基层单位档案安全保密工作的现状及对策

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　　摘 要：基层档案是各单位在生产和经营中形成的一种有价值的历史记录，是重要的隐形资产。原有的历史档案全部使用纸质及书写文字进行记录，随着信息网络技术和信息化的普遍应用，档案管理也发生了翻天覆地的变化。纸质档案逐渐由数字化档案所代替，档案管理中心也发生根本性质转移，其安全管理及保密工作也正在发生着质的改变。
　　关键词：基层单位 档案安全 保密工作 现状及对策
　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）05-00-01
　　档案对于提高整体工作效率和工作质量具有不可忽视的作用。其专业性强，内容庞大，是各基层单位又必不可少的一项综合性管理工程。档案管理工作要按照法律法规、内部处理章程等制度执行。要高度重视所有档案管理工作，做好统筹安排，设置专人专岗，设置责任制度，做到管理和监督同步，管理安全与保密工作齐抓并进，以期实现档案管理工作的重要角色。
　　一、档案工作的重要性和特殊性
　　各单位档案的管理涉及到本身生产运营的方方面面，从经济角度出发来看具有极大的经济价值，从政治角度分析可以起到维稳社会的重要作用。做好档案安全和保密工作可以有效的防止个人信息、企业信息、商业信息等各层次的信息泄露，维护正常生产作业环境。如涉及到事业单位和政府机构，档案管理工作可以防止政治泄密事件的发生，有利于政府机构和事业单位正常有序的开展工作，稳定社会关系等意义。
　　档案管理工作的特点比较特殊，其主要表现在保密工作上。一是档案安全和保密工作是单项负责机制，是因所收藏内容不宜公开，需保密操作管理。二是档案安全和保密工作对内不对外，主要是指档案所含部分内容可以在内部进行公开，对外部则需要保密。可根据自身经营性质、管理范围、条款规定进行规范保存和整理。
　　二、基层单位档案管理存在的问题
　　1.档案管理工作存在重视不够等问题
　　在许多单位中存在一种现象，就是从事档案管理工作的人员没有经过相关的专业培训和不具备档案管理专业水平，部分领导从根本上不重视档案管理工作。只是简单的认为其管理就是 将资料归类整理，然后入库收存。其中的工作细节和工作着重点没有完全参悟透彻，工作只停留在表面。这种现象普遍存在，而且根深蒂固，从一定程度上反映了所从事管理工作人员和相关领导对工作的不重视，反映了对基层档案管理工作的不了解。
　　2.档案管理环境不符合规范要
　　基层档案室的建设要求是有一定的规范标准的，至少在档案室中应配备专门用房、档案用柜、温湿度测试仪、控制仪、计算机联网、专用消防设施等设备，同时要具备防火、防潮、防水淹等相关防控措施。而往往有一些基层单位为了降低成本，没有配备专用的档案用房，没有考虑相应的技术规范要求和参照建设标准，甚至更多的档案用房没有按照科学布局、安全保密、规格标准来建设。严重影响了档案管理工作的开展，制约了工作的发展，影响了工作的安全性和保密性的监管。
　　3.信息化档案管理工作滞后
　　许多基层单位在现如今科技飞速发展的环境下依然采用传统的档案管理操作手段，依然使用纸质的媒体对档案进行保存、留档、备案。使档案工作仍停留在繁杂的整理之中。应将计算机技术完全融合在其中，使用专业技术人员进行高质、高量的完成工作。应从上到下各层面重视，主动探索运用现代化、信息化技术科学的进行档案管理工作，使档案的管理水平和价值得到最大的发展。
　　三、做好檔案安全和保密工作的措施
　　1.档案的审查工作要作为重点来抓
　　为了更好的做好档案安全和保密工作，要将档案进行性质的区分，并将档案审查工作作为重点。从目前情况来看，档案主要分为普通档案和保密档案两种类别，而且保密档案也存在保密级别，又可划分为秘密档案和绝密档案。因其根本属性的不同，在管理中，接收时，要对档案进行审查，确定档案保密级别。通过审查和对保密级别的确认，管理中就会采取不同的措施，就会从根本上保证在档案管理中安全性和保密性的提升。
　　2.设置专管人员，加强法律约束和制度管理
　　在基层档案管理中要设置专门的从业人员进行监管，要对各项管理制度进行完善，制定出对应的制度条款，明确分工，责任到人。这样的措施实施后，档案管理工作的责任范围更加明确，在法律责任的确定方面也更加清晰明了。除此之外，还需要进行监管机制的完善和配合，使监管人员可以更好的发挥职能效应，完善监管基本作用，从而对一系列的档案管理进行有效的监管，实现管理工作的质量提升。
　　3.加强信息化建设，实现规范化管理
　　基层档案管理应将信息化网络技术融入其中，因其科学的利用可加强档案管理的深入开展，是提升整体档案管理工作的重要举措，更是信息时代档案管理发展的趋势所为。各单位应积极运用网络终端、云计算、办公自动化 APP、等先进科技手段，不断提升档案管理的专业化、标准化、自动化、和智能化的水平。使整体工作效率得以提升，减少档案管理工作的压力，为基层单位的档案管理工作提供方便助力。
　　4.档案管理的环境要求和设施配置要规范达标
　　因档案的特性原因，要求管理环境和设施配置整体达标。严格按照标准档案室建设，配置档案管理设施。从用房的规划、建设、到所有设施的投入使用，都要严格执行所有建设标准。使用中要加强水、火、盗等问题的防御措施，力求安全、实用、便捷，整体的档案管理规范化工作会更好的提高档案的利用价值。
　　5.加强工作人员的业务培训，强化安全保密知识教育
　　不断的进行业务培训可以提高工作人员整体素质，了解新形势，掌握现代科技知识。构建以网络安全为基础的安全保密平台，使档案管理人员向复合型人才转化。用法必须先守法，强化档案管理工作人员的安全保密知识教育。通过法制培训，使基层单位的领导和员工更深刻的认识到档案工作的重要性。对各项保密义务心中有数，不违法，不犯法，维护好各项安全保密工作。
　　结语
　　档案是国家和社会的重要宝贵资源，历史发展的今天，档案安全和保密工作显得尤为重要。我们应在思想上重视档案安全保密管理工作，支持档案基础设施建设，完善其法律法规和规章制度的制定。加强档案安全保密工作的领导，强化安全保密知识的教育和业务培训，更要深层次的对档案安全技术进行研究和利用，打造出完美的 档案管理体系。
　　参考文献
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　　[3]贾媛媛.浅谈如何做好档案安全与保密工作[J].办公室业务，2019（01）：81.
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