浅谈如何做好高校档案管理工作

作者:未知

  摘 要 档案管理是高校教育的重要组成部分,它是学校开展教学活动的真实记录,是重要的信息资源,档案管理在高校建设和发展中起着决定性的作用。高校档案蕴含着丰富的文化内涵,具有很强的保存价值与一定的查证作用,包含了高校工作的方方面面,可以为高校的工作和活动提供可靠的信息基础,使高校的各项工作能够顺利进行。
  关键词 档案管理 高校 素质 信息化
  中图分类号:G271 文献标识码:A
  高校档案资料是高校广大教职员工进行招生、教学、管理、学生学习等活动所形成的对学校以及社会来说具有保存价值及意义的各种文字、图表、影像等不同形式的真实的原始记录。高校是培养人才的重要基地,档案资料记录了学校教育的历史,通过分析利用这些历史资料,可以有效地提高教育管理和教学水平,为学校教学工作的改革提供重要依据,可以很好的推进学校教学工作的进行。档案管理工作是每所高等学校管理不可缺少的一个环节,更是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。本文就如何做好高校档案管理工作,提出几点个人建议。
  1要重视高校档案管理工作
  时代发展日新月异,档案管理工作承担着记录和传承的职责,高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此在广泛的社会文化背景之下,高校档案工作要努力体现多姿多彩的生命魅力和独特的文化氛围,与各种德育活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化历史面貌。作为学校领导首先要重视档案管理工作,并要倡导全校教职员工认识到学校档案管理工作的重要地位,充分发挥档案管理在校园文化建设、服务育人等方面的作用,并且把档案管理工作纳入学校发展的长远机制当中,提高全体教职工的建档意识,营造人人重视和维护学校档案工作的良好氛围。档案管理工作涉及范围广,部门多,需要得到全体人员的配合。只有全体教职员工统一思想,高度重视档案管理工作,才能够确保档案的管理质量。
  2要建立完善的档案管理工作制度
  目前,档案管理工作在高校的地位还没有达到应有的高度,想要保证高校档案管理工作的顺利进行,必须建立严格的规章管理制度。高校档案以多種形式详细记录了管理、实践、教学等活动的各个环节,具体的体现了高校的发展过程,是认知及掌握高校发展规律的基础依据,是学校的重要信息资源。
  首先档案管理要严格遵守国家档案管理部门制定的标准,开展高机制,高效率的工作,做好档案收集,整理,鉴定,统计,归类及后续档案保管工作,充分有效利用到档案装具,档案著录,库房管理等各执行标准上。其次档案管理人员都应承担起所负责任,要明确责任范围。依据《高等学校档案管理办法》的有关要求,从高校档案管理工作的实际出发,制定一系列的档案管理办法和实施细则,这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设,实现高校档案管理工作的标准化、制度化。
  3要加强档案管理人员的综合素养和业务能力
  档案管理人员的综合素养和业务能力直接影响到档案工作的质量如何,学校应当改变现有的知识结构,加强对管理人员理论知识和各项技能的培训和创新,要利用多种方法,增强档案管理人员的专业技能及综合素养。学校档案管理人员要积极参加专业的教育培训,积累经验并开拓进取,更要不断加强业务能力培养,全面提高自己本身的综合素质能力,这样才能胜任档案管理工作,使自己成为综合型的优秀的档案管理人才。一名优秀的档案管理人员不仅要做到能够刻苦钻研相关的专业理论知识,还要在实际工作中灵活运用并掌握各种管理技能和技巧,了解相关工作领域的现状以及发展新动态,勇于创新,运用档案学科不断发展的新理论和新技术来指导和改进档案管理工作,不断提高自己的工作的能力。
  档案管理人员还需要具备良好的职业素养及责任心,要有严格的保密意识。要忠于职守、爱岗敬业、服务热情,严谨务实,认真负责,并且不贪图名利、愿意为他人服务。
  4要提高档案管理信息化水平
  随着当今社会科学技术水平的突飞猛进,信息化建设也是高校档案管理的客观需求及必然走向。将繁多的档案资料和各种管理过程数字化,通过先进的信息管理系统运作和计算机网络的传输,实现档案资料高效合理的配置并有效的开发利用,提高档案资料的存储能力,扩大传播范围,达到档案信息资源的社会共享,充分发挥高校档案信息的社会经济效益。高校的档案管理工作内容繁杂、强度较大,而提高档案管理的信息化水平能够使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理,极大提高档案管理的工作质量及效率,并且还可以借用信息通讯技术把档案数据尽快传递给各级领导、各二级学院和相关部门,更快捷、更有效、更准确地为学校的教学、科研、管理、以及学生工作提供全方位的最优质的服务。
  作者简介:郭春艳(1976~),女,汉族,籍贯山东省潍坊市诸城市,讲师,从事教学秘书工作。
  
  参考文献
  [1] 陈成瑾.适应社会发展需要,做好新时期人事档案管理[J].城建档案,2015(09).
  [2] 肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2017(03).
  [3] 白晶.高校档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].工作指导,2017(11).
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