优化学院琴房管理的分析研究
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【摘 要】近年来学院学前教育专业的扩招导致学院钢琴房使用紧张，长期出现高峰时段排长队练琴，低谷时段无人练琴的状况，针对琴房管理运行中现存问题的分析研究，指出整改的方向和后期改造目标，为推进实现琴房管理信息化，提高钢琴使用率，提升工作效率等方面具有一定的意义。
【Abstract】In recent years， the enrollment expansion of pre-school education in colleges has led to the tension in the use of piano rooms in colleges， and there always occurs that a long queue for piano practice in the peak period and no one for piano practice in the low period. In view of the problems existing in the management and operation of the piano room， the paper points out the direction of rectification and the goal of later transformation， which has a certain significance for promoting the realization of the information management of the piano room， improving the piano utilization rate， improving the work efficiency and so on.
【关键词】琴房;管理;需求分析
【Keywords】 piano room; management; demand analysis
【中图分类号】G47 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2019）02-0131-02
1 引言
近年来，学生队伍不断壮大，对于专业的琴房练习要求更高，学院现有90间开放式琴房，采用计算机管理系统和人工管理结合的方法[1]，但仍旧出现用琴紧张、分配不均的现象，现阶段的琴房管理状态存在诸多缺陷，已无法满足学生专业技能学习需求。因此，需从管理结构、管理系统入手，分析其现阶段管理运行中存在的问题，在保证基础琴房不变，学生人数不断增多的现状下，科学高效地利用、分配琴房，保障教学服务顺利进展，推进专业技能教学进程，提升学院教学管理水平。
2 琴房管理结构分析
学院现阶段琴房的管理运行，主要由一名管理人员和琴房管理系统组成，要面向全院所有钢琴专业学生，且琴房一周7天、每天13小时的开放制度，已造成钢琴磨损率高，维修困难不及时，环境卫生差，高峰时段等待时间久的状况，要改变现存在的问题，首先要从管理结构入手，调整管理机制，规范管理制度。
2.1 规范《琴房使用守则》
琴房开放时间久，人流量比较大，因此更需要学生们以身作则，严格遵守用琴规则排队刷卡练琴。管理人员应负责告知学生应尽的义务与守则，严格要求学生使用练琴卡分配琴房，保证练琴期间的设备、财产与个人人身安全，确保琴房只用于学习，严禁玩耍、吃饭、吸烟、睡觉[2]，注意防火、防水、防盗等。管理人员应定期监督，对于违规者实施处罚，相应的设备损坏、丢失需要赔偿，不雅的行为举止须作出相应禁琴措施。
2.2 规范《管理人员岗位职责》
琴房日常全天开放式，管理人员在整个工作运转中起至关重要位置。现阶段管理人员由一名老师和勤工助学学生组成，要肩负起琴房的设备财产安全，监管学生练琴秩序和人身安全，维护检修报修设施设备，维持环境卫生，工作量大、时间强度长，因此，管理人员要有强烈的责任感，必须严格规范服务教学态度和安全意识。
2.3 规范《管理工作流程》
管理人员除了按时开放琴房外，还要做好其他的日常教学工作，因此，必须规范管理工作流程，防止出现错误，减少重复劳作。管理人员应固定存放保管设施设备，防止轮班人员出现找寻不到设备，无法继续工作情况;每天检查硬件设备备份数据，防止出现管理系统运行问题;提前安排勤工助学学生排班期间的工作，固定时间点打扫卫生，防止出现未开放琴房、环境卫生差等情况;规定练琴学生固定时间段进行注册、充琴点和补办卡，防止学生重复跑、无法用琴时等状况;定期检查钢琴，防止出现大面积琴键损坏、打弦机损毁、脚踏松掉及外壳变形等问题;每天检查电源、灯及风扇，防止發生安全问题。规范细化完善工作流程，使琴房管理工作高效有秩序的运转。
3 琴房管理系统分析
3.1 琴房管理系统现状分析
