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浅析文博单位图书资料室的信息化建设

作者:未知

  摘 要:文博单位的图书资料室都是专业性的图书资料,里面收藏的书目类别极其庞大。在21世纪信息网络化的今天,信息的传播变得高效、快速、广泛,人们获取知识的渠道也变得简单方便许多。所以,为了跟上时代的步伐,使文博单位的图书资料室能更有效的发挥自身的价值,就必须要创新管理模式,加入信息化建设的队伍,满足使用需求。
  关键词:文博单位 图书资料室 信息化
  中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2019)08-00-01
  前言
  文博单位的图书资料室比起普通的图书馆资料有很大的区别,其重要特征是专业化性很强;是为文博单位的内部员工提供资料参考和阅览使用的,所收藏的书目类别是给内部人员的文物鉴别、科学研究、拓展业务等方面提供有效的资料,相当于是后勤服务管理的作用。为了对文博单位的图书资料室加强管理,最好的方法是有效的进行信息化建设,使用计算机软件来对数据信息加强管理和查阅,可以完善图书资料室的管理方式,通过这两者的联合运作,可以规范信息化建设的合理发展[1]。
  一、文博单位图书资料室的信息化建设发展的必然性
  在科学技术和知识经济的影响下,为了有效发挥文博单位图书资料室的自身价值,就需要完成资料电子化和管理信息化的两大建设工作。在以前,文博单位的图书资料都是纸质类的,需要耗费大量的人员去进行管理和维护,容易遗失和损坏。现在,积压的图书资料信息越来越多,而且随着电子资料的广泛出现和运用,比如电子图片、视频、音频等便携式的电子媒介的不断增多,他们的传播迅速、便于保存、不占空间的优势就引起了图书资料室的重点关注,使用电子化资料可以优化图书资料室的管理模式。不仅可以方便使用者的调取和参考,也可以改变落后的管理模式。
  目前,传统的图书、报纸、杂志等图书资料已经淡出读者的视线,他们使用更多的是诸如云盘、硬盘和U盘的存储方式。随着科技和互联网的迅猛发展,信息化技术已被广泛使用,给人们的生活和工作提供了很多的便利。因此,通过对文博单位的图书资料进行电子化收集和存储、对管理模式进行信息化建设,可以有效的提高参考资料查阅和使用频率和,也可以提高图书管理人员的工作效率,有利于文博单位的可持续发展和图书资料室的长远发展。当然,工作人员的管理水平和信息素质建设也必须提高。
  二、信息化建设的有效方式
  1.信息化建设图书资料室管理体系
  随着计算机软件技术的广泛运用到各个行业,为了满足图书资料室的自身发展需要,可以建立高效的、多功能的和一体自动化的管理标准和模式。有效的系统化图书馆资料内容的录入、编目、检索、查阅的整个流程,脱离手工查询和登记借阅的落后手段,转成电脑软件的搜索和查阅,提高了资料的使用频率和缩短了借阅登记的时间。文博单位图书资料室的管理人员需要适应新型的管理模式,通过使用计算机系统来对图书资料的收录和整理,可以优化关键词、作者、出版社、出版时间、文章类别等相关检索信息,可以提高图书资料室的数据信息的检索效率。来图书资料室调取和借阅参考资料的内部使用者可以根据自己的需求告知图书资料室的管理人员,方便工作人员的管理,也能实现服务模式的多元化和人性化。为使用者带来便利的同时也提高了管理员的工作效率。
  文博单位的图书资料室的参考资料是专业化、单一化的进行收藏的,基本上都是历史、文化、哲学类的书目。管理员可以调查使用者的实际需求进行相应的调整,建立科学性的资料管理体系,从而提升自身的管理素质和工作水平[2]。
  2.加强图书资料内容电子化建设
  图书资料室的资料存储方式是多元化的,从以前的纸质形式、到现在的光盘文字收录再到数据库信息化化管理的转变,是依靠有效的计算机信息管理方式,使用简单快速的检索方法,运用科学性的信息进行查询、提升图书资料的科研和传播效果。文博图书馆的信息优势很明显,经过有效的管理和整理,思考文博单位的实际需求,不同时期的不同要求,管理人员需要自动去收集各个文博单位的资料和信息化程度,建立有效的信息数据库,对各类信息进行分类整理、归纳类别,完成图书资料室的任务。
  图书资料的电子化建设可以参考的2个因素,清楚纸质书籍资料更换成信息数据库的管理范畴,进行全面的规划和调整。在图书资料日益增多的情况下,运用电子扫描设备和电子拍摄设备对图书资料进行归类整理,然后通过分批次和分期数来逐步对图书资料进行电子信息化调整。同时,因为图书资料收藏书目数量庞大,因此,在进行电子信息化归类整理的过程中要根据图书资料的实际使用需求,避免资料数字化的时候出现重复的现象。考虑到各个文博单位图书资料室的电子化的进度情况,在进行数据信息化的时候可以在线调整各类书目的数据化的合理性。因此,在图书资料电子化的时候,也要根据实际使用需求来建立电子期刊的合理的标准线,也能控制成本,提高效率。电子数据库主要分为包库管理模式和镜像管理模式,通过这两种模式的有效运营可以提高检索水平节约人力和财力成本,也能建立永久性数据库[3]。
  3.图书资料工作员的信息化建設
  文博单位图书资料室的管理人员也要进行专业性的培训,一方面要学习相关的业务知识,另一方面要学习计算机技术,这样才能提高自身信息化素质能力和技术知识专业度,这样才能有效提升业务管理能力。在提升自身的同时,也要去帮助部门其他工作人员的信息化建设,提升他们的业务能力和素质。唯有精通计算机软件运作模式和了解文博单位的业务知识的特征,才能匹配图书资料室的信息化建设需要,也能为使用者提供更好的服务和帮助使用者快速找到需要的电子图书资料,从而提升工作效率。
  结语
  文博单位作为传承中华历史文化和传播历史图书资料信息的一个重要渠道,所研究的文物年代有多久远,价值就有多高。因此,需要改变传统的管理模式,运用电子信息化的技术和设备来提高图书资料室的管理能力和工作效率,服务好科研人员和使用者,才能更好的展现文博单位图书资料室所具备的价值。
  参考文献
  [1]崔春玲.加强文化单位图书资料室管理工作的思考[J].艺术科技,2018,31(02):146.
  [2]陈以琴.浅析文博单位图书资料室的信息化建设[J].福建文博,2011(02):102-105.
  [3]邱粟珍.资料室的使用与信息化管理探讨[J].科技信息,2010(31):597.
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