笔者医院提高了科研经费报销流程的科学性、透明性，提高了科研经费工作的灵活性和管理效率，使科研经费管理不再处于被动式的管理状态。对于科研人员而言，首先可以随时登陆科研系统查看自己科研经费使用情况;其次可以严格按照预算科目报销科研经费;最后科研报销单不用再手工填写，可以自动生成，科研人员只需要打印即可。
科研系统将科研人员从繁冗的报销手续中解脱出来，让科研人员有更多的时间精力投入到科研工作中去;并且科研系统提高了财务人员对科研经费的管理水平：一是由于科研系统引入的预算管理功能，因此可以通过预算科目审核每笔科研经费的报销内容是否符合规定;二是科研信息数据通过接口，实现科研系统和财务系统互相导入，保证两个系统数据的一致性，解决了以前用科研经费本手工登记明细账和财务记账明细账不一致的问题，提高了财务工作效率和会计信息质量，达到了信息公开、透明、共享的目的。
第一，科研人员在科研系统填写立项信息、项目预算等相关内容提交科教科审核，审核通过后，通知财务人员下达到账经费。财务人员按照不同的到账来源，分别填写相关到账信息。
第二，发生科研经费支出时，科研人员在经费支出模块首先选择报销类别（专项、横向、配套），再根据预算科目的可支出金额填写报销金额，具体内容还可以在备注栏注明，然后提交科教部门审核。当科研人员遇到实际报销和原始预算有出入的时候，也会及时提交科教部门调整预算的報告，再进行报销，规范了科研经费的使用。
第三，科教科审核通过以后，科研人员打印科研报销单，再提交相关人员签字，最后凭审核签字无误的相关原始凭证至财务部审核，并予以报销。
财务人员通过科研系统审核通过后，相关信息数据由科研系统接口传输给财务做账软件，并生成相应凭证;凭证生成后的第二天，再由财务做账软件接口将前一天所有相关科研凭证信息回传给科研系统，以保证每一条科研经费信息完整性和有效性。
2科研系统提供多样的科研经费查询方案
未使用科研系统前，不论是科研人员还是财务人员，想要查询科研项目经费使用情况都比较繁琐，需要耗费一定的时间：一是科研人员手工登记的科研经费管理本经常会出现少登、漏登现象，而且登记的内容也不完整。科研人员无法通过科研经费管理本，真正了解自己科研经费使用的情况，对于未报销部分的科研经费，也不知该如何合理分配使用;二是财务人员是从财务做账角度出发，科研经费内容也是根据会计制度要求列支相应的会计科目，与科研经费的预算科目并不一致。每当科研人员要查询课题项目经费使用情况，财务人员需要先将财务数据从财务软件中分年度导出至EXCEL表中。财务数据中的科研经费明细，如果有部分不明确的信息，还要去档案室翻查原始会计凭证，来确定具体报销内容金额，再将所有数据按照科研项目的预算科目重新整合，才能获取科研经费真正的执行情况，耗费大量时间和人力。
在使用科研管理系统后，软件为医院提供了多样的查询方案，不仅满足了不同人员对于科研经费管理的需求，而且从不同程度上提高了工作效率，提高了医院对科研经费的精细化管理水平。
2.1科研项目查询灵活方便
可以根据科研项目立项信息中任意字段，例如项目名称、项目负责人、项目来源、财务账号、所属科室等等作为查询条件，单独或者组合条件进行查询，并且可以导出到EXCEL表中，满足日常科研管理和汇总科研经费的需要。
2.2科研经费管理透明、科学
每个科研项目都有立项信息、项目成员、预算结余、衍生成果、到账经费、经费支出这六大模块，使科研经费管理更加透明、更加科学。不仅科研人员对自己的经费使用情况一目了然，而且在预算结余模块可以自动生成预算执行情况，有助于科研人员对自己科研经费使用进度和执行率做到心中有数;有助于科研人员合理安排科研经费的使用进度;有助于科研人员在科研项目结题验收时，不需要再手工计算填表，减轻了科研人员负担，缩短了验收工作的时间，加快了结题验收的进程。 2.3提供多样化的科研经费报表
