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如何做好档案管理工作

作者:未知

  【摘   要】 电子信息技术产业的发展为各行各业的发展提供了新的可能性。把它应用到我们的传统产业中,我们就能振兴僵化的传统产业。我们的档案管理也是如此。通过将电子信息技术应用于档案管理,可以大大提高现有档案管理流程的效率,实现许多我们从未想到的事情。本文简要阐述了新形势下档案管理的具体途径,分析了现有档案管理中存在的一些常见问题,并提出了相应的解决办法。
  【关键词】 如何做好档案管理;工作
  [Abstract] The development of electronic information technology industry provides new possibilities for the development of all walks of life. By applying it to our traditional industries, we can revitalize rigid traditional industries. The same is true of our archives management. By applying electronic information technology to archives management, we can greatly improve the efficiency of the existing archives management process and achieve many things that we have never thought of. This paper briefly expounds the specific ways of archives management under the new situation, analyzes some common problems existing in the existing archives management, and puts forward the corresponding solutions.
  [Keywords] how to do a good job in file management; work
  目前,电子信息技術在我们的生活和工作中得到了广泛的应用,在我们的档案管理过程中也是如此。通过这些新技术的应用,可以大大提高我们在一系列相关档案信息管理工作中的效率,如信息调用、信息上传、信息管理等。
  1  新形势下档案管理综述
  1.1  电子信息技术在档案管理中的应用
  随着信息技术的创新发展,电子信息技术在档案管理中的广泛应用己经逐渐成为一种新的发展趋势。显而易见,这种先进的档案管理方式己然将传统的纸质档案替代,并成为当今最为常用的电子档案模式。实践讪证明,通过对这些档案文件的读、写、修改和查询,我们就能十分轻松地做好档案电子文件的管理工作。这种方式极大地改变了我国传统的档案管理流程,从而也最大限量地提高了我国档案管理的效率,已俨然成为一种最先进的档案管理方式。唯如此,我们就可以在相同的单位空间中存储更加庞大的文件数据。一个小小的光盘所存的文件数据就可以替代以往用传统的方式存储所占用的广大的人力和空间。从而使数据存储空间占用率有了一个飞跃式的提高。除此而外,这种方式的应用,还使得我们在文档的编辑、管理等各个方面带来了极大的便利,实践证明,此种技术对于我们有效提高文档管理工作的效率起到了莫大的帮助。
  1.2  实时数据上传
  如何及时处理档案数据的变化一直是困扰我们的一个大问题。我们需要首先找到相应的文件位置,转到该位置修改文件中的文件,并将文件放在正确的位置…整个过程非常繁琐,要达到我们想要达到的目的需要很多手续,这是费时费力的。结合现有的一些互联网技术,我们可以方便地修改和查询文件中的数据,真正实现文件数据变更的实时上传。应用这些新技术,我们可以大大降低文件管理链接的复杂性,提高存储文件信息的准确性,确保存储文件数据的真实性和完整性,从而帮助我们更好使用和管理这些文件信息。
  1.3  利用互联网技术实现云数据的有效途径
