如何做好地质单位人事档案管理工作

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　　【摘要】随着社会的快速发展，地质单位老旧的人事档案管理方式已经完全无法适应当下快节奏的单位发展。在单位发展中，人事档案管理是重要工作，凭借合理妥善的人事档案管理方法，能够有效利用单位整体的人力资源，做到人尽其用。
　　【关键词】地质单位;人事档案
　　在办公室管理中，人事档案管理占据着重要的地位。随着计算机技术的不断高速发展，单位人事资料的数据量呈现暴涨。在人事档案管理中，充分利用各种办公信息，能有效提升单位的运行效率。
　　一、地质单位人事档案管理工作存在的问题
　　（一）对于人事档案管理工作不够重视。由于管理层对于档案管理工作不够重视，认为只是单位业务中的一项附属工作。尤其人事档案工作最明显，大多让其他工作人员兼职。调查结果显示，大部分地质单位没有专门的人事档案管理人员。部分地质单位的内部档案管理制度虽然有，但内容相对简单，无法全面规范工作。从长远看，单位内部人事档案管理制度的不完整实施将直接影响单位信息质量，并导致单位长期发展不可逆转的损失。简单的管理制度可以在短时间内应付单位相关工作，但随着时间的推移，容易造成重要资料丢失，直接影响单位的正常运作。
　　（二）档案管理体系不完善。目前大部分地质单位没有相对完善的人事档案管理制度，这使得人事档案管理的各个环节较为混乱。单位需要借鉴国内外规范的档案管理建设制度，最终出台契合地质单位特点的管理标准。在制度建设过程中，需基于专业的技术规范以及行业标准，避免人为失误造成的经济损失。档案工作的资料收集、整理、保管归档等等，每个环节都可能由于工作人员的大意疏忽而产生遗漏的现象。在实际过程中，经常由于没有科学的管理制度，或制度无法有效落实，最终造成档案管理的质量与效率非常低。
　　（三）信息化专业水平较低。人事档案管理人员整体信息化素质不高，缺乏专业的档案管理意识。无法有效完成档案管理工作的原因有两个：一方面是档案管理人员自身的认识差错。认为自身的工作意义不大，在工作过程中马虎了事，工作效率较低;另一方面是由于许多人事档案管理人员年龄较大，非专业出身，缺乏专业的信息化管理意识，对档案管理的掌控能力较弱。
　　（四）档案管理手段落后。目前，信息化的办公方式更多体现在业务管理中。在人事档案管理工作中依旧是以大量人工方式进行，容易发生错误。这种方式不仅需要耗费较大人力，同时无法及时发现相关问题，后期整理纠正比较困难。
　　二、提升地质单位人事档案管理效率的有效途径
　　（一）充分结合信息管理技术。单位应采取纸质与计算机两者相结合的档案管理方式，从而保证信息资源管理的科学规范。充分利用大数据以及云技术等先进的办公技术，加强各类信息数据的分析判断。大数据办公技术是利用那些大量但是规律却不明显或无规律的数据进行总结和分析以及最后的处理。通过各种计算方法来找出其中的特有规律来预测可能出现的问题，并以此来分析和解决相关问题。这项技术能从大量的数据中发现内在规律，再进行一系列的转化。也可以体现出大数据的融合，促进办公室档案管理工作的发展。
　　（二）不断完善人事档案管理工作制度。要进一步加强单位的建设发展，必须加强和完善单位内部档案管理的构成，建立科学的管理体系。从而确保单位正常运转，提高工作效率。通过制定合理的工作制度，逐步形成科学的档案管理体系。建立明确的项目规划，制定合理的完成时间。对于存在的职责任务要分工明确，让每个人都承担责任。工作人员对于一系列环节都要认真对待，避免出现一些任务漏洞。在明确的责任分配之后出现的问题，要认真处理，严格做好各方面工作，不放过工作环节中任何一个问题。档案管理工作需要进行不断完善，清晰认识实际管理过程中的不足之处，形成科学的评估管理制度。做好各项准备工作，每个具体流程都要熟练掌握。单位在建设相对完善的档案管理标准体系后，需要严格遵守规章制度，科学合理地开展档案管理活动。充分利用档案过程中需要的各项信息资源，提高单位整体的工作效率。单位可以不断发展档案信息技术，提高整体的经济价值，提升工作能力，从而使得单位立足于激烈的市场竞争中。
　　（三）借鉴国内外先进的人事档案管理理念。在我国现阶段，人事档案管理发展比起西方发达国家还有许多不足之处，仍有很长的一段路要走。通过借鉴国内外先进的档案管理理念，丰富自身对于各方面的知识，积极促进单位档案管理自动化建设。相关单位需要充分意识到人事檔案管理的重要意义，对于过去传统思想理念不能墨守成规，需要积极发展创新。单位需要制定科学合理的管理制定，凭借专业的管理方式提高单位的综合能力。对于过去传统的管理理念，要取其精华、去其糟粕，不可一味接受或者摒弃。档案管理信息化发展需要一个持续的过程，从纸质化发展成为无纸化管理。对于资料的收集以及贮存都将发生巨大变化。管理人员从最初的记录、整理、归类工作发展到电子化、数字化的管理体系。建设化过程需要基于科学合理的原则，确保单位档案管理体系建设。
　　（四）加强员工培训力度。对档案管理工作，主体是工作人员，档案管理工作对人才的培养显得尤为重要。相关单位可以聘用、培养或引进档案管理专业人才，进而提高工作效率。对于这些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，对于表现突出的工作人员给予一定的奖励，对于表现不好的工作人员给予一定的惩罚，从而起到激励的作用。在档案管理各项工作中，专业能力不是一天两天就能掌握的。单位具体部门需要保持良好的学习氛围，让工作人员不断学习先进的知识，建设成学习型的单位。单位需保证各个部门之间的联动作用，让各个部门之间充分沟通，积极展开交流活动。
　　（五）管理层加强重视档案管理工作。单位的发展最终离不开单位的领导，一些单位领导者并未意识到建立人事档案管理工作的重要性，需要积极采取措施，增加领导者对人事档案管理制度重要性的认识，了解其在单位经营和发展中发挥的重要作用，高度重视人事档案管理制度建设。信息化的人事档案管理发展是单位发展时代的新要求，也是单位长期发展和可持续发展的重要基础。
　　三、结语
　　地质单位人事档案管理正在利用信息技术做新一轮的突破。信息技术同时处理数量信息庞大，并行处理相关信息完善。两者结合满足档案管理对于高效率、高质量标准的迫切需求。如今处于知识大爆发的时代，全球化的经济时代已经悄无声息地来临。这种情况的外在表现为知识经济的快速爆发。针对各单位的办公室档案管理，是质量化、信息化的竞争。要想在这场竞争中获得胜利，急需在创新发展和资源方面占据先机。
　　【参考文献】
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