信息时代电子档案在医院工作中的应用
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【摘要】隨着信息技术的不断发展，电子档案在医院工作中得到了广泛的应用，相较于传统纸质档案，电子档案具有便于储存和管理的优势，能够最大程度发挥医院档案的作用。但是电子档案在实际中的应用，由于受到各方因素的制约，面临着极为严峻的挑战，需要医院档案管理人员实施有效的措施来解决此类问题。
【关键词】信息时代;电子档案;医院工作;应用
2019年，由工业和信息化部指导、中国通信学会主办的“2019年世界电信和信息社会日大会”在北京召开。在会上，高通产品市场高级总监沈磊“在5G+智能终端标准化分论坛”中发表主题演讲，详细介绍了5G技术的智能化应用，这标志着5G时代的到来，信息技术将出现进一步的发展，人工智能将取代传统工作方式。因而电子档案在医院工作中的应用，是时代发展的大势所趋，也是提升医院管理水平，为患者提供优质服务的重要举措。
一、电子档案的概念及优缺点
（一）电子档案的概念。电子档案是指将传统档案中需要记录的信息，利用计算机进行录入，进而对其进行储存和处理，不同于纸质档案的是，电子档案可以直接使用图像与文字相结合的方式，使得档案内容更加丰富，且能够随时被调取出来，以发挥自身的作用。
（二）电子档案的优缺点。电子档案储存信息是利用磁盘、光盘等作为储存媒介，便于携带，在需要使用时，只需要接入电脑，然后直接进行搜索，就能迅速将档案信息调取出来进行使用，从根本上提升了档案管理的速度。电子档案中的文本文件可以通过内部网络进行远程传输，不需要耗费太大人力就能实现信息传递，为使用者提供更好的服务。当然电子档案文本，也可以通过互联网进行传播，从而实现网络资源共享，从而提升全面医疗水平，这对医疗事业的建设，具有极大的促进作用。而且电子档案可以通过计算机被制作成电子图书与电子资料等，电子档案因其数字化程度较高，也可以将视频文件纳入其中，为档案使用者提供更直观的资料。电子档案除了以上优点之外，也存在相应的缺点。随着信息技术的发展，网络安全问题一直是限制信息技术应用的问题。电子档案储存在网络系统中，容易受到非法入侵，从而造成档案管理出现漏洞，造成严重损失。目前各大医院的电子档案系统各不相同，造成转化出来的文件不具有通用性，如果出现档案的转交，就会出现文件无法实现，使得转交失败。
二、电子档案在实际医院工作中面临的问题
（一）管理职责不明确。医院电子档案分类较为复杂，医院自身的档案分为文书档案、医学技术档案、人事档案三种，其次还有与病患相关的病理档案、X线档案、影像检查档案等，这些档案部分是由医院的综合档案管理部门进行统一管理，还有一些档案是各科室自己进行管理，因档案管理的划分比较乱，容易出现档案管理职责不明确。
（二）电子档案管理意识不够强。电子档案的应用虽然简便，但是医院管理人员对其不够重视，也容易造成电子档案管理的缺失。电子档案管理人员对其工作职业没有正确的认识，认为电子档案只要保存好就行，在实际中基本不会对其进行查找使用，使得档案管理能发挥的作用十分有限。医院方面虽然强调档案管理的重要性，但是并没有实施有效的宣传措施，难以引起档案管理人员的重视。
（三）电子档案管理人员专业水平低。医院电子档案管理需要专业水平较高且医学知识丰富的人员，条件较为苛刻，因而造成医院电子档案管理人才较为匮乏，医院对于电子档案管理的资金投入也十分有限，薪资较低，对相关人才不具有吸引力。医院会让其他相关人员兼职来进行电子档案的管理，造成电子档案管理工作的缺失。
（四）硬件设备缺失，技术手段落后。首先，医院电子档案因其复杂程度较高，涉及的科室较多，对其进行管理时，需要进行统一的规划，但是医院对此资金投入有限，导致硬件设备投入不足，难以进行全面统一的管理，如果分开管理则需要占据更多资源，得不偿失。其次，医院档案管理人员的管理手段较为落后，并未将智能化软件应用起来，导致管理效率较低。
三、电子档案在医院工作中的实际应用
（一）电子档案的整理。对电子档案的整理应该以文件来作为资料整理的最小单位，从而对其进行传输和储存，相比于传统以案卷为单位的整理，文件整理则十分清晰明了。在实际应用中，例如使用光盘来进行档案资料的录入，然后再对光盘进行编排和定期备份，确保文件在储存保存过程中的安全。除了光盘之外，利用移动磁盘来进行电子档案的整理也是非常有效的措施。利用OFFICE等办公软件来实现资料的电子版转化，然后对其进行分门别类的处理，利用移动磁盘时，要注意设置加密锁，来保证资料的安全性。
（二）医院病例库统计系统的应用。首先，电子档案在医院统计中的应用。例如医院通常要对患者的个体病历与医院资料库中的文件来进行对比，因而需要快速对病历档案进行比对，因此需要对档案库中的资料进行提取，人力查找比较慢，但是通过医院病例库统计系统，便能迅速完成两份病历的对比，极大节约时间。在其系统中加入病历档案信息之后，能够通过ICD-10编码进行相关的补充，使得医院管理能迅速掌握自身的资源信息，从而实现有用资源的合理调度，提高各部门的工作效率。其次，医院病例库统计系统在对病历进行筛选之后，可以通过导出EXCEL表格，来对数据进行详细的分析，便于人直观了解相应数据。
（三）电子档案信息管理系统的构建。电子档案信息管理系统的开发和应用是实现电子档案信息化管理的重要组成部分，其目的是为了解决档案种类复杂，解决科室管理部门与综合档案管理部门管理职责不清楚的问题，电子档案信息管理系统对二者实现互通，来进行系统上的统一管理，能有效提升管理效率，减少人力资源的使用。具体的构建方法是：进行信息化平台的构建，简单来说，就是进行分布式的管理，利用网络技术建立一个资源共享点，然后与各科室的电子档案和综合档案管理部门的电子档案进行对接，实现二者之间的互通，便于档案信息的查找。在硬件上对于电脑配置有一定要求，软件上的要求是资源管理平台需要操作简洁，容易进行档案的修改和扩充，还要具有超强的搜索功能，能够根据所给信息快速查找到所需信息。当然该平台还要有较强的安全防御系统，能够实现对于电子档案的保护，类似于电脑的防火墙，但高于防火墙的等级，主要操作是设置平台的登录密码和下载储存密码，进行分布式的组网，利用主控计算机来对其他计算机进行远程管理。为了档案信息的安全，系统能够自动对档案信息进行保存，当然还要具有恢复功能，保证误删的资料能够重新恢复。
四、结束语
综上所述，信息时代电子档案在医院工作中的应用具有非常重要的意义，因此医院电子档案管理工作者应该将管理职责不明确、电子档案管理意识不够强、电子档案管理人员专业水平低、硬件设备缺失、技术手段落后的问题重视起来，然后采取电子档案的整理、医院病例库统计系统的应用、电子档案信息管理系统的构建等方法，将信息技术落实在医院实际工作中，提升其工作效率和工作质量，为电子档案使用者提供更好的服务。
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