会计电算化存在的问题及对策
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作者: 樊林荣
【摘要】 许多单位已经用财务软件代替了手工算账,转变了会计职能,提高了会计工作的效率和质量,但仍存在一些问题。文章指出应从人员、认识等方面加强对财务软件的认识,从而为会计工作提供更优良的保障。
【关键词】 会计电算化现状; 问题; 对策
三十年来,我国会计电算化得到了迅速的普及和发展,有众多的企业单位已经采用财务管理软件代替了手工核算,从而提高了会计工作的效率和质量,把财务人员从繁重的算账记账中解放出来。同时,会计电算化正从普通的会计核算系统向以会计软件为核心,融合财务计划、财务预测、财务决策、财务分析为一体的会计电算化管理信息系统转变,而且功能效率不断完善和提高。当然在发展中也存在一些问题,笔者根据近年的工作经验就相关问题作些探讨和研究。
一、会计电算化存在的问题
(一)对会计电算化的认知能力尚有不足
相对西方而言,中国会计电算化起步晚,管理者还没有充分认识到电算化的意义和重要性。许多单位只是认为会计电算化是会计人员不用手工算账记账了,改成计算机记账算账,没有从更深一层的角度看待完整的会计信息系统对企业财务管理系统乃至企业整个管理系统的重要性及深远影响。
(二)会计软件本身存在的一些问题
第一,会计软件功能大同小异。我国会计软件很多,但功能却没有大的差别,基本上包括报表、总账、往来核算、存货、工资、固定资产、销售、成本等等一些模块,主要职能就是核算,而且模块之间的衔接又不够流畅,尤其是总账与工资、固定资产模块衔接不好。比如前面提到的固定资产模块与账套、报表之间就存在问题,我厂在实际应用中发现,程序设置过死,更改繁琐,不适合企业实际情况,只能通过固定资产模块计提折旧,导出数据,再根据数据在账套中做折旧凭证,然后取数生成报表,造成软件资源和企业资源的双重浪费。目前的经营环境要求企业不但是事后的记账算账,还要在事前预测的基础上进行决策,在事中决策执行的过程中加强控制,在事后要进行核算与分析。但目前的会计软件大都缺乏关键性的管理功能,而会计软件本身提供的一些功能则用不上,成为摆设。第二,会计软件难以融入企业系统。从不同软件公司购买的会计软件由于缺乏兼容性而导致不能联系在一起使用。比如我单位,企业账套采用用友软件,报表采用重庆林木森软件。由于会计信息系统独立于其他系统,软件之间数据无法交换,往往是做账用一个软件,做报表用另一个软件,账套做账、报表再根据账套手工取数,工作反倒繁琐了,很难形成一体化的企业管理信息系统。第三,软件中的会计处理存在问题。由于会计软件开发人员对会计业务和财务管理业务不熟,程序设置过死,进而导致在部分模块和程序中出现会计错误,影响了会计电算化工作的进行。
(三)会计电算化的数据安全与共享方面存在一些问题
目前,我国会计电算化软件数据的安全性及保密性比较脆弱,数据有被损坏丢失的危险。如某些知名企业ERP软件的数据库可以很轻松地到工作站进行访问和修改,这就给一些恶意破坏者留下了机会,给企业资源带来危险。其次,应该看到大型企业会计信息系统没有真正做到联机业务处理,利用会计软件难以真正实现数据实时传递和资源共享。比如我单位经济业务在财务科办理,工资在劳资科管理,财务科与劳资科没有共同的财务软件,财务科本身拥有的工资模块毫无用处,劳资科重新采用另一版本的工资模块,没有形成一体化管理不说,还造成资源浪费,工作效率也没提高。再比如汾西矿业集团公司是国家大型I类企业、山西省3A企业,有十个原煤生产矿井、八座大型洗煤厂以及一些非煤生产经营单位,是个以煤炭开采加工为主、综合发展的多元化大型企业集团,到目前依然不能通过会计软件信息系统实现数据实时传递,资源共享,造成资源浪费,工作效率不高的现状。
(四)会计从业人员及会计软件开发人员方面的问题
企业会计从业人员以及会计系统开发人员整体知识水平和素质还有待提高。随着经济迅猛发展,科技知识不断推陈出新,会计从业人员和会计软件开发人员就需要不断更新会计专业知识和计算机知识,提高自身素质才能为企业提供良好的服务。现阶段不少单位包括我们这样的大型国有企业的电算化人员大多是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来的,虽然他们有丰富的会计工作经验,但他们在使用计算机处理业务时,只能局限在财务软件的使用上,一旦计算机出现故障或者遇到与平常见到的界面不同时,就无从下手;即使软件开发商在安装会计软件时都作了系统的相应培训,但对于一些从未接触过计算机的会计人员而言,在上机时仍不能灵活地运用软件满足工作需要。遇到超出工作范围的问题,只能找软件的维护人员,而维护人员又基本上是计算机专业出身,对财务知识知之甚少,双方不能很好地协调配合,所以上机时一旦出错,就会对自己的工作成果造成影响,致使系统数据丢失,严重的还会导致系统崩溃。虽然有一部分会计人员通过了会计电算化的考试,但也只是掌握一些基本功能,不能灵活运用软件处理会计数据,进行财务信息的加工和分析,以满足各方对财务信息的需求。