科研系统可以根据医院管理的需要产生各类个性化的科研经费报表。在目前已有的报表中，对于财务工作最有帮助的就是项目经费汇总表和支出明细汇总表：一是在项目经费汇总表中，可以显示各课题在不同时间段的收支汇总情况，有利于财务人员及时了解各课题科研经费使用进展，尤其是财政专项经费的使用情况，便于财务人员督促科研人员及时使用财政专项经费，提高财政资金的执行率;二是在支出明细汇总表中，每条数据都是根据财务软件中所涉及科研经费的记账凭证，通过数据接口传入科研系统的，包扣财务支出时间、凭证号、内容、金额、预算科目、项目名称等等，这为将来科研项目结题审计时提供了方便，只要输入财务编号就可以直接生成项目经费支出明细表，而且数据准确可信，节约了时间，提高了工作效率。
3科研系统有待改进的地方
科研软件系统在这几年的运用中，虽然为科研人员提供不少便利，简化了报销流程，缩短了报销时间，提高了医院对科研经费管理的水平，但仍然有需要改进的地方：
3.1打破网络局限性
目前科研软件系统只能在内网中使用，存在地方局限性，建议可以在外网中使用，尤其是做成手机APP的模式，会更进一步提高科研软件的使用效率，成为科研人员的好帮手，让科研人员可以随时随地查询科研经费使用情况、报销进度等等，提高科研经费的执行情况。
3.2实现网上签字功能
目前在报销环节最困扰科研人员之一的问题就是找领导签字。科研人员会经常找不到领导签字，无法报销科研经费，耽误课题研究的进度。如果能开放网上签字功能，尤其是在两院区时代，可以大大压缩报销时间，并且减少了科研人员因为签字问题来回奔波的苦恼。
3.3加强对电子发票的管理功能
自国家推出增值税电子发票以后，在监管上会存在一定的漏洞，并且加大了财务工作的困难：一是由于电子发票可以多次重复打印，也不需要额外再加盖红印章，这就很容易发生科研人员重复报销的可能性。因此可以在科研软件中建立电子发票的数据库，在报销界面增加输入电子发票号码字段要求。科研人员在报销电子发票时，需要准确地录入12位发票代码及8位发票号码，此时系统会自动查重，一旦发现重号，就会提示并且不予保存，这样就能很好地起到防范电子发票重复报销的风险;二是电子发票存在被修改的风险。如果要保证电子发票的真实性，最好的方法就是科研系统与国家税务总局增值税发票查验平台对接，科研人员对每张需要报销的电子发票，都扫描二维码，系统自动识别发票的真伪性。
3.4实现自动计算差旅补贴功能
根据《浙江省机关工作人员差旅费管理规定》的最新通知，细化了各种差旅费报销情况。科研人员在报销差旅费时，经常会遇到不会填写差旅报销单，不知道差旅补贴该如何计算的问题。因此可以在科研系统增加一个差旅费报销界面，科研人员只要输入往返地点、使用的交通工具、出差人员等相关信息，系统就会根据差旅费管理的规定，自动计算差旅费补贴。这样操作不仅提高了科研差旅费报销的准确性，而且简化了科研报销的流程，减轻了科研人员的负担，提高了财务人员的工作效率。
3.5增加科研经费报销的灵活性
在科研经费管理条例中，对部分预算科目是允许相互调剂使用，部分预算科目允许上浮或下调相关比例。但在实际报销环节，如果科研人员需要调剂使用相关额度，还要提交科教科申请，才能修改预算金额。如果科研系统在预算科目中制定相关规则，实现相关预算科目的自动调节，就可以增加科研经费的灵活性，方便科研人员填写报销单。
4结束语
在国家对科研经费管理越来越严格的大环境下，充分利用信息技术，搭建一个动态的、资源共享、信息互通的网络化科研管理平台势在必行。笔者医院在科研系统运行4年多的时间里，通过不断完善科研管理系统各方面的功能和完善科研業务流程，不仅进一步提升了笔者医院科研经费管理的工作效率，而且科研经费管理工作也由事后控制转为事中控制，由被动式管理变为主动式管理，实现了医院对科研项目的全面管控，达到了信息系统的数据共享和一体化共融，使医院科研管理水平更上了一个新的台阶。
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