纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
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摘 要：纸质档案和电子档案各有优势与劣势，实行纸质档案与电子档案“双套制”管理有其必然性。管理中应当注意的事项是，档案互转前必须经过相应的整理，必要时可请专业公司进行档案整理及数字化工作；档案数字化必须注意保密安全；需要建立健全相应的制度。
关键词：纸质档案；电子档案；双套制管理
“双套制”档案是指同一内容的纸质载体档案和电子载体档案。实行电子文件与纸质文件“双套”收集归档模式，是当下档案收集归档的最佳选择。如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好“双套制”管理，是档案管理者需要解决的重要问题。
1 档案“双套制”管理并存的必然性
电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf，解决了容易被篡改的可能，电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。
2 档案“双套制”管理应当注意的事项
2.1 档案互转前必须经过相应的整理
2.1.1 文书档案。立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。
2.1.2 科技档案。整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的要求。如今的时代是共享时代，科技档案比如展园园林设计均应在网站上付费使用，首先让园林从业人员可以阅读到当前中国最优秀的园林艺术手法，其次公众也可以陶冶自家的小院落。可以借鉴上海卫视《爱的梦想家》中老房改造很多优秀设计案例，制作成园林造园节目。
2.1.3 会计档案。案卷质量应符合《会计档案管理办法》（财会字（1998）32号）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求。
2.1.4 声像档案。整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821一2002）的要求；照片和底片各一式一份。属数码拍照的，照片和数字影像各一式一份。磁性载体档案的整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）的要求。
2.1.5 实物档案。对不同载体和不同形态的实物原件（如，领导题词、获奖证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章、赠品等），按件编写说明和编制目录，同时对实物原件进行拍照存入照片档案。实物档案原件及原件照片（含底片）一式一份。
2.1.6 专业档案。其他业务档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门档案管理办法的要求。
2.2 档案整理及数字化外包注意事项
档案整理和数字化是一项长期而持久的工作。单位应对此项工作的人、财、物作出合理的统筹计划，在争取完成当年档案整理和数字化工作的同时，分期、分批用2～3年时间将历史遗留档案整理和数字化完毕，档案管理中尤其是重大项目的大事记应当紧跟会议之后在网站上公布，根据公开级别而发布新闻，工作进行中同时进行档案的分类、公开、保存，必要时可请专业公司进行此項工作。
2.2.1 签订合同。签订合同时除了明确数字化加工内容、价格、完成时间外，还要对各项技术标准作明确的规定，如原文的格式、图像分辨率、备份介质等。
2.2.2 保密协议的签订。与数字化公司签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用档案馆、室的任何档案信息，违者承担法律责任并予以严厉经济处罚。数字化公司要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案，与其签订保密协议。
2.3 档案数字化必须注意保密安全
2.3.1 事关社会公共安全的档案、包含行业年度统计数据的档案以及包含敏感资料的档案在进行数字化整理时，如进行档案外包服务，应从符合下列4项条件之一的档案专业公司中优先选择：一是国有性质或者国有股份占三分之一以上的；二是获得国家保密部门认证许可的；三是有党组织且成立保密工作领导机构的；四是通过ISO9000系列认证的。以确保档案保密安全。
2.3.2 “十不准”。即档案数字化处理系统必须是封闭性独立网络，不准与其他任何网络系统互联；数字化加工所需计算机由本单位提供，并封闭USB接口和光驱；数字化操作现场不准使用私人移动硬盘、U盘、光盘等存储介质；手机集中存放，不得带入档案数字化操作现场；档案不得带离数字化操作现场；非工作人员不准进入数字化操作现场等。档案中大事记、同时配套的照片和文档，应当在网站上以时间轴的形式公布，科技类资料更应该以付费的形式公开，对于审计类、现场维护类、会议详细内容等资料封闭保存。
笔者理解为三套制档案管理，多了一个网络共享的档案管理，其中可以公布重大项目的包含照片、视频和文字的大事记，也可以有付费的科技文档，另外也可以有交互平台，设立征集信息的调查问卷二维码，让广大人民参与讨论，集思广益。
2.3.3 安全监管档案数字化处理场地必须在消防系统、防盗报警系统、视频监控系统下调卷、归卷。调卷时要认真做好档案的逐盒逐卷清点、核对、填写移交接收清单，双方在交接单上验收签字。归卷时不仅要清点数量，还要检查案卷质量，检查是否按原孔装订还原，是否有散页、倒页、漏页等现象。
2.4 建立健全相应的制度
2.4.1 建立严格、规范的文件内容的“转移”制度。及时拷贝，甚至可以不时地变换文本格式。
2.4.2 严格界定管理人员的职责权限。一方面，建立和完善管理人员资格审查制度。要求档案文件管理人员必须具备良好的思想品质、端正的工作态度、积极的专业精神以及较强的工作能力。对审查结果不合格的管理人员应当予以调离或者重新培训；对于审查结果合格的管理人员应予以加强性培训以进一步提高业务素质，减少管理操作失误。另一方面，建立健全权限管理制度。档案文件管理人员应做好本环节工作并且做好与相邻环节的衔接工作。通过一定的技术手段监控管理人员正确行使权限，防止越权行为，从而维护电子文件的真实性。
现阶段，从档案实体属性的角度出发采用档案“双套制”管理模式，具有重要的现实意义。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社，2008.
[2]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社，2009.
[3]米士刚.加强档案信息的网络安全保护工作[J].中国档案，2006.
（作者单位：河南省郑州市世纪游乐园 来稿日期：2019-01-20）
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