  现如今由于互联网技术的广泛应用,使得我们档案管理工作者不仅可以如上面所述的那样可以随时更新档案文件数据,而且在调整文件数据方面也显得非常方便。在以往,我们这方面的工作得需要耗费大量的人力和时间来传输纸质文件数据。然而如今,随着互联网技术的不断升级,现通过服务器技术、云技术等创新技术的应用,我们档案管理工作者可以在任何与文件管理系统连接的终端上调用和存储在云上的文件数据。通过这种创新技术与方法,我们就可以更加便捷地实现档案数据在存储方面的应用,进而可以方便用户在需要调用档案数据时能够有效地并最大限店满足用户的需求,因而大大提高了我们存储的档案数据的应用效率。不单如此,同时我们也可以更加方便地详细查询文件数据调用的全过程,最终得以更好地保证了文件数据存储过程的安全性。
  2  新要求下对档案管理工作存在的问题具体分析
  2.1  较为缺乏有效管理档案数据的操作系统
  虽然信息技术在我国档案管理工作中已经具有了较多的优势,然而不可否认的是在具体实施中,我国各级档案管理工作过程中在应用这些技术方面仍存在很多问题。因而缺乏有效的操作系统来管理相应的文件数据,所且这还是其中的一个主要问题。在我国各级档案管理机构中,因其各种原因,往往会使用完全不同的独立操作系统。这种就会在不同程度上会出现一些档案管理机构之间难以共享档案资料和同步档案资料的问题,因而对我国档案管理工作产生很大的消极影响。正如前面己经所阐述的那样,我们只有具正实现档案数据云技术的同步共享,才会真正达到实现电子信息技术的具体应用,从而大大提高档案管理的效率。假如我们不能真正做到这一点,那么我们在文件管理过程中需要执行的许多操作将变得事倍功半。由此可以看出,如何有效建立统一的档案资料管理操作系统已然成为当前工作的重中之重。实事求是讲,虽然档案管理工作在目前的一些机构中取得一定的成就,但它还远远没有真正实现统一的档案信息管理操作系统,需要相关从业人员的进一步关注。   2.2  档案管理中的问题
  随着我国档案水平的提高,越来越多的企业开始建立自己的档案管理制度,这在一定程度上提高了全社会的档案管理意识,对全社会的发展具有重要意义。然而,这只是各种行业中企业的一小部分。由于一些中小企业受到各种制约因素的制约,对档案管理还没有形成完整的认识。虽然他们有一定的认识,但他们不够全面和科学,忽视了档案管理的重要性。他们简单地把档案管理分为人事档案保存或其他类型。档案管理。在档案管理过程中,由于分析不充分、管理理念不科学,许多企业的档案工作不有序,甚至会出现档案混乱的现象,不能满足新时期人们对档案价值利用的要求,也不利于檔案馆的发展。韭菜管理。
  2.3  缺乏专业人才培训流程
  在新的形势下,我国传统的档案管理发生了很大的变化。然而,在我国档案管理人才培养过程中,在整个培养过程中并没有很好地体现这一点。目前,在我国档案管理人才培养过程中,信息档案管理过程的培养还处于起步阶段,不足以满足我国日益增长的档案信息管理需求。这一现象最终导致档案管理专业人员短缺,专业素养不足。这个问题不仅不利于我国目前的档案管理工作,而且对我国未来档案管理业的进一步发展也产生了很大的影响。因此,我们必须从根本上解决这个问题。在当今的信息化浪潮中,我们最需要注意的是在档案管理领域的人才培养过程中,增加了一些有关计算机使用、档案管理系统运行等信息化档案管理工作的信息。只有做好这些工作,才能使我们的人才以最快的速度适应信息档案管理工作,使这些新技术以最佳的条件和最高的效率得到应用。
  2.4  现有档案管理体系存在隐患
  除上述两点外,我国现行的文件管理系统还存在一些安全风险。在当今利用电子信息技术管理档案的过程中,互联网技术的应用势在必行,给我国档案资料的安全带来了新的隐患。尽管如上所述,我们可以在一定程度上调查档案数据的存取记录,但本次调查的准确性毕竟是有限的。一些高级黑客仍然可以掩盖他们的访问记录来访问这些档案数据。因此,在提高文件管理系统的安全性方面,我们还有很长的路要走。在这方面,我们可以引用阿里、腾讯、百度等大型互联网企业在数据管理方面的一些人才和经验。这些互联网企业需要整年准备应对一些针对互联网上企业服务器的攻击。他们有一套完善的预防计划来处理各种情况下的外部网络攻击。可以将这些经验应用到文件数据管理过程中,以提高我们的文件数据系统的安全性,帮助我们更好地完成文件数据管理的工作。
  3  结束语
  随着我国信息技术的发展,档案信息管理发生了巨大的变化。在应用这些技术提高我国现有档案管理效率的同时,也应注意这些新技术应用中出现的一些新问题。只有在技术转型过程中对这些问题给予足够的重视和解决,才能真正做好新形势下的档案管理工作,为提高我们的档案文件管理工作的效率和质量做出贡献。
  参考文献:
  [1] 陈洲,张彤.电子政务条件下档案信息化建设的实践与思考[J].档案与建设,2007(8):55-56.
  [2] 王燕玲.浅析如何做好档案管理工作[J].大视野,2008,(7).
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