二、解决对策
(一)增强企业管理者电算化意识,加快会计电算化普及的步伐
管理者在管理活动中应充分意识到利用会计信息系统提供的高效、及时、准确的信息可以为企业决策提供更好的服务,对全面提高企业的竞争能力和经济效益有着积极的意义。财务业务信息系统一体化有着极大的重要性,是软件资源充分利用、工作效率大幅提高的根本,真正建立一体化的企业系统,将推动会计电算化以及企业信息化的普及推广,实现资源有效利用,高效率工作的管理模式。
(二)会计软件中存在问题的对策
首先,财政及相关部门要严格按照《会计核算软件基本功能规范》规定的标准评审,展开对软件开发过程的适时审计,应对已通过评审的财务软件进行数据安全专项测试,对安全标准达不到规定的责令整改,对通过评审的会计软件应在一些企业中试应用,以检验实际应用情况,根据企业实际情况在不违反企业会计准则的情况下应作适当调整。软件开发企业要加强会计专业知识及计算机软件知识,提高软件设计开发的能力,提高软件产品质量,使软件适应企业发展需要。单位购买会计软件要有明确的功能要求,对使用财务软件的各项有关性能要有较清楚的了解,要保证软件预留定义良好的相关接口,选择的软件在功能和处理流程方面要适应企业需要,尽可能保证会计数据真实、完整、可靠、全面,才能充分利用为企业提供服务。
(三)数据安全与共享方面问题的对策
首先要确保原始数据录入的准确性。输入电脑中的原始数据必须由人工输入,一旦原始数据在输入时发生错误,计算机将无法识别。所以应采取二次校验等手段来保证正确性。其次要确保操作人员职能的控制。企业应制定相应的组织和管理制度,在系统中对各类人员进行明确分工,并建立严密的内部控制制度,通过建立一种相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠、完整、安全。第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任制度;第二,建立健全对病毒、电脑黑客等的安全防范措施,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密、身份认证、授权等;第三,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实现多级备份;第四,加强财务电算化审计制度;第五,加强数据的保密与保护,在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外,还可以考虑硬件加密、软件加密等机器保密措施和专门的管理制度;第六,软件厂商应提高软件产品的开放性和兼容性。作为厂商来说,应该积极推动产品从封闭型软件向兼容型、开放型软件过渡,从会计核算软件向全面管理型软件、决策支持型软件过渡。软件产品设计时就强调将会计信息作为系统的核心与关键,而不是将软件作为一数据处理孤岛来开发。在功能方面,也要尽量考虑软件的开放性、兼容性和扩展性,考虑组织和客户的需求,设计按用户要求的格式进行数据交换的功能、联机事务处理功能、二次开发可与第三方产品作兼容性组合等功能,以利于数据收发和交流。
(四)加强会计电算化人才的培养力度
会计人员既要掌握一定的会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识,财务软件的使用技术、保养和维护、管理等多方面的专业知识。应积极推进会计电算化进程,大力加强人才培训的力度,提高会计人员综合业务素质。在培训的内容上要切合实际工作需要,及时更新培训内容,学了就能用得上,完善会计人员会计电算化知识结构体系。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员应按不同内容、不同要求进行培训,培养会计电算化骨干力量,建立良好的培训机制,落实培训效果,造就一大批既能够精通计算机信息技术,又专于财务管理知识,能够熟练地进行财务信息的加工和分析,满足各方对财务信息需求的复合型人才,为促进会计电算化的顺利发展打下良好的基石。一方面要增加高层次的会计电算化人才的培养,加强对会计电算化人才培养的研究,提高培养会计电算化的人才质量和受企业欢迎的程度;另一方面要普及和加强会计电算化在职人员的培训教育。会计电算化发展日新月异,整个系统的运行需要人机很好的协调,因此加强会计人员的培训教育是电算化实现和安全运行及保障的现实需要。汾西矿业集团公司这几年对会计人员的专业知识培训和电算化培训力度非常大,多次聘请专家教授对会计人员进行知识讲座和业务培训。连续几年举办会计电算化大赛,使企业会计人员业务素质全面提升,并积极参加山西省煤炭管理局、山西省财政厅组织的财会电算化竞赛活动,在各级别的大赛中取得了优异成绩。集团公司对会计电算化的大力支持,使电算化事业越来越繁荣。●
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