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探析企业档案精细化管理措施

作者:未知

  【摘要】档案精细化管理,即细化分解档案工作的各个环节,在档案工作中融入精细化管理,并把各个环节的最佳工作方法归纳总结出来。在企业管理中企业档案工作占据着极为重要的位置,档案管理工作的质量和企业的经营效益息息相关,怎样把企业档案管理工作做好,让其更好地服务于企业,是当前探讨的一大热点问题。
  【关键词】企业档案;精细化管理;制度建设
  企业档案管理真实地记录了企业发展历程,是企业可持续发展和展开创新的重要信息资源。在企业经济效益的提高方面,企业档案管理尽管并不是直接影响因素,但在不知不觉中影响着企业的经济效益。所以,就企业的档案管理而言,必须将原有的管理思路和理念改变,做到系统化、精细化。从业务工作、服务利用等方面促进档案工作规划化、流程化发展,这样才能与时俱进,和企业发展需要相适应。
  一、运用精细化理念做好档案整理和归档工作
  管理人员首先应确保所搜集档案资料的科学性和完整性,然后结合各种类型的档案运用多样化的方式或方案对各种档案进行管理,以此确保档案类别的清晰。同时,就各种等级或类别的档案,应将档案归档的全过程完整记录好,防止损害、丢失档案,从而确保档案档案后期使用的准确性和便利性。最后,运用精细化方式展开档案的归档工作,档案管理人员应确保档案归档的条理性,并根据完善的医院档案管理模式,竭尽全力提高自身的档案管理水平,为医院医疗工作的顺利开展提供方便。
  二、加强精细化档案管理制度建设
  当前,对企业档案管理体制予以完善已慢慢成为促进企业档案管理水平和管理效率提高的关键措施。要想和当前企业发展趋势及要求相符,实现企业整体管理水平的提升,就必须确保企业档案管理工作的高效性,而把企业档案管理工作做好的关键,即对档案管理制度予以完善。运用精细化理念开展档案管理制度建设,可以实现档案管理效率的最佳化,并基于此,确保管理标准和管理内容的规范性,企业管理者要借助合理方法和措施完善档案管理制度,要竭尽所能将档案管理的有效性增强。此外,相关部门也要对档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配,并选择某一固定时间考核管理人员,这样既能在一定程度上促进管理人员专业素质和职业水平的提高,同时还能把管理人员的工作效率提高,从而为企业之后顺利开展日常工作提供方便。
  三、建立健全档案管理流程
  随着社会的不断发展以及科学技术的进步,档案工作的任务、管理方式、服务对象、工作环境等均发生了极大的改变,在档案工作中开始广泛应用现代技术。所以,建立一支高素质的档案管理队伍,是加强档案管理的重要任务。使档案工作的标准化和规范化顺利实现的主要目标就是将档案保管利用价值最大化、案卷完整化、检索利用便捷化。对文件立卷归档的实效性进行严格把握,只能对完成的现行文件材料和文件任务进行归档或立卷,没有完成的不能归档、立卷;展开合理的立卷分工,对归档的重点予以明确。不断深化改革,使档案管理工作发生了极大的改变。在新时期、新任务背景下,档案管理工作显得尤为重要。
  四、档案信息资源精细化
  借助建立企业局域网,不仅为广大用户所服务,同时也能更加科学、系统地开发利用企业档案资源。随着信息时代的不断发展,档案信息零散性和复杂性更强,因此,必须对档案信息资源展开有效整合,从企业各个部门各自为营的局面中走出来,构建完整的社会信息系统,将一体化管理贯彻落实。利用这些信息系统的建立,不仅要将资源贡献出来,同时还要让所有部门充分挖掘出有用资源,实现资源的互补,提升档案信息资源的利用率,以免发生重复和浪费现象。最终通过反馈信息资源对产生的结果进行开发利用,确保档案信息开发利用的合理性和科学性。
  五、提高企业档案管理工作者的职业技能
  要想实现信息化管理精細化,必须做到如下几点:第一,要对信息化管理的特征予以确定,也就是网络立足于节点传播、网络大数据的集成化利用、网络具有安全风险等,对这些特征的产生和发展原因进行分析,将相关的管理计划制定出来。第二,就档案管理信息化的特征对岗位责任进行划分,使各个岗位工作人员的职业技能精细化顺利实现。不管是对信息化管理的特征进行分析,还是使专岗专责专人的精细化顺利实现,都需要档案管理工作者的职业技能和需要相符,所以,将企业档案管理工作者的职业技能提高成为促进精细化管理顺利实现的重要途径,建议企业对档案管理工作者展开专职培训,也就是借助相关的测试和考核对现有档案管理工作人员在信息化档案管理中的工作能力进行分析,如硬件监督检查的能力、网络安全管理的能力、档案资料收集分类的能力等。根据当前工作人员的工作偏好展开岗位划分并做好相关职业技能培训,让他们可以在适合的岗位上充分发挥工作能力;就那些缺乏人才的岗位,如网络完全管理等,应引入专业人才。
  六、总结
  总而言之,将精细化管理理念融入档案工作之中,既是为科研生产服务的现实需要,更是档案工作可持续发展的重要途径。所以,所有档案管理人员都要将高度的使命感和责任感树立起来,增强档案管理意识,促进档案管理能力的提高,积极实施企业档案的精细化管理理念,大胆实践和探索,在企业发展的道路上将自身的价值充分发挥出来,为企业健康可持续发展奠定基础。
  【参考文献】
  [1]章玲.企业档案管理中实施精细化管理[J].科学中国人,2017(14).
  [2]刘琦.浅析新形势下档案工作的精细化管理[J].现代国企研究,2017(4).
  [3]姜晶.务实求真,推行档案精细化管理[J].现代企业文化,2017(17):108.
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