学院当前使用的琴房管理信息系统，具有IC卡计时管理和信息数据设置两大模块，相对于现阶段大流量运行，系统信息数据不断增加，整体系统已无法承担正常运转，出现学生数据溢出、房间数据冲突、IC卡计时错误等问题，已无法维持琴房管理正常运转，加大了管理人员的工作，降低了工作效率，影响学生练琴学习。
第一，IC卡计时管理系统：当前的管理系统只有登录房间和查看个人身份信息两种功能，学生无法查询个人练琴明细，无法查询个人充琴时和剩余琴时，无法更改完善个人资料等功能。第二，信息数据设置：具有房间数据、学生数据、用户管理、统计查询功能，当前系统功能比较少，综合管理差，系统稳定性能低，无法扩容，故障频发，网络化程度低，局限于地域。 因此，需要开发新的计算机智能管理系统，借助互联网的优势，改善当前工作状况，合理分配教学资源，满足学生的专业需求，从而促进学院培育更多优秀学子。
3.2 琴房管理系统需求分析
针对现管理系统运行中出现的问题，需要基于互联网条件，实现其以下功能：①角色分析：根据琴房使用需求分为管理员和学生用户两种角色。管理员具有所有权限，负责管理系统日常的运行和维护;学生用户具有预约琴房，查询和反馈琴房信息，查询和修改个人信息的权限。②业务需求分析：学生用户可以利用系统完成琴房预定，查询修改个人资料，查询练琴明细，反馈琴房问题;管理员可以利用系统完成琴房信息维护、学生用户资料维护以及发放琴房琴卡、完成对琴卡单独或者批量的信息注册，补充琴卡点数，完成学生用户练琴信息查询、汇总及导出等，完成对预约琴房的查詢和修改，完成学生反馈的琴房信息问题等。③功能需求分析：具有用户管理、琴房管理、查询统计、琴点管理、琴卡设置、预约管理、数据管理等七大模。
第一，用户管理模块包括个人账户注册、集体账户注册、账户信息管理、班级基本设置及管理员设置等功能子模块[3]。个人账户注册包括了学生的基本个人信息和琴卡编号;集体账户注册可以同时录入较多用户信息;账户信息管理可以进行信息编辑、禁用、取消禁用及查询功能;班级基本设置包括班级名称、级别、毕业时间及每日练琴时限;管理员设置可以增加多个管理人员信息和权限。第二，琴房管理包括琴房设置、琴房信息反馈等功能子模块。琴房设置可以添加删减琴房，查询及设置当前琴房可使用状态;琴房信息反馈可以发布查询琴房设备信息，学生用户可以对当前使用的琴房设备损坏进行登记，管理员用户可以查询琴房设备状况便于检修维护。第三，查询统计模块，包括琴点使用情况、个人情况统计、琴房使用状态及收费情况统计等子模块。琴点使用情况统计包括琴点及练琴情况统计、免费琴点设置明细和统计个人练琴情况，可以清晰的查询出班级免费琴点的次数和总和，班级人均练琴时间和琴点使用率，查询个人练琴日期、时长及所用琴房琴时，琴点使用情况统计可查询导出班级某个时间段的练琴状况;个人情况统计可查询个人缴费情况及统计个人练琴情况;琴房使用状态可查询琴房当前状态、近十日琴房练琴人数示意图、每日练琴平均人数时段统计;收费情况统计可查询个人所买额外琴点日期总额，统计某时间段收款次数和金额。第四，琴点管理模块包括集体琴点设置处理及个人琴点处理等子模块。集体琴点是以班为单位集体冲琴时;个人琴点是学生个人充琴时。第五，琴卡设置模块包括琴卡注册、管理卡设置及过期琴卡处理等子模块。琴卡注册即初始化琴卡可以将基本信息输入到卡里面;管理卡设置即是对管理员的卡进行设置;删除过期琴卡是将已经过期的琴卡里的用户信息资料删除，使其成为一张空卡可重复使用。第六，预约管理模块分为终端预约、无卡预约模块，通过显示有效时间段的有效琴房状态完成琴房预约。终端预约即持卡登录系统，查询有效时段琴房，预定有效可用琴房;无卡预约琴房，学生用户可以通过登录账号查询有效琴房，预定有效时间段的琴房，琴房预定信息写入该用户学生信息，管理员用户可以查询预约琴房当前状况，可以对预约琴房和时间段状态进行调整，可对预约未来用户进行下琴操作。第七，数据管理模块即数据的备份和还原。数据管理模块应该提供定时的自动备份和管理人员的手动备份功能。
4 结语
综上所述，改善琴房管理结构和系统功能，能够解决当前管理运行中存在的问题，实现琴房自动化开放式的管理。优化后的智能管理，能够极大地方便学生，解放用琴资源限制，可随时自由选择时间，发挥钢琴的最大使用效率，及时反馈设备环境信息，利于管理员及时维护维修，解放管理人员时间成本，提高工作效率，提供稳定有序、安全高效的运行环境。
【参考文献】
【1】杨桂梅.高师琴房管理中的关系协调[J].达县师范高等专科学校学报，2006（03）：122-123.
【2】庞梅.高师音乐教育专业琴房管理探讨[J].玉林师范学院学报，2003（02）：127-129.
【3】黄尚宝.琴房智能化管理系统的设计与应用[J].黄河之声，2015（13）：124-125.
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