现代企业档案工作的管理方法
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作者:王巍
在历史文化名城江苏省徐州市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大型企业，于1976年正式建设，至1987年底全部建成。共安装4台125MW和4台200MW国产燃煤发电机组，总装机容量1300MW，经过现代化技术改造后，总装机容量增至1430MW，属国家特大型企业，是江苏省和华东电网的主力电厂，被誉为镶嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名为国家电力公司一流火力发电厂。2007年12月23日划归中国神华集团国华电力公司管理。目前我公司按照国家电力“上大压小”节能减排政策，在生产运行的同时，扩建2×1000MW发电机组。两台2×1000MW发电机组已于2011年12月投产发电。
一、公司重视档案管理工作步入“四化”轨道
建厂以来，公司十分重视企业档案管理工作，积极探索企业档案管理的有效途径，使企业档案管理走上了制度化、标准化、规范化、现代化发展轨道，为推动企业发展进步，促进两个文明建设发挥了积极作用，先后被评为江苏省“档案管理标兵企业”，徐州市“七五”、“八五”期间“档案管理先进单位”，江苏省电力局“‘八五’期间档案管理先进单位”，1990年晋升江苏省档案管理先进企业，1995年获得“国家一级企业档案管理合格证书”，1997年被国家档案局批准为“企业档案工作目标管理国家一级”，2005年11月，公司综合档案科顺利通过江苏省档案局档案工作“特一级”认定，2010年12月和2015年12月，公司綜合档案室顺利通过“江苏省档案工作五星级标准”（特一级）复查验收。目前，公司综合档案室总建筑面积700平方米，库房面积280平方米，阅览室92平方米，办公用房80平方米，库藏档案23226卷，上架排列长度529.4米。近年来，企业在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。
二、现代企业文件与档案工作的管理方法
企业文件与档案工作的管理方法有多种，如行政方法、法律方法、经济方法等。不同的方法具有各自特点，在企业信息管理中解决不同的问题。
1.行政方法。行政方法是指文件与档案管理的领导或协调者，运用行政职权对文件与档案工作发号施令的方法。企业文件与档案管理的领导或协调者包括企业内外两方面。企业外部领导或协调者是指承担对企业文件与档案工作指导、监督、检查职责的专业（或行业）主管机关和档案行政管理机关—“条”与“块”两系统，企业内部领导或协调者是指企业主管文件与档案工作的领导小组或负责人。随着产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度的建立与完善，原对企业各项工作具有领导、指导职责的专业主管机关逐步改组为不具有行政管理职权的经济实体;而对企业文件与档案工作负有指导、监督、检查职责的档案行政管理机关也面临着转变业务指导的内容、方式，加强依法行使行政检查、监督权的问题。
2.法律方法。法律方法是指运用国家权力机关及其常设机构、国家行政机关或其授权机关以及企业，依法制定或批准的有关法律、法规及规章来规范企业文件与档案管理工作的方法。依据法规性文件的法律效力和适用范围的不同，可以把其划分为三个层次，即基本法律、行政法规及规章。①基本法律。它是档案法规体系的核心，是制定其他法规性文件的依据，是调整整个国家档案事业（包括企业文件与档案工作）各方面关系的根本法。②行政法规。它与前者相比，法律内容较具体，针对性较强。根据制发机关的不同，又可以分为国家级和地方级两个层次。③行政规章。它是由国家有关机关和企业单位，依照法定职权制发的文件与档案工作的规章制度。上述三个层次的法规性文件都是管理企业文件与档案必须遵循的依据。法律方法不仅是企业外部领导或协调者管理企业文件与档案的主要方法，而且是企业内部领导或协调者更有效、更规范地行使对企业文件与档案工作直接管理权的方法。该方法的突出特点是权威性、强制性、规范性。
3.经济方法。经济方法是指通过订立岗位经济责任制方案，明确企业文件与档案管理组织和个人的职责、任务，并把职责、任务完成的结果与其经济利益相挂钩的方法。经济方法的实质是体现按劳分配的原则，从物质利益上处理个人与集体、局部与整体的工作关系，以便调动各方面工作的主动性和积极性。
可见，行政方法、法律方法及经济方法各具特点，只有把三者综合运用于企业文件与档案的各项管理工作中，才能达到全面提高企业文件与档案管理质量和水平的目的。
三、 企业档案信息资源的开发利用
信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。
1.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如国华徐电#1机组C级检修于2015年4月25日开始拉开帷幕，总工期计划51天，内控49天。本次检修宗旨是对机组部分设备进行解体检查和修理，消除设备隐患，恢复和提升主要辅助设备的性能，同时进行相关技术改造，优化机组的经济性。在1号机组C修准备和C修期间，公司设备维护部、生产技术部等部门的工程技术人员和检修人员到档案室借阅了1号机组安装竣工档案、设备档案等科技档案案卷多份，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，为1号机组C修的顺利实施和竣工提供了有力保障。一年来，公司设备维护部、生产技术部等部门的工程技术人员和检修人员到档案室借阅了1、2号机组安装竣工档案、设备档案等科技档案案卷760卷，档案人员在公司完成全年发电任务过程中起了重要作用，提供了有力保障。2018年，燃料生产部针对3月1日翻车机2-4压车梁问题召开问题查找研讨专题会，部门领导和运行专业、检修专业主管参加了会议，通过会议讨论形成明确的改进措施意见，确保翻车机安全稳定的运行。首先由电气专业主管对本次翻车机问题的发生进行了详细分析，通过现场录像、报警记录、操作记录、相关操作界面和程序等，列举了当时生产时的操作情况，准确的还原了翻车机问题发生的原由和过程，并分析了设备在技术上还存在的薄弱环节，提出了进一步的改进内容。燃料生产部到档案室借阅了2016-641-001、002翻车机科技档案案卷，通过查阅档案，分析讨论，制定改进措施，以防止翻车机安全问题的再次发生。再如公司完成企业所得税税收优惠备案登记工作。公司财务产权部到档案室借阅了0300-8030-27—37土地使用证等案卷，使公司顺利完成企业所得税税收优惠备案登记工作。
江苏省特种设备安全监督检验研究院对公司百万机组供氨管道进行检测，公司设备维护部检修技术人员到档案室借阅了0402-8055-065、075，0401-8291-015，0402-8291-015，0401-8038-009，0401-929-024等科技档案案卷，档案人员供氨管道检测的顺利实施提供了有力保障。2019年7月，山东省电力行业协会对公司开展为期一周的安全生产标准化现场评审。公司领导和各部门负责人、相关专业主管参加了现场评审末次会。此次评审为“安全生产标准化一级企业”复核评审，专家组对公司五年来坚持开展安全生产标准化工作给予了高度评价，同时对公司一年来安全生产情况按照《火力发电企业安全生产标准化达标评级规范》进行了逐项查评，各位专家冒着高温酷暑深入现场、对口交流、阅览资料，通过辛勤工作取得了圆满成果。经各位专家点评，共发现问题40项，建议9条，最终评审得分为93.33分。公司生产技术部、设备维护部专业技术人员到公司档案室借阅1、2号机组基建档案、检修档案等47卷，使公司顺利通过“安全生产标准化一级企业”复核评审。
2.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月厂领导借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于我公司机组扩建提供了参考。1997年公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。
3.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。
（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司档案室）
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