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浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考

作者:未知

  [摘要]在新形势之下,要想做好档案管理工作,首先要明确档案管理工作的重要性,从档案管理之中明确新形势之下的档案管理工作理念,优化档案管理人员的素质,加快档案管理工作的现代化建设同时更新档案管理设备,才能保证档案管理工作的基础质量,优化打馕管理工作水平。
  [关键词]新形势 档案管理 思考
  档案是各个组织在以往的各种活动中直接形成的具有完整记录作用的一种固化信息载体,也可以将其解释为“再现历史真实面貌的,由文字、图表、声像等方式构成各种原始材料。”在新时期的档案管理的过程中,做好档案工作,使其成为一种具有价值的资源,是当前档案管理工作的重点。
  一、档案管理工作的重要性
  无论是企业单位还是事业单位,大难管理工作都是一项十分重要的工作。档案作为记录重要事项的载体具有十分重要的作用。因此,档案管理工作成为保证档案能够顺利实施其主要职能的重要作用。档案管理工作决定了企业单位或事业单位中各项工作的效率。因此不论是在企业管理上还是人才招聘等等重要的工作上都具有十分重要的作用。做好档案管理工作,能够大幅提升工作的效率,同时为各种工作提供优秀的信息储备和管理,因此档案管理工作具有十分重要的作用。
  二、新时期档案管理工作重点
  (一)更新档案管理理念
  档案是十分宝贵的财富,特别是在科学技术飞速发展的现代,在新形势之下档案管理工作的质量也得到了进一步地提升。然而档案管理的过程中仍然还是有许多的问题亟待解决。因此要从最重要的部分做起,优先更新档案管理的理念。档案管理理念在新形势之下又有了新的要求。档案管理人员首先要树立正确的档案管理观念,在传统的档案管理工作之中再添加进新的想法和理念,以保证档案管理的质量。档案管理本身是一项较为复杂的工作,由于其既枯燥又繁复,因此,为了让档案管理工作能够更加顺利,要提升单位领导者和档案管理人员的理念先进性,以促进档案管理质量的提升。
  (二)加快档案现代化建设
  社会在不断进步的同时虽然部分现代化技术已经投入到了档案管理工作之中,但是受到档案管理人员的思维惯性的影响,事业单位管理人员仍然没有适应现代化的档案管理工作,或者是即使有新设备,由于传统的惯性思维导致管理人员无法将新式的档案管理工作融入现实管理之中。因此,加快档案管理现代化建设,不仅要从设备上入手,还要通过在工作中贯彻但按惯例标准化。信息化管理才能保证在新形势下提升档案管理工作的质量,在工作过程中熟练运用档案管理技术,并实现优化的档案开发和应用,使档案管理实现其应有的价值。
  (三)提升管理人员综合素质
  档案管理人员的综合素质对档案管理工作而言十分重要。随着科学技术飞速发展,新形势下的档案管理工作已经逐渐向着自动化、高科技化的方向发展。因此在人员素质的要求上更加倾向于要求员工能够熟练地掌握档案管理的专业技能。提升员工整体素质的方法有两种。第一种是在招募员工的过程中进行员工整体质量的提升;第二种就是针对老员工进行的人员能力培训工作。
  在招募员工的过程中,要优先选择相关专业的学生,其次在上岗之前对其进行系统地培训,强化其对档案管理工作的认识,以帮助其在上岗后能够顺利地展开工作。
  对老员工而言,单位还要定期对其进行培训,以改善其思考方式,提升其在新形势下利用信息设备进行档案管理工作的能力,保证其工作效率。
  档案管理工作作为记录一个单位重要事项的关键事项,其对于保密性有着十分高的要求,因此在进行档案管理过程中,要强化员工的道德素养,并提升其对所处部门的向心力和责任感,以防止泄密现象出现,进而提升档案管理的质量。
  (四)创新的档案管理思路
  档案管理工作是一项枯燥而无味,却又十分重要的工作。员工长时间进行档案管理工作,会使其逐渐失去其对档案管理工作的热情。实际上,档案管理工作的目的是为企事业单位服务,因此在进行档案管理的过程中,要创新档案管理思路,将超前的档案管理思路和模式引入到管理过程中,积极学习国外的优秀管理方法,并对其进行本地化改造,使其适用于当前的企事业单位,以真正实现档案管理工作的实际价值。
  (五)优化档案管理模式
  随着市场化进程的不断推进,传统的纸质档案管理模式已经无法跟上当前信息爆炸的时代。因此,为了防止档案管理质量快速下滑,要有针对性地记性档案管理模式的创新。首先,简化工作程序,将纸质档案管理工作与电子档案管理工作相融合,利用将纸质档案用扫描、传真或照片的方式将其转化为电子档案,以优化管理的质量,同时还应当结合企事业单位的当前情况进行适当的档案管理方式优化,时当前的档案管理模式逐渐由纸质一电子混合档案管理模式转向单一的电子档案管理模式,简化档案管理模式的难度。
  (六)实现信息化档案管理
  信息化的档案管理模式是当前档案管理工作中的重点。随着科技的不断进步和信息化时代的到来,档案管理工作最终也会成为一种高效的信息化管理工作。而为了实现这一目的,首先要强化档案管理硬件设备,将信息设备引入管理过程之中,并加大资金的投入,使管理工作能够在完全电子化的情况下顺利完成。同时由于电子设备的脆弱性,还要引入永久储存設备,将易损的重要纸质档案进行管理,比如使用电子化档案贮藏柜,增设不联网的半永久档案管理存储硬件柜,同时强化档案管理的信息网络共享工作,以提升档案管理的工作效率。
  三、结束语
  总而言之,档案管理工作不论对于任何单位都是一种十分重要的基础工作,因此在新形势之下,做好档案管理工作十分关键,档案管理者要明确自身的职责,更新档案管理的理念,优化档案管理的质量,同时促进档案管理质量提升。新时期的档案管理工作中还要结合各种新型技术,以保证档案管理工作的先进性。
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